Hvordan bruke stempelutskrift. Anmeldelse: Slik bruker du frimerker til scrapbooking. Hvordan forberede en forsegling for påfylling

For å utføre lovlig virksomhet må organisasjoner ha originale segl og stempler. I dag finnes det mange typer slike integrerte attributter. Og for hver av dem er det spesielle regler for bruk.

Kjennetegn på moderne produkter

På den russiske føderasjonens territorium er betydningen av begrepet "segl" spesifisert i GOST R 51511-2001 - det viktigste reguleringsdokumentet som også regulerer alle gjeldende krav til hovedforseglingene (stempel og kommersielle), så vel som hjelpemidler (enkel).

Klisjeene til de aktuelle produktene er laget av forskjellige materialer. Det kan være stål, gummi, silikon eller laget av ikke-jernholdige metaller. Formen på det resulterende trykket varierer også: fra den klassiske runde, rektangulære og trekantede til den mindre vanlige figuren.

Levetid, brukervennlighet og kostnad varierer. Disse parametrene bestemmes som regel av valg av materiale og produksjonsmetode. For eksempel er produksjonsmetoden for fotopolymer preget av lave kostnader, men de resulterende produktene er ikke veldig praktiske (hvis du ikke er forsiktig, kan skrivefeil bli ganske uklare). Kvaliteten på utskriftene avhenger også direkte av dybden på relieffet til klisjeen, som kan være i området fra 0,5 til 4 mm.

Segl og stempler for næringslivet

Disse produktene produseres i begrensede mengder og er kun beregnet for forretningsbruk. Avtrykkene som er oppnådd med deres hjelp, plasseres på dokumenter for å bekrefte deres autentisitet og rettskraft.

I moderne kommersielle organisasjoner brukes hovedsakelig tre typer frimerkeprodukter:

Runde (brukes til å bekrefte eller bekrefte dokumenter);

Stempler (for intern dokumentflyt, så vel som for sertifisering av mindre viktige papirer);

Faksimile (et trykk som nøyaktig gjengir lederens personlige signatur).

I praksis blir listen over dokumenter som er tillatt påført et offisielt segl satt sammen individuelt for hver organisasjon. En slik liste får rettskraft gjennom en tilsvarende ordre fra lederen eller er et vedlegg til instruksjonene, som presiserer alle reglene for arbeid med dokumentasjon.

I IN-FOLIO trykkeriverkstedet kan du bestille rask produksjon av eventuelle segl og frimerker til ulike formål.

Når du legger inn en bestilling for utskrift, vil lederen definitivt spørre deg hvilket materiale du skal lage klisjeen fra, hvilken type utstyr er nødvendig? Kostnaden og kvaliteten på det ferdige produktet avhenger direkte av disse parameterne.

Fra artikkelen vår vil du lære hva et dokumentforsegling består av, hva utskriftsutstyr er og hvilke typer segl og stempler som er mest praktiske og holdbare.

Hva består et segl og stempel av?

Hovedelementene i utskrift er klisjeer og utstyr. På klisjeen er det et tredimensjonalt speilbilde av trykket det brukes til å lage et trykk. Utskriftsutstyret er et håndtak uten det er det umulig å dyppe klisjeen i stempelputen uten å bli skitten.

Som standard er sel og stempler laget med manuelle plastverktøy, men dette er ikke det mest praktiske alternativet. Derfor bør valg av materialer tas på alvor. Du kan bestille kun én klisje hvis du allerede har ferdig utstyr.

Et annet viktig element er en stempelpute fylt med blekk eller maling. De kan være innebygde, utskiftbare, universelle og spesielt for utskrift (hvis den er flerfarget eller har usynlige ultrafiolette beskyttelseselementer). Vanligvis er blekktilførselen tilstrekkelig for mer enn 3000 utskrifter.

Hva består stempelet av? Fra de samme delene som trykking - klisjeer og utstyr, siden de teknisk sett er en og samme. Forskjellen mellom dem er deres formål. Seglet har rettskraft og bekrefter ektheten av dokumentet, signaturen og autoriteten til den ansatte. Stemplet brukes kun til å gjengi informasjon som må gjentas hele tiden. Det kan være:

navnet på institusjonen eller avdelingen,
formålet med dokumentet,
organisasjonsdetaljer (adresse, bankkonto),
såkalte "headers" og annen offisiell informasjon - "Kopi er korrekt", "Avtalt", "Til regnskap", "For signatur" og lignende.

Frimerker letter papirarbeidet i stor grad. Det er noen forskjeller i utseende. Frimerker har som regel bare en rund eller trekantet form og standardstørrelser, siden frimerker kan være hva som helst.

Stempelverktøy: hva er det?

Verktøy er den viktigste delen av et segl eller stempel. Det er en kropp med en klisje festet til seg, som dyppes i maling eller blekk og overføres til papir. Utstyret er laget av tre, plast eller metall. Den mest holdbare er selvfølgelig metall. Designet kan den være automatisk eller manuell. Hvilken som er best avhenger av hvor og hvordan du har tenkt å bruke den.

Automatisk utstyr er et ideelt alternativ for et kontor hvor ulike dokumenter hele tiden må sertifiseres. Takket være en spesiell mekanisme og en innebygd stempelpute blir klisjeen mettet med blekk på et sekund. For å lage et klart, lysende avtrykk, trenger du ikke å gjøre betydelig innsats; bare ett klikk er nok.
Manuelt utstyr brukes hovedsakelig som et mobilt alternativ for forretningsreiser, forretningsreiser, konferanser og forhandlinger. Du kan alltid jobbe med dokumenter på veien. I hovedsak er det en klisje med et tre-, metall- og plasthåndtak. Blekkputen må kjøpes separat.

Det er også et spesielt lommeutstyr i form av en tett lukket boks med innebygd stempelpute, en klisje og et sammenleggbart håndtak. Det er praktisk å bære den i en jakke, koffert eller mappe med papirer, uten frykt for at malingen skal lekke. Det regnes som halvautomatisk, siden klisjeen er konstant i kontakt med stempelputen og er i en tilstand av full arbeidsberedskap. Det gjenstår bare å skru av lokket og sette et trykk.

Hva er en segl- og stempelklisje?

Mange forvirrer begrepene knyttet til sel. Den største vanskeligheten er reist av spørsmålet om en klisje: hva er det - et segl eller et stempel få vil si med tillit at det verken er det ene eller det andre. En klisje er den delen av et segl eller stempel med et speilbilde påført, som etterlater et avtrykk (avtrykk) på papiret. Den er laget av forskjellige materialer, og dette bestemmer direkte hvor lenge forseglingen vil vare og hvor praktisk den vil være å bruke.

Fra fotopolymer

Dette er et rimelig og raskeste alternativ når det gjelder produksjonstid. Hvis du bruker utskrift relativt sjelden, det vil si at du ikke lager mer enn 20 utskrifter per dag, vil fotopolymerutskrift vare i ca. 2 år. Kun vannbasert blekk er egnet for dette verktøyet. I tillegg kan noen sikkerhetselementer ikke lages på polymer - for eksempel et guillochenett.

Laget av gummi

Slike produkter er ikke billige, og produksjonen deres tar mer tid, men de varer mye lenger. Med en bruksintensitet på 50 utskrifter per dag eller mer, er levetiden ca. 15 år. Disse stemplene etterlater et tydelig inntrykk på alle overflater, inkludert metall, plast, tre og tekstiler. De passer for både vannbasert og alkoholbasert maling. Klisjeer av varierende kompleksitet er laget av gummi ved hjelp av lasergravering: stempel, med en beskyttende finmaske, mikrofont, skjulte elementer, etc.

Flash-teknologi

I dette tilfellet er basen laget av mikroporøs gummi. Forskjellen fra en vanlig gummi- eller fotopolymerklisje er at den er fylt med blekk under produksjonsprosessen. På denne måten trenger du ikke kjøpe en stempelpute separat. Levetid - fra 5 år eller mer er blekktilførselen nok til omtrent 5000 klare utskrifter. Når de går tomme, ta kontakt med verkstedet så fyller de på igjen. En klisje laget av mikroporøs gummi innebærer samtidig bruk av flere farger og alle typer beskyttelse. Paletten er mye bredere enn vanlige klisjeer.

Det er metallklisjeer, også kalt tørre seler. De krever ikke blekk og brukes til å få reliefftrykk på papir eller på voks, forseglingsvoks og plastelina. Hvor trengs slike utskrifter? Først av alt, for forsegling av safer, kontorer, esker og viktig korrespondanse.

Når du nå vet hvilke materialer som brukes til å lage stempelklisjeer, hva de er og hvilket utstyr du skal velge, kan du bestille akkurat det alternativet som passer best til organisasjonens behov.

Pressemelding utarbeidet av Graver.ru.

Så arbeidet ditt er nært knyttet til opprettelse og flytting av dokumenter i selskapet vårt. I kontorarbeid kan du ikke klare deg uten bruk av ulike frimerker. For å sikre at viktig papir med ledelsessignaturer ikke blir ødelagt av feil eller utidig bruk av sel, er det nødvendig å forstå detaljene ved å jobbe med dem.

La oss starte med det viktigste

I en stor organisasjon er det mange forskjellige frimerker og segl, men før du begynner å jobbe med dem, bør du huske definisjonen og formålet med dette nødvendige "arbeidsverktøyet" for en kontorarbeider.

Begrep "Tetning" nedfelt i GOST R 51511–2001, som regulerer kravene til en av de vanligste, etterspurte og viktige typene frimerkeprodukter i enhver organisasjon - det offisielle seglet.

Dokumenter stemples ved hjelp av et spesialverktøy som består av et trykkskjema festet til et utstyr. Trykkformen ser ut som en plate, hvis overflaterelieff er et speilbilde av bildet påført papir eller andre medier. Klisjeen kan ha en rund, rektangulær, trekantet eller, mindre vanlig, figurert form. Den er laget av tett gummi, silikon, stål eller ikke-jernholdige legeringer. Vulkaniserings-, fotopolymer- og lasergraveringsteknologier brukes i produksjonen av sel.

Levetiden og kostnadene for stempelprodukter avhenger av metoden for å lage klisjeen. For eksempel er fotopolymermetoden den rimeligste når det gjelder produksjonskostnader, men du må jobbe med slike utskrifter nøye, ellers kan utskriften bli uskarp. Kvaliteten på de resulterende utskriftene, så vel som utskriftens holdbarhet, bestemmes av dybden på relieffet til klisjeen, som oftest varierer mellom 0,5-4 mm.

Om typer sel

De mest etterspurte i virksomheten er:

runde segl som brukes til å bekrefte eller bekrefte ektheten av dokumenter (inkludert stempelforseglinger, hovedforseglinger fra organisasjoner, leger, advokater);
frimerker designet for å lage et avtrykk med grafikk- eller tekstinformasjon (kan inneholde felt for manuelt å legge inn tilleggsinformasjon);
faksimiler som nøyaktig gjengir den personlige signaturen til en senior ansatt.

Velge riktig trykk ved kjøp

For å sikre at den ytre overflaten av trykkplaten ikke blir skadet under transport og lagring, gir produsentene den ofte en beskyttelseshette. Hvis sjefen din betror deg å velge og kjøpe en klassisk forsegling, ta en nærmere titt på produkter med skrulokk. Denne festemetoden vil sikre at klisjeene er beskyttet mot utilsiktet skade.

I sin klassiske form er trykkformen montert på hodet til et tre-, metall- eller plastverktøy, hvis motsatte ende fungerer som et håndtak og har en fortykkelse. I moderne kontorarbeid er automatisk utstyr mer etterspurt, fordi slike enheter krever mindre forsiktig håndtering og tillater:

få fart på arbeidet;
forbedre kvaliteten på utskriften på grunn av funksjonene til automatiseringsenheten;
forenkle lagring og transport.

Et obligatorisk attributt for ethvert stempel eller segl er en stempelpute impregnert med en fargesammensetning. Vanligvis er det et rektangulært stykke skumgummi plassert i en plastboks. Når du arbeider med automatiske stempler, er det ikke nødvendig med en separat stempelpute, siden dette elementet er inkludert i utstyrskroppen av produsenten. Når det ikke er i bruk, sitter hodet på utstyret tett til puten på grunn av fjæren. I arbeidsstilling snus hodet med klisjeen og presses mot bæreren. Som et resultat forblir et klart og lyst avtrykk på dokumentet. Utskrift med automatisk utstyr tar mindre plass på skrivebordet, og fraværet av en separat stempelpute vil redusere risikoen for flekker på dokumenter. For store mengder arbeid er trykking eller stempling med automatisk utstyr den optimale løsningen.

Hva trenger en kontorleder å vite om den juridiske siden ved bruk av segl og stempler?

Kommersielle og offentlige organisasjoner bruker forskjellige typer sel, den viktigste blant dem er den runde sel. I henhold til forskrifter nr. 208-FZ, nr. 14-FZ og nr. 161-FZ er lukkede eller åpne aksjeselskaper, aksjeselskaper, kommunale og enhetlige foretak pålagt å ha eget segl i form av en sirkel . I henhold til loven må den angi hele navnet på den juridiske enheten og dens adresse. Også informasjon om OGRN og TIN, forkortelser eller spesialmerker plasseres ofte her.

For enkeltentreprenører er kravene mindre strenge, men i praksis har de fleste enkeltentreprenører et eget segl. Å ha ditt eget segl er nødvendig hvis en forretningsmann planlegger å utføre økonomiske transaksjoner i kontanter eller ikke-kontante betalinger uten å bruke et kasseapparat, fylle ut arbeidsbøker, fraktsedler og noen andre dokumenter. Disse kravene er regulert av lov nr. 129-FZ.

Ved arbeid med frimerker bør en kontoransatt huske på at i henhold til art. 327 i den russiske føderasjonens straffelov er forfalskning av offisielle segl en straffbar handling. I byloven nr. 2-FKZ kan du finne en liste over selskaper som har rett til å bruke stempelsymboler for rundsegl.

Hvordan velge stempelblekk?

Den vanligste typen stempelblekk på kontorer er vannbasert. Den brukes til å fylle på stempelputer av enhver type, er egnet for gummi- og fotopolymerklisjeer, og er kompatibel med vanlig skriverpapir.

Hvis du trenger å skrive ut på blanke medier, er det bedre å bruke en sammensetning basert på etylalkohol. Dette forklares av den høye fordampningshastigheten til løsningsmidlet, som et resultat av at malingen forblir på en dårlig absorberende overflate, og trykket ikke smøres ut. I tillegg til glanset papir kan alkoholblekk brukes til utskrift på polyetylen, glass, metall og andre glatte overflater. Det skal bemerkes at disse forbindelsene ikke er ment å fungere med automatiske forseglinger og fotopolymerklisjeer.

Hvis du tilfeldigvis jobber med flash-utskrifter, er det bedre å velge oljebasert blekk for dem. Disse sammensetningene er optimale for porøse materialer, men deres viktigste fordel er den høye motstanden til det resulterende trykket mot slitasje.

Etterfylling av forseglingen: raskt og nøyaktig

Tilfellet med å bruke en klassisk forsegling med separat stempelpute er det enkleste når det gjelder blekkpåfylling. For å gjøre dette må du peke munnstykket på blekkflasken mot skumputen og tørke den flere ganger på forskjellige steder. Jevn fordeling av emulsjonen over skumgummien vil skje etter flere avtrykk.

For å fylle på stempelputen i automatisk utskrift, må du demontere utstyret og fjerne selve den porøse disken. Neste trinn er utjevning, siden det vanligvis er spor etter klisjeer igjen på den. For å gjøre dette må du kjøre et stykke ledning eller en ubøyd binders over overflaten flere ganger. Blekkimpregnering er ikke forskjellig fra en lignende operasjon ved manuell utskrift.

Ved etterfylling av flash-utskrift, skru først av festeringen, og fjern derfor klisjeen og den støtdempende puten. Klisjeen dynkes med maling fra en sprøyte minst tre ganger og får tørke i omtrent en time. Deretter settes enheten sammen i omvendt rekkefølge og det gjøres flere avtrykk for å fordele blekket jevnt.

Lag en sel med egne hender

Den største belastningen når du arbeider med en segl eller stempel bæres av klisjeen, så dette spesielle elementet i verktøyet krever forsiktig håndtering. Ikke trykk for hardt eller skarpt på stempelet eller forseglingen, da dette kan skade relieffet på trykkplaten eller forvrenge utstyret. Ved en slik deformasjon vil ikke alle organisasjoner godta et slikt dokument. Et typisk tegn på et skjevhetsproblem ser ut til å være ufullstendig trykte elementer av designet eller teksten på trykket.

Ved gjentatt bruk blir rommet mellom fremspringene og fordypningene på klisjeen tilstoppet med papirstøv, usynlig for øyet. Resultatet er tilstedeværelsen av flekker og flekker i stedet for bokstaver eller tall i bildet. Denne feilen kan elimineres ved å rengjøre trykkplaten nøye med en gammel tannbørste under rennende vann. Det er bedre å ikke bruke vaskemidler, såpe eller slipemidler.

Et vanlig problem med datere og andre automatiske stempler er tapet av holderen. Utad viser dette seg i uskarphet i det resulterende bildet, noe som ikke kan tillates for de fleste dokumenter. Spesielle organisasjoner er involvert i å eliminere slike problemer, men i en vanlig kontorrekvisitabutikk er det sett med en ny base for utskrift og teip som fungerer som en holder.

Ødelegge forseglingen

I forretningspraksis kan utskrift ikke lenger brukes av følgende årsaker:

dens svikt på grunn av slitasje eller skade;
som følge av avvikling eller endring i dataene til den juridiske enheten som eier den.

Under disse omstendighetene, så vel som i tilfelle fysisk ødeleggelse (for eksempel i en brann) eller tap på grunn av tap eller tyveri, må du gå gjennom prosedyren for å lage en ny forsegling.

Men før du kontakter et selskap som spesialiserer seg på produksjon av frimerkeprodukter, må det ubrukelige stempelet destrueres. Hvis denne manipulasjonen utføres av selskapet som eier dette seglet, vil det være nødvendig å samle en kommisjon og utarbeide en spesiell handling. I noen tilfeller er ødeleggelsen av frimerker overlatt til tredjepartsorganisasjoner, ofte frimerkebutikker. Derfor, hvis du er ansvarlig for en forsegling og oppdager at den er ubrukelig, rapporter deretter problemet til ledelsen så raskt som mulig.

Å jobbe med frimerker pålegger kontoransatte et visst ansvar. Men med noen ferdigheter som uunngåelig vil dukke opp over tid, kan frimerker og segl bli virkelige hjelpere. Lykke til!

I begynnelsen av april 2015 ble føderal lov nr. 82-FZ utstedt, ifølge hvilken utskrift slutter å være en obligatorisk egenskap for organisasjoner.

Hva skal det være

Uansett organisasjonsform skal organisasjonsklisjeen inneholde fullt navn og adresse. Angivelse på fremmedspråk er tillatt. Regulerende handlinger regulerer verken størrelsen på klisjeen eller fargen.

Dessuten er det ikke kjent om det er mulig å angi det forkortede navnet på selskapet, samt supplere forseglingen med slike detaljer som påskriftene "for dokumenter" eller "for fakturaer". Det kan konkluderes med at lovgivningen overlot påføringen av det forkortede navnet og inskripsjonene til entreprenørers skjønn.

Den generelt aksepterte størrelsen er 38-42 mm. Vanligvis er firmastemplet blått eller lilla. Blir den borte eller utslitt, må bedriften produsere et nytt eksemplar. Det samme gjelder situasjoner der organisasjonens detaljer angitt på utskriften (for eksempel adresse eller navn) er endret.

Føderal lov nr. 82-FZ åpner for muligheten for at en organisasjon ikke kan ha et segl, men loven forplikter bruk av et segl på strenge rapporteringsskjemaer, i arbeidsbøker, så vel som i kontantbestillinger. Det følger av dette at så lenge omtale av obligatorisk påføring på noe dokumentasjon står i forskriften, plikter selskapet å ha det.

Selvfølgelig er det noen unntak fra reglene ovenfor. Dermed kan en oppføring i en ansatts arbeidsbok sertifiseres ikke bare med selskapets blå stempel, men også med stempelet til personaltjenesten.

Bruk av plomber er obligatorisk dersom selskapet ikke har skrevet ned en klausul i kontrakten med en bestemt motpart om mulig ikke-bruk. Hvis det ikke finnes en slik klausul, kan transaksjonen anses som ugyldig.

Et stempel settes på dokumenter for å gi dem rettskraft. Det er imidlertid ikke all dokumentasjon som trenger dette. På noen personaldokumenter Du savner kanskje å legge til denne detaljen.

Noen er sertifisert med stempel regnskapspapirer(for eksempel estimater og instruksjoner). All inngående dokumentasjon, kontrakter og tilleggsavtaler må også være sertifisert.

Avtrykket er plassert nederst i teksten ved siden av embetsmannens signatur. Stempelet skal under ingen omstendigheter vises på utskriften av signaturen. Noen ganger er merket "M." plassert på stedet der forseglingen ble festet. P." eller "Sted for segl" og avtrykket skal plasseres på det.

Hoved

Primærdokumentasjon i et selskap refererer til det såkalte primærregnskapet, som betyr det aller første stadiet av å oppsummere operasjoner i en organisasjon. Primære dokumenter er de som kan bekrefte eksistensen av en forretningstransaksjon. All informasjon i "primær" må gjenspeiles i regnskapet.

Stemplet er plassert på de primærpapirene som er laget i en enhetlig form. Et eksempel på et enhetlig primærdokument er en følgeseddel laget med . Hvis selskapet selv godkjenner formen til et primærdokument, er det ikke obligatorisk å påføre et stempel.

Bestillinger

Bestillingen er et internt dokument i organisasjonen, d.v.s. han går ikke utover det. Dermed er det ikke obligatorisk å sette avtrykk på bestillingen, og i de fleste tilfeller er det utelatt. Hvis en ansatt ber om å gi en kopi av bestillingen, er kopien sertifisert i henhold til alle standarder, med segl og andre relevante detaljer påført.

Stemplet er ikke satt på noen intern dokumentasjon i selskapet. Den eneste obligatoriske detaljen som må være til stede på bestillingen er signaturen til lederen.

Organisasjons brevhoder

Stemplet plasseres på organisasjonens brevpapir avhengig av hvordan skjemaet ble laget. Så hvis selskapets brevhode tilhører strenge rapporteringsskjemaer, kreves et avtrykk på slikt papir. Hvis organisasjonens brevhode er utstedt på flerfarget papir med firmalogoen, er det ingen avtrykk.

For å bekrefte et vanlig informasjonsbrev på organisasjonens brevhode, er det nok å påføre signaturen til en tjenestemann. I noen tilfeller kreves et avtrykk på firmaets brevpapir. Forseglingen settes på garantibrev, samt på fullmakter (for eksempel for å representere selskapets interesser i retten eller for å motta materielle eiendeler).

Annen

Å sette et stempel på et dokument som ikke er stemplet vil ikke føre til noen saksgang. Men hvis du ikke legger denne detaljen på papirene som kreves for å bli sertifisert på denne måten, kan konsekvensene bli ugunstige.

Et dokument som ikke er korrekt sertifisert vil miste sin rettskraft og kan ikke lenger betraktes som bevis i rettssaker.

I tillegg til ovennevnte dokumenter kreves sertifisering følgende papirtyper:

Når du fyller ut en arbeidsbok, bør følgende punkter tas i betraktning. Organisasjonens stempel må stå på tittelsiden av boken. Hvis den ansattes personopplysninger er endret - på innsiden av omslaget. Ved oppsigelse skal varselet om oppsigelse alltid være ledsaget av organisasjonens blå segl.

Typiske inntrykk

Avhengig av virksomhetens organisasjonsform Forseglingsavtrykk kan variere i utseende. Dermed er avtrykket til en individuell gründer litt enklere enn det til en LLC eller CJSC, og inneholder færre obligatoriske elementer. La oss se på typiske frimerkeavtrykk avhengig av bedriftens type og form.

Enkel. Den inneholder navnet på organisasjonen i midten, og i grensen er det en form for organisasjonsvirksomhet, samt ORGN og KPP. Firmaadressen kan også inkluderes i rammen.
Med mikrotekst. I slike tetninger, i motsetning til de forrige, er det en mer kompleks kant, som løper langs kanten i 2 lag. Det ytre laget inneholder mindre tekst, som angir for eksempel registreringsnummeret. I det indre laget av kantlisten, så vel som i det enkle trykket, er det adressen, OGRN og, samt organisasjonsformen til selskapet.
Med dekorative kanter. Store bedrifter foretrekker å bruke fancy trykk i sine aktiviteter, der det er et mønster mellom det indre og ytre laget av kantbåndet.
For individuelle gründere. Som regel inneholder den hele navnet til gründeren i midten, og langs kanten er det detaljer som adresse, samt TIN.

Du kan finne ut hvilke dokumenter som er stemplet på fra denne videoen.

Funksjoner ved påføring

Seglet er pålagt å være påført alle kontrakter, de fleste personaldokumenter, samt. Garantibrev og handlinger har ingen rettskraft dersom de ikke er stemplet. Ingenting galt vil skje hvis du setter det på et dokument som det ikke kreves stempel på. Den bør imidlertid alltid plasseres der det senere kan være nødvendig under rettslige prosesser.

Noen selskaper utvikler spesielle forskrifter eller instruksjoner for bruk av forseglingen. Som regel er det godkjent av lederen og inneholder seksjoner som en liste over frimerker som brukes i organisasjonen, deres lagringssted og prosedyren for bruk.

Stemplet plasseres kun ved siden av signaturen til tjenestemannen som har rett til å signere denne typen dokumentasjon. Som regel er dette enten lederen av selskapet eller en betrodd representant.

Den juridiske betydningen av denne detaljen er å bekrefte signaturen til den tjenestemannen som er en del av lederkretsen av personer som jobber i selskapet hvis navn er angitt på seglet.

Avtrykket kan ikke settes ved siden av signaturen til en ordinær bedriftsansatt. Det er ønskelig at seglet ikke overlapper tjenestemannens signatur, er lesbart og gjør det mulig å skille all informasjon på den.

I samsvar med GOST R 51511-2001 "Segler med reproduksjon av den russiske føderasjonens statsemblem. Form, dimensjoner og tekniske krav" Tetning - dette er "en enhet som inneholder en trykkblokk for å lage avtrykk på papir".

Som du kan se, er definisjonen ganske generell. Mer informativ er GOST R 6.30-2003 “Enhetlige dokumentasjonssystemer. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til papirarbeid", som sier at detalj 25 "Seal imprint" "sertifiserer ektheten av en tjenestemanns signatur på dokumenter som bekrefter rettighetene til personer, registrerer fakta knyttet til finansielle eiendeler, så vel som på andre dokumenter som sørger for sertifisering av en autentisk signatur. Dokumenter er sertifisert med organisasjonens segl".

Til spørsmålet hva som skal være avbildet på seglet til en juridisk enhet(vi vil kalle det), svar paragraf 5 i art. 2 i den føderale loven "On Limited Liability Companies" datert 02/08/1998 nr. 14-FZ, samt art. 2 i den føderale loven "Om aksjeselskaper" datert 26. desember 1995 nr. 208-FZ. Disse artiklene inneholder nesten identisk tekst, hvorfra det følger at seglene til LLCs og JSCs må inneholde:

fullt firmanavn på LLC eller JSC;
plasseringen av LLC eller JSC.

I tillegg kan seglene til en LLC eller JSC inneholde firmanavnet til selskapet på et hvilket som helst språk til folkene i den russiske føderasjonen og (eller) et fremmedspråk.

Filialer og representasjonskontorer til selskaper må plassere den samme informasjonen på sine segl, pluss ordene "Brench" eller "Representative Office".

Dette er bare minimumskravene. En juridisk enhet kan etter eget skjønn plassere sin egen logo, emblem, bankdetaljer, kontaktinformasjon osv. på seglet.

Eksempler på tetninger fra GOST R 51511-2001:

Eksempel 1

Segl av forretningsselskaper

Skjul Vis

I den nevnte GOST kan du også finne krav til prosedyren for produksjon, bruk, registrering, lagring og ødeleggelse av sel, men de er obligatoriske bare for organisasjoner som bruker statlige symboler. Tekniske krav for tetninger til organisasjoner er inkludert i den nasjonale standarden for den russiske føderasjonen "Mastic Certification Seals. Form, dimensjoner og tekniske krav" (godkjent på grunnlag av føderal lov av 27. desember 2002 nr. 184-FZ "On Technical Regulation"). Her står for eksempel størrelsene som både selve forseglingen og bildene på den skal ha.

Angående stemple, så er det ingen offisiell definisjon for det. Vi vil betrakte det som et stempel klisjé med tekst, hvis formål er å gjengi denne teksten slik at den ikke trenger å være skrevet for hånd.

Eksempel 2

Frimerker til forskjellige formål

Skjul Vis

Typer sel i en organisasjon

Enhver organisasjon, så vel som individuelle gründere, har rett til å produsere for deres behov ekstra tetninger. De vil bli distribuert til strukturelle enheter og vil bli påført av deres ansatte på strengt definerte dokumenter. Hvilke som skal spesifiseres i de relevante forskriftene (se avsnitt 5.2 og 5.3 i eksempel 12).

Eksempel 3

Ekstra stempler

Skjul Vis

Bruk av ekstra forseglinger bør behandles med en viss varsomhet, da deres juridiske gyldighet kan stilles spørsmål ved. Vi anbefaler å feste organisasjonens hovedstempel på dokumenter som sendes til myndighetene og tilsynsmyndighetene. Det er ikke noe galt med å bruke et ekstra segl, men lokale tjenestemenn kan godt nekte å godta dokumenter sertifisert av dem. For å unngå unødvendige forsinkelser er det bedre å bruke hovedtetningen umiddelbart.

Seglet "For kontrakter" er også verdt å merke seg. Er det mulig å sette det på kontrakter? Den russiske føderasjonens sivilkode inneholder ikke et krav om å bekrefte signaturer i en kontrakt med segl. Selve kontrakten kan imidlertid inneholde et vilkår om at signaturen er sertifisert av organisasjonens hovedstempel. Hvis det ikke er en slik betingelse, kan du sette et stempel "For kontrakter".

Organisasjonens viktigste segl oppbevares i safen til barnehagetjenesten, generalassistenten eller direktøren selv. Alle andre segl, samt frimerker, er fordelt på strukturelle enheter. For å kontrollere lagring og bruk av dem, anbefales det å utnevne ansvarlige personer. Det mest logiske ville være å overlate lagring av segl og frimerker til ansatte med ansvar for kontorarbeid i avdelinger. For dette formålet opprettes en ordre for hovedaktiviteten (den administrative delen er vist i eksempel 4).

Eksempel 4

Den administrative delen av pålegget om utnevnelse av ansvarlige for oppbevaring og bruk av segl og stempler i strukturelle enheter

Skjul Vis

Ordren går gjennom den vanlige prosedyren med godkjenning og signering av daglig leder, hvoretter den skal leses og undertegnes av alle ansatte som er oppnevnt til å ha ansvaret for segl.

Regnskap for segl og frimerker

Alle segl og stempler fra organisasjonen er gjenstand for registrering. Informasjon om hvilken avdeling et bestemt stempel eller segl befinner seg i, når og til hvem det ble utstedt, overlevert og destruert, finnes i en spesiell journal. Siden denne journalen inneholder avtrykk av segl og stempler, samt håndskrevne signaturer fra de ansatte som er ansvarlige for dem, er den håndskrevet. Den mulige sammensetningen av kolonnene og fyllingsmetoden er vist i eksempel 5.

Noen ganger må sel forlate organisasjonen og gå for eksempel til et møte med en motpart, som et resultat av at en uenighetsprotokoll til kontrakten umiddelbart vil bli signert. Lederen som går på møtet må ta med seg seglet. Dette faktum, samt det faktum at seglet ble returnert til dem, er registrert i en spesiell journal - se eksempel 6.

Hvor og hvordan settes stempelet?

Hvis dokumentets form krever påføring av et segl, kan stedet for avtrykket angis med bokstavene "MP." ("Utskriftssted") I dette tilfellet kan avtrykket settes direkte på disse bokstavene. Se eksempel 7.

Noen ganger er dette merket plassert inne i et spesialdesignet og skissert felt for utskrift (som i eksempel 8). Deretter må du prøve å passe tetningen på innsiden uten å gå utover den angitte grensen. For eksempel er dette alternativet gitt i Kortet med prøver av signaturer og seglavtrykk, hvis form er godkjent av Bank of Russia Instruksjon nr. 28-I datert 14. september 2006 (i vanlig språkbruk kalles det et bankkort) .

Eksempel 7

Plassere et seglavtrykk når du angir et sted for det - "M.P."

Skjul Vis

Eksempel 8

Plassering av et seglavtrykk i et spesielt utpekt felt

Skjul Vis

Hvis stedet for avtrykket ikke er angitt, og seglet er nødvendig for å bekrefte tjenestemannens signatur, må det plasseres på en slik måte at det fanger opp små fragmenter av stillingen og signaturen som sertifiseres (se eksempel 9). Denne regelen er ikke løst noe sted og er snarere en forretningsskikk. Fra et logisk synspunkt er denne skikken ganske berettiget: faktisk, hvis et stempel er påført etter å ha signert et dokument, kan personen som setter det gjøre det slik at stempelet står på et bestemt sted - ved å berøre et fragment av posisjon og signatur og samtidig la dem være lesbare. Et avtrykk som dekker signaturen fullstendig gjør den vanskelig å identifisere, og hvis den befinner seg et sted langt unna, kan det reise tvil om at den ble påført etter at dokumentet ble signert.

Hvis dokumentets form er slik at det er umulig å påføre et seglavtrykk, som påvirker både signaturen og posisjonen samtidig, er det bedre å "hekte" signaturen.

Eksempel 9

Plassere et seglavtrykk når man sertifiserer en tjenestemanns signatur

Skjul Vis

En omtrentlig liste over dokumenter som det offisielle seglet er festet på, er gitt i vedlegg 8 til metodologiske anbefalinger for implementering av GOST R 6.30-2003. En organisasjon har rett til å utarbeide en slik liste for seg selv, som fastslår at søknaden er obligatorisk. Hvis en organisasjon ikke bare bruker hoved-, men også ekstra forseglinger i sitt arbeid, er det for dem alle nødvendig å bestemme hvilke dokumenter de skal festes til.

Stedene hvor frimerkene er påført er som regel kjent og ofte til og med registrert i lokale forskrifter. Dermed kan kontorarbeidsinstruksjonene indikere at "Incoming No"-stempelet er plassert i nedre høyre hjørne av dokumentet, og "I Case No"-stempelet er plassert i nedre venstre hjørne.

Ødeleggelse av segl og frimerker

Riktig regnskapsføring av segl og frimerker innebærer også at de blir ødelagt. Slitte eller ødelagte forseglinger skal ikke kastes i søpla., spesielt uten å informere den ansvarlige tjenesten. Alle unødvendige eller ubrukelige segl og stempler samles inn i sistnevnte for senere destruksjon. Dette er registrert i Journal of Seals and Stamps (se i eksempel 5 kolonnene om retur av seglet til den administrative og økonomiske tjenesten (AHS), de er fylt ut i linje 24).

En spesiell kommisjon er ansvarlig for ødeleggelsen av segl og frimerker. Den er opprettet etter instruksjoner fra lederen av organisasjonen. Det kan være permanent eller opprettet for et år eller en gang etter behov.

Å ødelegge en sel er å gjøre dens klisjeer fullstendig ubrukelige. Oftest gjøres dette ved å kutte det i små biter med en saks. Metalltetninger må knuses, sendes til en ovn eller arkiveres. Selvfølgelig er det ganske vanskelig å gjøre dette i et vanlig kontormiljø, men metallstempler blir stadig mer sjeldne i dag. Vanlige gummiklisjeer brukes ofte. Faktumet om ødeleggelse av forseglingen gjenspeiles i handlingen (for en prøve, se eksempel 10), hvoretter registreringsdataene for handlingen føres inn i loggboken (se i eksempel 5, den siste kolonnen "Notater / merke av ødeleggelse (dato og nummer for handlingen)").

Hvis det plutselig viser seg det mistet seglet, dette gjenspeiles i en spesiell handling - vist i eksempel 11. I loggboken må dette faktum gjenspeiles i den siste kolonnen "Notater / ødeleggelsesmerke (dato og handlingsnummer)", deretter:

i stedet for den mer vanlige inskripsjonen «Ødelagt på grunn av slitasje (lov datert 17. juli 2014 nr. 3)»
"Tapt (lov datert 07.07.2014 nr. 6)" vil vises der.

Mulige handlingsperioder for kommisjonen og ordren om dens opprettelse (ved å bruke eksempelet på en ekspertkommisjon) er vist i artikkelen "Undersøkelse av verdien av vitenskapelig og teknisk dokumentasjon"

Oppskriften for å utarbeide ulike handlinger er gitt i artikkelen "Handlinger på kontoret og i personalavdelingen." Her finner du: nødvendig analyse (hva er obligatorisk, hva er valgfritt, hva er nødvendig i visse tilfeller); mulige alternativer for å konstruere teksten til loven; tre eksempler på fullstendig utførte forskjellige handlinger.

Prøveforskrifter om segl og frimerker

Avslutningsvis, her er et eksempel Forskrift om produksjon, regnskap, bruk, oppbevaring, ødeleggelse av segl og frimerker i en kommersiell organisasjon. Hvert selskap kan lage sitt eget basert på det, se eksempel 12.