Koncept „slepé kopie“ se učíme nedělat hlouposti. E-mailová korespondence jako důkaz Bezohledná komunikace mi pošlete kopii

Každý den posíláme desítky e-mailů. Někdy se jedná o velmi krátké zprávy, například: "Zajdeme na oběd?" Někdy - pomocí kterých prezentujete svou firmu nebo web. Když je hodně dopisů a málo času, začneme spěchat a dělat chyby. Obvykle triviální, jako překlep, ale někdy se stanou věci, které mohou vážně poškodit vaši pověst a zkazit váš vztah s klientem nebo zaměstnancem.

Tomu se lze vyhnout, jen je potřeba se sbírat a vědět o některých úskalích. Zde jsou nejčastější chyby při odesílání e-mailů. Přečtěte si pozorně a pamatujte, že nejprve musíte udělat krátkou pauzu, zkontrolovat, zda je vše v pořádku, a teprve poté klikněte na tlačítko „Odeslat“.

Zadáváte špatnou adresu

Nejčastější a nejnepříjemnější chyba. Představte si, že chcete příteli poslat spíše osobní fotografie, ale automaticky zadáte adresu svého šéfa nebo zákazníka. A teprve poté, co dopis odejde, si s hrůzou uvědomíte, co se právě stalo. Pokud je to útěchou, každý z nás se alespoň jednou v životě ocitl v této situaci: právníci posílali důvěrné dokumenty protější straně, designéři poslali návrhy webových stránek nesprávnému klientovi atd. Když se nám to ale stane, zdá se, že se nám ztrácí půda pod nohama.

Naštěstí mnoho e-mailových služeb, například Gmail, funkci má. Zapněte jej a zadejte velký časový interval – je to tišší, víte.

Zapomněl jsi na přílohu

Napsal jste, že k dopisu byl připojen určitý soubor, ale zapomněl jste jej připojit. Další častá chyba, která často vede k nedorozuměním a omluvám. Na jednu stranu je to v pořádku, nikdo není dokonalý, ale je lepší si vše nejdříve zkontrolovat a až potom dopis odeslat. A abyste se vyhnuli dotazům příjemce, doporučujeme uvádět všechny přiložené soubory přímo v těle dopisu. Například takto:

Ahoj, Maxime! Posílám vám několik souborů, jsou v příloze:

Dohoda o službách

GIF s kočkou

Nemyslíš na design

Zdraví vás, jak si vzpomínáte, svým oblečením. Pokud chcete zabránit tomu, aby vás váš e-mail nutil k okamžitému smazání, zapracujte na jeho podobě. Prý je potřeba tomu věnovat tolik času jako obsahu. Dnes je to naštěstí snadné. K tomu doporučujeme použít aplikaci Wix ShoutOut, vybrat vhodnou šablonu a přidat do ní svůj text. Nejsou vyžadovány žádné speciální znalosti, jen se ujistěte, že vše vypadá úhledně a krásně. Mimochodem, dobrý newsletter má svá tajemství a pravidla, proto doporučujeme přečíst si našeho email marketingového ředitele. Neděkuj mi.

Předmět dopisu neuvádíte

Předmět dopisu plní přibližně stejnou roli jako nadpis textu. Zobrazí se vedle vašeho jména, příjemce to vidí a rozumí tomu, co jste mu poslali: faktura, výsledky schůzky, pracovní nabídka, vzhled webu atd. Pamatujte, že téma musí být jasně formulováno tak, aby v případě potřeby člověk váš dopis rychle našel, a přesvědčivé, aby ho zaujalo, mluvíme-li řekněme o newsletteru. Nedávno jsme psali o tom, že pokud jste zapomněli, stojí za to si to znovu přečíst.

Neukládáte koncepty

Pokud rádi píšete písmena v textových editorech, pak často šetřete, jinak skončíte u psaní dopisu celý den a pak vám najednou zamrzne počítač a vše je pryč. Nebo napište přímo do poštovní služby - pak se všechny vaše náčrty automaticky uloží do složky „Drafts“.

Jste hrubý

Zdvořilost v korespondenci není o nic méně důležitá než v životě. Zde jsou základní pravidla, která musí dodržovat každý:

Vždy poděkujte odesílateli za dopis, zvláště pokud vidíte, že odvedl dobrou práci. Pamatujete si, když jsme se všichni jako děti učili „kouzelná“ slova? Nezapomínejme na ně, i když jsme dospělí.

Zůstaňte v klidu, i když je záležitost mimořádně naléhavá a důležitá. Nervozita a výčitky rozhodně k ničemu dobrému nepovedou.

Začněte a ukončete svůj dopis běžnými frázemi. Stupeň formálnosti bude záviset na tom, s kým si dopisujete. Pokud je to váš šéf nebo jen oficiální osoba, nepoužívejte „Ahoj“, „Sbohem“ nebo „Polibky“. A naopak, pokud píšete kolegovi nebo příteli, obejdete se bez tradičního „S pozdravem“.

Neprovádíte korekturu textu

Překlepy mohou zkazit celý dojem, proto si napsaný dopis pečlivě přečtěte, nejlépe několikrát. Pokud máte pochybnosti o pravopisu nebo syntaxi, přejděte na Gramotu.ru. Je lepší měřit sedmkrát, tedy zkontrolovat, než se pak omlouvat za překlepy a dokazovat, že jste skutečně gramotní.

A mimochodem: pokud se bojíte, že omylem pošlete nedokončený dopis, napište nejprve celý text a teprve potom zadejte adresu příjemce.

Na kopii dopisu neuvádíte správné osoby

Pojďme zjistit, kdo by mohl váš dopis skutečně dostat. Pole Komu je primární příjemce. Pole "Ss" - osoba, která obdrží kopii. Nesouvisí přímo s diskutovaným problémem, ale chce nebo potřebuje být vědomý. Pole "Skrytá kopie" jsou skrytí příjemci. Přidáte je, ale primární příjemce je nevidí. A tady je třeba být opatrný: můžete si splést kopii a skrytou kopii a příjemce si pak bude myslet, že je špehován.

Mějte na paměti, že je důležité, aby si někteří lidé byli vědomi toho, co se děje. Nechcete poslouchat výčitky ohledně „Jak jsi mě nemohl přidat do kopie?! Pracoval jsem na tomto projektu dva měsíce!“ Máte-li pochybnosti, přidejte všechny, kteří mají s otázkou něco společného. Možná ne každý bude rád, že je rozptylován, ale žádné stížnosti na vás nebudou.

Nepřihlásíte se k odběru

Napsal jste „S pozdravem Mášo“ a myslíte si, že je vše v pořádku, ale příjemce dopisu sedí a přemýšlí, co je to za Mášu. Z tiskárny? Nebo snad ilustrátor? Abyste ho nenechali hádat, nastavte podpis a bude automaticky přidán na konec každé vaší zprávy. Nezapomeňte uvést své jméno a příjmení, název společnosti, pozici a kontaktní údaje, jako je Skype nebo telefonní číslo. Můžete přidat adresu – i když je to reklama, je nenápadná.

Vybíráš si špatný čas

Psát dopisy v noci není dobrý nápad. Důvod první: pravděpodobně jste přes den strašně unavení, nepřemýšlíte moc dobře a hrozí vám, že uděláte všechny výše uvedené chyby. Důvod druhý: lavina ranní pošty zasype váš půlnoční dopis a adresát ho v nejbližší době rozhodně neuvidí. A za třetí: zjevně nemáte nic lepšího na práci, když ve tři ráno píšete obchodní dopisy.

Naše rada: pokud se nic důležitého nebo naléhavého nestalo, posílejte zprávy od pondělí do pátku a v pracovní době, jako všichni normální lidé.

Potřebovat pro vaše podnikání? Vytvořte si to sami na Wix – je to snadné a zdarma!

K psaní formálních e-mailů se nejčastěji používají následující výrazy:

1. Pokud chceme připojit soubor, označíme:

Prosímnaléztpřipojený– Přijměte prosím jako přílohu

Prosím nalézt připojený můj životopis. – Přijměte prosím jako přílohu můj životopis.

Prosím nalézt připojený fotky z a konference. – Přijměte prosím jako přílohu fotografie z konference.

2. Pokud chceme přeposlat (přesměrovat) dopis, použijeme výraz:

Přeposlal jsem ________ tobě. – Přeposlal jsem vám ________.

přeposílám ________ tobě. - Posílám vám _______.

Přeposlal jsemBillův životopis pro vás. –já přesměrováno Tobě souhrn Účtovat.

přeposílámJohnův e-mail pro vás. –přeposílám ToběJohnův email.

3. Pokud chceme někoho označit v kopii dopisu, použijeme výraz:

– V kopii tohoto e-mailu jsem uvedl (jméno).

já` ve cc` d Umar na tento e-mailem. – Označil jsem Umara v kopii tohoto e-mailu.

* Zkopírovali jsme Umara nadržetmuvasmyčka. – Zaznamenali jsme Umara v kopii dopisu, abychom ho informovali.

Prosím, mějte ve střehu. –Prosím, držet mě PROTI chod.

4. Následující výraz pomůže ukončit dopis:

Pokud máte nějaké dotazy, neváhejte mě kontaktovat. – Máte-li jakékoli dotazy, kontaktujte mě.

Pokud máte nějaké dotazy, neváhejte mě kontaktovat.

S pozdravem,

John –

Máte-li jakékoli dotazy, kontaktujte mě.

S pozdravem,

John

5. K dokončení dopisu používáme následující výrazy:

Těšit se + sloveso + Ing- těšit se)

Pro ukončení e-mailu používáme následující výrazy:

Druhpozdravy (pozdravy) – Všechno nejlepší, s pozdravem

TeplýPřání — Všechno nejlepší

VášOpravdu– S pozdravem, s úctou.

Anglický vtip

Snídaně v levné restauraci se pokusil o rozhovor s mužem vedle něj u pultu.

"Příšerné deštivé kouzlo jako povodeň."

"Povodeň?" Tón byl zdvořilý, ale tázavý.

"Potopa - Noe, archa, hora Ararat."

Druhý ukousl půl krajíce chleba, zavrtěl hlavou a hustě zamumlal:

"Nečetl jsem dnešní noviny."

Telekomunikační operátoři mohou zablokovat služby předplatitelům, kteří nepotvrdí své osobní údaje. Dříve neexistovaly žádné předpisy, podle kterých si účastníci a operátoři vyměňovali žádosti a dokumenty. Nyní jsou pravidla, která vše vysvětlují – začnou fungovat 4. listopadu 2017.

A ačkoliv je dnes z papírů jasné, jak identitu potvrdit, v praxi je to buď obtížné, nebo zatím nemožné.

Proč mohou operátoři blokovat předplatitele?

Toto právo mají podle zákona o komunikacích. Toto pravidlo fungovalo dříve: operátoři mohli blokovat účastníky, jejichž údaje ve smlouvě neodpovídaly skutečným údajům. Neexistovala pouze pravidla, podle kterých by si operátoři měli tato potvrzení vyžádat a předplatitelé je měli zasílat.

Oficiálně má předplatitel 15 dní na potvrzení svých údajů po žádosti.

O jakých žádostech mluvíme? Koho zajímají osobní údaje předplatitelů?

Zákon zatím řeší požadavky operačních a donucovacích orgánů. Za nějakým účelem podávají operátorům požadavky. Nechte předplatitele potvrdit, že je to stejný Ivan Ivanovič Ivanov, pro kterého je vydána SIM karta.

Nikdo dopředu neví, komu bude taková žádost zaslána a z jakého důvodu. To neznamená, že předplatitel je zločinec nebo terorista. Provozovatel je povinen na takovou žádost odpovědět, vyžádat si od účastníka údaje a předat mu odpověď.

Od 1. června 2018 bude moci Roskomnadzor zasílat takové požadavky také telekomunikačním operátorům. Pokud chce oddělení identifikovat skutečného vlastníka webu nebo autora příspěvku na sociální síti, učiní to prostřednictvím mobilního operátora.

Proč dohoda nestačí?

I když smlouva obsahuje účastnické údaje, skutečným vlastníkem SIM karty může být někdo jiný. Operátor bude chtít vědět, kdo z tohoto čísla skutečně volá nebo posílá zprávy.

A pokud smlouva nebyla uzavřena, ale SIM karta je aktivní, budete muset informovat, kdo ji používá. To je možné, pokud používáte anonymní SIM kartu, kterou jste si koupili v metru nebo v obchodním centru.

Platí to pouze pro mobilní komunikaci?

Ne, pevná linka taky. Domácí telefon lze také vypnout. Další kontrola se týká služeb poskytovatelů internetu. Pokud účastník nepotvrdí osobní údaje ve smlouvě, zůstane bez internetu, emailu a instant messengerů.

Jak předplatitelé obdrží požadavek od operátora?

Nejprve žádost obdrží samotný operátor. Má tři dny na to, aby si od vás vyžádal osobní údaje.

Můžete to udělat zde:

• prostřednictvím SMS;
• prostřednictvím automatického volání;
• emailem, pokud má provozovatel adresu;
• na vašem osobním účtu.

Operátor odešle žádost a počká na dokumenty od předplatitele.

Jak potvrdit osobní údaje?

Operátorovi musíte zaslat kopii dokladu totožnosti. Navíc by to nemělo být provedeno tak, jak chcete, ale podle pravidel. V opačném případě nebude odpověď započítána a spojení bude přerušeno.

Zde je návod, jak ověřit svou identitu.

Přímo od operátora.Žádný komunikační obchod nebude fungovat. Kde můžete předkládat dokumenty, musíte si ověřit u operátora. Budete potřebovat originální a osobní přítomnost.

Prostřednictvím svého osobního účtu na webu provozovatele. Dokument musí být ověřen vylepšeným kvalifikovaným elektronickým podpisem. Tento podpis je ještě potřeba získat předem – platí se.

Prostřednictvím státních služeb, pokud tam máte účet. Jak operátoři tento dokument obdrží, zatím není jasné. Dosud nebyly integrovány do celkového systému a nevidí dokumenty, které předplatitelé odesílají prostřednictvím vládních služeb. Asi se tento problém nějak vyřeší. Dokud se nerozhodnou, metoda nebude fungovat.

A pokud nic nepošlete, co se stane? Nechci nic potvrzovat.

Pokud přijde žádost, budete muset potvrdit svou totožnost. To je povinnost předplatitele dle pravidel v novém vydání. A to musí být provedeno přesně tak, jak je popsáno v pravidlech, a ne jakýmkoli způsobem, který se vám líbí. To je také zodpovědnost.

V požadavku operátora bude uvedena doba odstávky. Tři dny před tímto datem budete znovu připomenuti. Poté zablokují přístup ke komunikačním službám.

Moje SIM karta je registrována na příbuzného. Mohu jako odpověď na žádost zaslat kopii jeho pasu?

Ne. Podstatou žádosti je, aby účastník potvrdil, že smlouva je sepsána na jméno osoby využívající služby. Svou totožnost musí potvrdit sám. Kopie pasu vaší matky, bývalého manžela nebo neznámé osoby z internetu problém nevyřeší. Operátorovi nemůžete poslat cizí dokument a potvrdit jej svým podpisem.

Všechny údaje se musí shodovat: ve smlouvě, dokumentech, osobním účtu, elektronickém podpisu. Pokud něco nesouhlasí, musíte smlouvu znovu vystavit skutečnému vlastníkovi.

Co když neobdržím žádost nebo nebudu moci včas odpovědět? Nikdy nevíte, jestli jedu na dovolenou nebo jestli nemám elektronický podpis.

V pravidlech o tom nic není. Operátor s největší pravděpodobností počká, dokud mu to zákon umožní. A pak zablokuje služby, aby se vyhnul problémům.

Ale to neznamená, že každý bude muset potvrdit své osobní údaje?

Nikdo neví, od koho, kdy a proč to budou vyžadovat. Raději se připrav.

Mám firemní sazbu. Nemohou přenést moje data?

Brzy budou. Dnem 1. června 2018 vstoupí v tomto ohledu v platnost novela zákona o komunikacích. Pokud je účastníkem právnická osoba nebo fyzická osoba podnikatel a SIM karty jsou registrované na zaměstnance, lze jejich osobní údaje předávat bez souhlasu.

Co byste měli nyní udělat, abyste odpověděli na vaši žádost včas a nezůstali bez komunikace?

Zkontrolujte, na koho je SIM karta registrována, smlouvu s poskytovatelem a telefonní číslo domů. Udělejte si pořádek v dokumentech.

Zaregistrujte se pro vládní služby. Dříve nebo později se k nim telekomunikační operátoři připojí a systém bude fungovat.

Sledujte upozornění od operátora, aby vám žádná žádost neunikla.

Podvodníci mohou této situace využít k získání kopie vašeho pasu nebo k tomu, aby vás oklamali jiným způsobem. Sledujte, na jaké požadavky odpovídáte a kam posíláte dokumenty.

Většina e-mailových klientů, včetně Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, vám umožní vložit více příjemců Kopie(v angličtině je akceptována zkratka SS), nebo Bcc (CCB). V kopie příjemci mohou vidět adresy jiných lidí. Ve druhém případě je identita dalších příjemců skryta.

Přidání adresy příjemce

Některé e-mailové klienty umožňují jednoduše zadat uživatelské jméno do pole, které pak program automaticky vyplní.

Pokud toto pole použijete k odeslání e-mailu více lidem, každý z nich uvidí úplný seznam ostatních příjemců.

Jak vytvořit kopii e-mailu

Příjemce e-mailu můžete uvést jednoduchým zadáním seznamu adres do pole kopírovat, který se obvykle nachází bezprostředně pod polem Komu. Všichni v tomto řetězci příjemců uvidí jména a e-mailové adresy všech ostatních příjemců:

Jak BCC e-mailu

Tuto funkci můžete použít pro individuální i skupinové e-maily. To je užitečné zejména v případě, že chcete své kontakty uchovat v soukromí, chránit je před spamem a nevyžádanými e-maily nebo jednoduše, pokud nechcete, aby vaši příjemci věděli, kdo obdržel stejnou zprávu.

Pole Skrytá kopie není vždy k dispozici ve výchozím nastavení pro všechny e-mailové klienty. Například v Výhled Budete muset jít do Možnosti pro přístup k nastavení; PROTI Thunderbird budete muset vybrat tuto funkci z rozbalovací nabídky; PROTI Gmail potřeba stisknout tlačítko kopírovat A Skrytá kopie; PROTI Windows Live Mail Budete muset stisknout tlačítka současně Alt + B.

Obrázek: © Web Hosting - Unsplash.com

Pravděpodobně jste si toho již všimlipo obdržení dopisů od některých autorův sekci „to“ je seznam několika desítek e-mailů různých lidí. Navíc jste ani vy, ani tito lidé nedali souhlas k tomu, aby byly tyto e-maily „odhaleny“. Přirozeně se někteří příjemci z tohoto mailing listu odhlásí (všichni jsme unaveni tokem spamu do našich e-mailů). Jedno je ale jisté – všichni příjemci budou s autorem newsletteru jednat jako s neprofesionální osobou. A je nepravděpodobné, že budou souhlasit s přijetím jeho nabídky.

Zvažme tuto příležitost na příkladu nejoblíbenější e-mailové adresy pro obchodní korespondenci: gmail.com

K odeslání e-mailu obvykle používáte okno Napsat. Kliknutím na něj se vám zobrazí nové okno „Nová zpráva“, do kterého vložíte vše potřebné k vytvoření a odeslání samotného dopisu.

E-maily našich příjemců obvykle vkládáme do okna „Příjemci“.

Copy znamená "přesná kopie". Toto pole se používá, když chcete jednoduše poslat e-mail někomu, kdo není primárním příjemcem. Tímto způsobem můžete udržet osobu ve smyčce a zároveň jí dát vědět, že nemusí odpovídat na e-mail. Ale všichni příjemci tohoto dopisu vidí navzájem své adresy (a dokonce i jména).

Použití tohoto pole je tedy jedním z nejlepších způsobů, jak poslat e-mail velkému počtu lidí a zachovat důvěrnost. To znamená, že svůj vztah s nimi nezničíte. Pomocí této funkce můžete vložit až 30 e-mailů. To znamená, že jedním kliknutím na tlačítko můžete poslat tento dopis 30 příjemcům najednou, aniž byste museli zobrazovat jejich e-maily.

A v případě potřeby můžete do těla dopisu vložit obrázek ( 4 ) nebo připojte soubor ( 5 ).

Právě tento mail poskytuje maximální počet možností úprav.

Podobně můžete poslat dopis několika příjemcům současně prostřednictvím pošty yandex.ru.

Klikněte na „Write“ a poté v okně „To“ ( 1 ) vložte e-mail prvního příjemce a poté vyberte funkci „Kopírovat“ ( 2 ) nebo BCC ( 3 ). V závislosti na tom, zda chcete, aby všichni příjemci vašeho dopisu viděli všechny e-maily, nebo si zachovali právo na důvěrnost adres, vyberte jednu z funkcí. Chcete-li přidat každý další e-mail do seznamu, musíte kliknout na tlačítko s obrázkem muže se znaménkem plus před ním ( 4 ). Poté můžete vybrat své pravidelné příjemce z rozevíracího seznamu nebo zadat jejich e-maily ručně.

Obrázky lze stáhnout z disku Yandex a soubory lze připojit jako obvykle.

Klikněte na tlačítko „Write“, objeví se okno, ve kterém po kliknutí myší na okno „To“ ( 1 ), zobrazí se rozevírací seznam se seznamem vašich pravidelných příjemců ( 2 ). Z tohoto seznamu si můžete vybrat, co potřebujete. Nebo jen vložte požadovaný email cíl ručně.