Koncepcja „ślepej kopii” uczy nas, jak nie robić głupich rzeczy. Korespondencja e-mailowa jako dowód Bezlitosna komunikacja wyślij mi kopię

Codziennie wysyłamy dziesiątki e-maili. Czasem są to bardzo krótkie wiadomości, np.: „Czy pójdziemy na lunch?” Czasami - za pomocą którego zaprezentujesz swoją firmę lub stronę internetową. Kiedy listów jest dużo, a czasu mało, zaczynamy się spieszyć i popełniać błędy. Zwykle banalne, jak literówka, ale czasami zdarzają się rzeczy, które mogą poważnie zaszkodzić Twojej reputacji i zepsuć relacje z klientem lub pracownikiem.

Można tego uniknąć, wystarczy się zebrać i wiedzieć o pewnych pułapkach. Oto najczęstsze błędy popełniane podczas wysyłania e-maili. Przeczytaj uważnie i pamiętaj, że najpierw musisz zrobić krótką pauzę, sprawdzić, czy wszystko jest w porządku, a dopiero potem kliknąć przycisk „Wyślij”.

Wpisujesz zły adres

Najczęstszy i najbardziej nieprzyjemny błąd. Wyobraź sobie, że chcesz wysłać znajomemu dość osobiste zdjęcia, ale automatycznie wpisujesz adres swojego szefa lub klienta. I dopiero po wysłaniu listu z przerażeniem uświadamiasz sobie, co się właśnie wydarzyło. Jeśli to jakieś pocieszenie, każdy z nas przynajmniej raz w życiu znalazł się w takiej sytuacji: prawnicy przesyłali poufne dokumenty drugiej stronie, projektanci przesyłali projekty stron internetowych niewłaściwemu klientowi itp. Ale kiedy nam się to przydarza, wydaje się, że ziemia znika nam spod nóg.

Na szczęście wiele usług e-mail, na przykład Gmail, ma taką funkcję. Włącz go i określ duży odstęp czasu - jest ciszej, wiesz.

Zapomniałeś o załączniku

Napisałeś, że do listu został dołączony określony plik, ale zapomniałeś go załączyć. Kolejny częsty błąd, który często prowadzi do nieporozumień i przeprosin. Z jednej strony ok, nikt nie jest idealny, ale lepiej najpierw wszystko sprawdzić, a dopiero potem wysłać list. Aby uniknąć pytań ze strony odbiorcy, zalecamy umieszczenie wszystkich załączonych plików bezpośrednio w treści listu. Na przykład tak:

Witaj Maksym! Przesyłam kilka plików, w załączeniu:

Umowa serwisowa

GIF z kotem

Nie myślisz o projekcie

Powitają cię, jak pamiętasz, po ubraniu. Jeśli chcesz, aby Twój e-mail nie powodował chęci jego natychmiastowego usunięcia, popracuj nad jego formą. Mówią, że trzeba poświęcić temu tyle samo czasu, co treści. Na szczęście dzisiaj jest to łatwe. W tym celu polecamy skorzystać z aplikacji Wix ShoutOut, wybrać odpowiedni szablon i dodać do niego swój tekst. Nie jest wymagana żadna specjalna wiedza, po prostu upewnij się, że wszystko wygląda schludnie i pięknie. Swoją drogą dobry newsletter ma swoje tajemnice i zasady, dlatego polecamy lekturę naszego dyrektora ds. marketingu e-mailowego. Nie dziękuj mi.

Nie podajesz tematu listu

Temat listu pełni mniej więcej taką samą rolę jak tytuł tekstu. Pojawia się obok Twojego imienia i nazwiska, odbiorca go widzi i rozumie, co mu wysłałeś: fakturę, wyniki spotkań, ofertę pracy, układ strony internetowej itp. Pamiętaj, że temat musi być jasno sformułowany, aby w razie potrzeby osoba szybko odnalazła Twój list i przekonujący, aby się zainteresował, jeśli mówimy o np. newsletterze. Niedawno pisaliśmy o tym, że jeśli zapomniałeś, warto przeczytać jeszcze raz.

Nie zapisujesz wersji roboczych

Jeśli lubisz pisać listy w edytorach tekstu, zapisuj często, w przeciwnym razie będziesz pisać list przez cały dzień, a potem nagle komputer się zawiesi i wszystko zniknie. Lub napisz bezpośrednio w usłudze pocztowej - wtedy wszystkie Twoje szkice zostaną automatycznie zapisane w folderze „Wersje robocze”.

Jesteś niegrzeczny

Grzeczność w korespondencji jest nie mniej ważna niż w życiu. Oto podstawowe zasady, których każdy musi przestrzegać:

Zawsze dziękuj nadawcy za list, zwłaszcza jeśli widzisz, że wykonał dobrą robotę. Pamiętasz, jak jako dzieci uczono nas wszystkich „magicznych” słów? Nie zapominajmy o nich, mimo że jesteśmy już dorośli.

Zachowaj spokój, nawet jeśli sprawa jest niezwykle pilna i ważna. Nerwowość i wyrzuty na pewno nie doprowadzą do niczego dobrego.

Rozpocznij i zakończ swój list popularnymi zwrotami. Stopień formalności będzie zależał od tego, z kim korespondujesz. Jeśli jest to Twój szef lub po prostu osoba oficjalna, nie używaj „Witam”, „Do widzenia” ani „Pocałunki”. I odwrotnie, jeśli piszesz do kolegi lub przyjaciela, możesz obejść się bez tradycyjnego „Z poważaniem”.

Nie poprawiasz tekstu

Literówki mogą zepsuć całe wrażenie, dlatego dokładnie przeczytaj napisany list jeszcze raz, najlepiej kilka razy. Jeśli masz wątpliwości dotyczące pisowni lub składni, przejdź do Gramotu.ru. Lepiej zmierzyć siedem razy, czyli sprawdzić, niż potem przepraszać za literówki i udowadniać, że rzeczywiście umie się pisać.

A tak przy okazji: jeśli boisz się, że przez przypadek wyślesz niedokończony list, najpierw napisz cały tekst w całości, a dopiero potem podaj adres odbiorcy.

Nie umieszczasz właściwych osób na kopii listu

Zastanówmy się, kto faktycznie może otrzymać Twój list. Pole Do określa głównego odbiorcę. Pole „Ss” – osoba, która otrzyma kopię. Nie jest bezpośrednio związany z omawianą kwestią, ale chce lub musi mieć świadomość. Pole „UDW” to ukryci odbiorcy. Dodajesz je, ale główny odbiorca ich nie widzi. I tutaj trzeba zachować ostrożność: możesz pomylić DW i UDW, a wtedy odbiorca pomyśli, że jest szpiegowany.

Należy pamiętać, że dla niektórych osób ważna jest świadomość tego, co się dzieje. Nie chcesz słuchać wyrzutów typu „Jak mogłeś mnie nie dodać do egzemplarza?! Pracowałem nad tym projektem przez dwa miesiące!” W razie wątpliwości dodaj wszystkich, którzy mają cokolwiek wspólnego z pytaniem. Może nie wszyscy będą zadowoleni, że ktoś ich rozprasza, ale nie będzie na ciebie żadnych skarg.

Nie subskrybujesz

Napisałeś „Z poważaniem, Masza” i myślisz, że wszystko jest w porządku, ale odbiorca listu siedzi i zastanawia się, co to za Masza. Z drukarni? A może ilustrator? Aby uniknąć pozostawienia go w niepewności, skonfiguruj podpis, a będzie on automatycznie dodawany na końcu każdej Twojej wiadomości. Pamiętaj, aby podać swoje imię i nazwisko, nazwę firmy, stanowisko i dane kontaktowe, takie jak Skype lub numer telefonu. Możesz dodać adres - choć jest to reklama, nie rzuca się w oczy.

Wybierasz zły czas

Pisanie listów w nocy nie jest dobrym pomysłem. Powód pierwszy: prawdopodobnie jesteś strasznie zmęczony w ciągu dnia, nie myślisz zbyt dobrze i istnieje ryzyko, że popełnisz wszystkie powyższe błędy. Powód drugi: lawina porannej poczty zakopuje Twój list o północy, a adresat na pewno go w najbliższej przyszłości nie zobaczy. I po trzecie: najwyraźniej nie masz nic lepszego do roboty, jeśli piszesz listy biznesowe o trzeciej nad ranem.

Nasza rada: jeśli nie wydarzyło się nic ważnego ani pilnego, wysyłaj wiadomości od poniedziałku do piątku oraz w godzinach pracy, jak wszyscy normalni ludzie.

Potrzebować dla Twojego biznesu? Stwórz go sam na Wix – to proste i darmowe!

Do pisania formalnych e-maili najczęściej używa się następujących wyrażeń:

1. Jeżeli chcemy załączyć plik to wskazujemy:

Proszęznajdowaćprzyłączony– Proszę przyjąć jako załącznik

Proszę znajdować przyłączony Mój wznawiać. – Proszę przyjąć jako załącznik moje CV.

Proszę znajdować przyłączony zdjęcia z the konferencja. – Proszę przyjąć jako załącznik zdjęcia z konferencji.

2. Jeśli chcemy przekazać (przekierować) list, używamy wyrażenia:

Przesłałem ________ Tobie. – Przesłałem Ci ________.

przesyłam dalej ________ Tobie. - Wysyłam Ci _______.

PrzesłałemCV Billa dla Ciebie. –I przekierowany Tobie streszczenie Rachunek.

przesyłam dalejE-mail Johna do Ciebie. –przesyłam dalej TobieE-mail Johna.

3. Jeśli chcemy kogoś oznaczyć w kopii listu, używamy wyrażenia:

– Zanotowałem (imię i nazwisko) w kopii tego e-maila.

I` we cc` D Umara NA Ten e-mail. – Zaznaczyłem Umara w kopii tego e-maila.

* Skopiowaliśmy Umara DotrzymaćjegoWthepętla. – Odnotowaliśmy Umara w kopii listu, aby go na bieżąco informować.

Proszę bądz ze mną w ciągłym kontaktcie. –Proszę, trzymać Ja V kurs.

4. Poniższe wyrażenie pomoże zakończyć list:

Jeśli masz jakiekolwiek pytania, nie wahaj się ze mną skontaktować. – Jeśli masz jakieś pytania, skontaktuj się ze mną.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania, nie wahaj się ze mną skontaktować.

Z poważaniem,

Jan –

Jeśli masz jakieś pytania, skontaktuj się ze mną.

Z poważaniem,

Jan

5. Aby zakończyć list, używamy następujących wyrażeń:

Oczekiwać + czasownik + ing- czekam)

Aby zakończyć wiadomość e-mail, używamy następujących wyrażeń:

UprzejmyPozdrowienia (Pozdrowienia) – Wszystkiego najlepszego, pozdrawiam

CiepłyŻyczenia — Wszystkiego najlepszego

TwójNaprawdę– Z poważaniem, z szacunkiem.

Angielski żart

Osoba serwująca śniadanie w taniej restauracji próbowała nawiązać rozmowę z mężczyzną siedzącym obok niego przy ladzie.

„Okropna ulewa, przypominająca powódź”.

"Powódź?" Ton był uprzejmy, ale pytający.

„Potop – Noe, Arka, Góra Ararat”.

Drugi odgryzł pół kromki chleba, potrząsnął głową i mamrotał głucho:

– Nie czytałem dzisiejszej gazety.

Operatorzy telekomunikacyjni mogą blokować usługi abonentom, którzy nie potwierdzą swoich danych osobowych. Wcześniej nie istniały żadne regulacje, według których abonenci i operatorzy wymienialiby wnioski i dokumenty. Teraz obowiązują zasady, które wszystko wyjaśniają – zaczną działać 4 listopada 2017 r.

I chociaż z gazet jasno wynika, jak potwierdzić tożsamość, w praktyce jest to albo trudne, albo jeszcze niemożliwe.

Dlaczego operatorzy mogą blokować abonentów?

Mają takie prawo na mocy prawa komunikacyjnego. Ta zasada działała wcześniej: operatorzy mogli blokować abonentów, których dane w umowie nie zgadzały się z danymi rzeczywistymi. Nie było jedynie żadnych zasad, według których operatorzy powinni żądać tych potwierdzeń, a abonenci powinni je przesyłać.

Oficjalnie abonent ma 15 dni na potwierdzenie swoich danych po złożeniu wniosku.

O jakich prośbach mówimy? Kogo interesują dane osobowe subskrybentów?

Jak dotąd prawo uwzględnia wnioski organów operacyjnych i organów ścigania. W jakimś celu wysyłają żądania do operatorów. Na przykład niech abonent potwierdzi, że jest tym samym Iwanem Iwanowiczem Iwanowem, dla którego wydano kartę SIM.

Nikt nie wie z góry, do kogo taka prośba zostanie wysłana i z jakiego powodu. Nie oznacza to jednak, że abonent jest przestępcą czy terrorystą. Operator ma obowiązek odpowiedzieć na takie żądanie, zażądać od abonenta danych i przekazać odpowiedź.

Od 1 czerwca 2018 r. Roskomnadzor będzie mógł wysyłać takie wnioski także do operatorów telekomunikacyjnych. Jeśli wydział będzie chciał zidentyfikować prawdziwego właściciela strony internetowej lub autora wpisu w serwisie społecznościowym, zrobi to za pośrednictwem operatora komórkowego.

Dlaczego umowa nie wystarczy?

Nawet jeśli umowa zawiera dane abonenta, faktycznym właścicielem karty SIM może być ktoś inny. Operator będzie chciał wiedzieć, kto faktycznie dzwoni lub wysyła wiadomości z tego numeru.

A jeśli umowa nie została zawarta, ale karta SIM jest aktywna, będziesz musiał poinformować, kto z niej korzysta. Jest to możliwe, jeśli korzystasz z anonimowej karty SIM, którą kupiłeś w metrze lub w centrum handlowym.

Czy dotyczy to tylko komunikacji mobilnej?

Nie, stacjonarny też. Telefon domowy również można wyłączyć. Kolejna kontrola dotyczy usług dostawców Internetu. Jeśli abonent nie potwierdzi danych osobowych w umowie, pozostanie bez Internetu, poczty elektronicznej i komunikatorów internetowych.

W jaki sposób abonenci otrzymają żądanie od operatora?

Najpierw sam operator otrzyma żądanie. Ma trzy dni na zażądanie od Ciebie danych osobowych.

Oto sposoby, jak możesz to zrobić:

• SMS-em;
• poprzez automatyczne wywoływanie;
• e-mailem, jeśli operator posiada adres;
• na swoim koncie osobistym.

Operator wyśle ​​zapytanie i będzie czekał na dokumenty od abonenta.

Jak potwierdzić dane osobowe?

Musisz przesłać operatorowi kopię swojego dokumentu tożsamości. Co więcej, nie należy tego robić tak, jak chcesz, ale zgodnie z zasadami. W przeciwnym wypadku odpowiedź nie zostanie zaliczona i połączenie zostanie zerwane.

Oto jak zweryfikować swoją tożsamość.

Bezpośrednio od operatora.Żaden sklep komunikacyjny nie będzie działać. Gdzie możesz złożyć dokumenty, musisz skontaktować się z operatorem. Będziesz potrzebować oryginalnej i osobistej obecności.

Poprzez Twoje konto osobiste na stronie operatora. Dokument musi być poświadczony wzmocnionym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpis ten nadal należy uzyskać z wyprzedzeniem - jest on płatny.

Za pośrednictwem usług rządowych, jeśli masz tam konto. Nie jest jeszcze jasne, w jaki sposób operatorzy otrzymają ten dokument. Nie zostały jeszcze zintegrowane z całym systemem i nie widzą dokumentów przesyłanych przez abonentów za pośrednictwem usług rządowych. Prawdopodobnie ten problem zostanie w jakiś sposób rozwiązany. Dopóki nie podejmą decyzji, metoda nie będzie działać.

A jeśli nic nie wyślesz, co się wtedy stanie? Nie chcę niczego potwierdzać.

Jeśli pojawi się prośba, będziesz musiał potwierdzić swoją tożsamość. Jest to obowiązek abonenta zgodnie z zasadami obowiązującymi w nowym wydaniu. I trzeba to zrobić dokładnie w sposób opisany w regulaminie, a nie w taki sposób, jaki lubisz. To także odpowiedzialność.

Żądanie operatora będzie wskazywało okres przestoju. Trzy dni przed tą datą otrzymasz ponowne przypomnienie. Następnie zablokują dostęp do usług komunikacyjnych.

Moja karta SIM jest zarejestrowana na krewnego. Czy w odpowiedzi na żądanie mogę przesłać kopię jego paszportu?

NIE. Istota żądania polega na tym, aby abonent potwierdził, że umowa została sporządzona na osobę korzystającą z usług. Musi sam potwierdzić swoją tożsamość. Kopia paszportu mamy, byłego męża czy nieznanej osoby z Internetu nie rozwiąże problemu. Nie można wysłać do operatora cudzego dokumentu i poświadczyć go swoim podpisem.

Wszystkie dane muszą się zgadzać: w umowie, dokumentach, koncie osobistym, podpisie elektronicznym. Jeśli coś nie pasuje, musisz ponownie wystawić umowę faktycznemu właścicielowi.

Co się stanie, jeśli nie otrzymam prośby lub nie będę mógł odpowiedzieć na czas? Nigdy nie wiadomo, czy jadę na wakacje, czy nie mam podpisu elektronicznego.

W regulaminie nie ma nic na ten temat. Najprawdopodobniej operator będzie czekać tak długo, jak to możliwe zgodnie z prawem. A potem zablokuje usługi, aby uniknąć problemów.

Ale to nie znaczy, że każdy będzie musiał potwierdzić swoje dane osobowe?

Nikt nie wie od kogo, kiedy i dlaczego będą tego żądać. Lepiej się przygotuj.

Mam stawkę korporacyjną. Czy nie mogą przenieść moich danych?

Wkrótce to zrobią. 1 czerwca 2018 roku wejdzie w życie nowelizacja prawa komunikacyjnego w tym zakresie. Jeżeli abonentem jest osoba prawna lub indywidualny przedsiębiorca, a karty SIM są zarejestrowane na pracowników, ich dane osobowe mogą być przekazywane bez zgody.

Co powinieneś zrobić już teraz, aby odpowiedzieć na swoją prośbę w terminie i nie pozostać bez komunikacji?

Sprawdź na kogo zarejestrowana jest karta SIM, umowę z operatorem oraz numer telefonu domowego. Zadbaj o porządek w swoich dokumentach.

Zarejestruj się w usługach rządowych. Prędzej czy później operatorzy telekomunikacyjni się z nimi połączą i system zacznie działać.

Śledź powiadomienia od operatora, aby nie przegapić żadnego żądania.

Oszuści mogą wykorzystać tę sytuację, aby uzyskać kopię paszportu lub oszukać Cię w inny sposób. Śledź, na jakie prośby odpowiadasz i dokąd wysyłasz dokumenty.

Większość klientów poczty e-mail, w tym Gmaila, Mail.ru, Microsoft Outlook, Thunderbirda Mozilli, pozwalają na dodanie wielu odbiorców Kopia(w języku angielskim akceptowany jest skrót SS), Lub UDW (CCB). W Kopie odbiorcy mogą zobaczyć adresy innych osób. W drugim przypadku tożsamość dodatkowych odbiorców jest ukryta.

Dodanie adresu odbiorcy

Niektóre programy poczty e-mail umożliwiają proste wprowadzenie nazwy użytkownika w polu, które następnie jest automatycznie wypełniane przez program.

Jeśli użyjesz tego pola do wysłania wiadomości e-mail do wielu osób, każda z nich będzie mogła zobaczyć pełną listę pozostałych odbiorców.

Jak utworzyć kopię wiadomości e-mail

Możesz wyświetlić listę odbiorców wiadomości e-mail, po prostu wprowadzając listę adresów w polu Kopiuj, który zwykle znajduje się bezpośrednio pod polem Do kogo. Wszyscy w tym łańcuchu odbiorców będą mogli zobaczyć nazwiska i adresy e-mail wszystkich pozostałych odbiorców:

Jak BCC wiadomości e-mail

Możesz używać tej funkcji zarówno w przypadku e-maili indywidualnych, jak i grupowych. Jest to szczególnie przydatne, jeśli chcesz zachować prywatność swoich kontaktów, chronić je przed spamem i niechcianymi e-mailami lub po prostu nie chcesz, aby Twoi odbiorcy wiedzieli, kto otrzymał tę samą wiadomość.

Pole Ukryta kopia nie zawsze jest domyślnie dostępna dla wszystkich klientów poczty e-mail. Na przykład w Perspektywy Będziesz musiał udać się do Opcje aby uzyskać dostęp do ustawień; V Thunderbird będziesz musiał wybrać tę funkcję z menu rozwijanego; V Gmaila trzeba nacisnąć przycisk Kopiuj I Ukryta kopia; V Poczta Windows Live Będziesz musiał nacisnąć klawisze jednocześnie Alt + B.

Zdjęcie: © Web Hosting - Unsplash.com

Prawdopodobnie już to zauważyłeśpo otrzymaniu listów od niektórych autoróww sekcji „do” znajduje się lista kilkudziesięciu e-maili różnych osób. Co więcej, ani Ty, ani te osoby nie wyraziliście zgody na „ujawnienie” tych e-maili. Naturalnie część odbiorców wypisze się z tej listy mailingowej (wszyscy jesteśmy zmęczeni napływem spamu do naszych e-maili). Jedno jest jednak pewne – wszyscy odbiorcy potraktują autora newslettera jako osobę nieprofesjonalną. I jest mało prawdopodobne, że zgodzą się przyjąć jego ofertę.

Rozważmy tę możliwość na przykładzie najpopularniejszego adresu e-mail do korespondencji biznesowej: gmail.com

Zwykle do wysyłania wiadomości e-mail służy okno Utwórz. Klikając na niego, zobaczysz nowe okno „Nowa wiadomość”, w którym wstawisz wszystko, co jest niezbędne do utworzenia i wysłania samego listu.

Zwykle wstawiamy e-maile naszych odbiorców do okna „Odbiorcy”.

Kopia oznacza „dokładną kopię”. To pole jest używane, gdy chcesz po prostu wysłać wiadomość e-mail do osoby, która nie jest głównym odbiorcą. W ten sposób będziesz na bieżąco informować daną osobę, jednocześnie informując ją, że nie musi odpowiadać na wiadomość e-mail. Ale wszyscy odbiorcy tego listu widzą swoje adresy (a nawet nazwiska).

Dlatego użycie tego pola jest jednym z najlepszych sposobów wysłania wiadomości e-mail do dużej liczby osób i zachowania poufności. Oznacza to, że nie zrujnujesz swojej relacji z nimi. Korzystając z tej funkcji, możesz wstawić do 30 e-maili. Oznacza to, że jednym kliknięciem możesz wysłać ten list do 30 odbiorców jednocześnie, bez ujawniania ich adresów e-mail.

W razie potrzeby możesz wstawić zdjęcie do treści listu ( 4 ) lub załącz plik ( 5 ).

To właśnie ta poczta zapewnia maksymalną liczbę możliwości edycji.

Podobnie możesz wysłać list do kilku odbiorców jednocześnie za pośrednictwem poczty yandex.ru.

Kliknij „Napisz”, a następnie w oknie „Do” ( 1 ) wpisz adres e-mail pierwszego odbiorcy, a następnie wybierz funkcję „Kopiuj” ( 2 ) lub UDW ( 3 ). W zależności od tego, czy chcesz, aby wszyscy odbiorcy Twojego listu widzieli wszystkie e-maile, czy też zachowali prawo do poufności adresów, wybierz jedną z funkcji. Aby dodać do listy każdy kolejny e-mail należy kliknąć w przycisk z wizerunkiem mężczyzny ze znakiem plusa przed nim ( 4 ). Następnie możesz wybrać swoich stałych odbiorców z listy rozwijanej lub wpisać ich adresy e-mail ręcznie.

Zdjęcia można pobrać z dysku Yandex, a pliki można załączyć w zwykły sposób.

Kliknij na przycisk „Zapisz”, pojawi się okno, w którym po kliknięciu myszką w oknie „Do” ( 1 ), pojawi się rozwijana lista zawierająca listę Twoich stałych odbiorców ( 2 ). Możesz wybrać z tej listy to, czego potrzebujesz. Lub po prostu wpisz żądany adres e-mail miejsce docelowe ręcznie.