Aby prowadzić działalność legalną, organizacje muszą posiadać oryginalne pieczęcie i pieczątki. Obecnie istnieje wiele typów takich atrybutów integralnych. I dla każdego z nich obowiązują specjalne zasady użytkowania.
Charakterystyka nowoczesnych produktów
Na terytorium Federacji Rosyjskiej znaczenie terminu „pieczęć” określono w GOST R 51511-2001 - głównym dokumencie regulacyjnym, który reguluje również wszystkie aktualne wymagania dotyczące głównych pieczęci (pieczęciowych i handlowych), a także pomocniczych (prosty).
Klisze omawianych produktów są wykonane z różnych materiałów. Może być stalowy, gumowy, silikonowy lub wykonany z metali nieżelaznych. Kształt powstałego nadruku również jest zróżnicowany: od klasycznych okrągłych, prostokątnych i trójkątnych po rzadziej spotykane figurowe.
Żywotność, łatwość obsługi i koszt są różne. Parametry te są determinowane z reguły wyborem materiału i metody produkcji. Na przykład metoda produkcji fotopolimerów charakteryzuje się niskim kosztem, ale powstałe produkty nie są zbyt wygodne (jeśli nie będziesz ostrożny, literówki mogą okazać się dość niewyraźne). Jakość nadruków zależy również bezpośrednio od głębokości reliefu kliszy, która może mieścić się w zakresie od 0,5 do 4 mm.
Pieczęcie i znaczki dla biznesu
Produkty te produkowane są w limitowanych ilościach i przeznaczone są wyłącznie do użytku biznesowego. Uzyskane za ich pomocą odciski umieszczane są na dokumentach w celu potwierdzenia ich autentyczności i mocy prawnej.
We współczesnych organizacjach komercyjnych stosuje się głównie trzy rodzaje produktów stemplowych:
Okrągły (służy do poświadczania lub potwierdzania dokumentów);
Pieczątki (do wewnętrznego obiegu dokumentów, a także do poświadczenia dokumentów o mniejszym znaczeniu);
Faksymile (wydruk wiernie odwzorowujący osobisty podpis menadżera).
W praktyce wykaz dokumentów, które można opatrzyć pieczęcią urzędową, ustalany jest indywidualnie dla każdej organizacji. Taka lista nabiera mocy prawnej na podstawie odpowiedniego zamówienia kierownika lub stanowi dodatek do instrukcji, które określają wszystkie zasady pracy z dokumentacją.
W drukarni IN-FOLIO mogą Państwo zlecić szybkie wykonanie dowolnych pieczątek i pieczątek o różnym przeznaczeniu.
Składając zamówienie na druk, kierownik na pewno zapyta Cię, z jakiego materiału wykonać kliszę, jaki sprzęt jest potrzebny? Koszt i jakość gotowego produktu zależy bezpośrednio od tych parametrów.
Z naszego artykułu dowiesz się, z czego składa się pieczęć dokumentowa, jakie są urządzenia drukujące oraz jakie rodzaje pieczątek i pieczątek są najwygodniejsze i najtrwalsze.
Z czego składa się pieczęć i stempel?
Głównymi elementami druku są klisze i wyposażenie. Na kliszy znajduje się trójwymiarowe lustrzane odbicie nadruku; służy on do wykonania nadruku. Osprzętem drukującym jest rączka, bez której nie da się zanurzyć kliszy w poduszce stemplowej bez jej zabrudzenia.
Domyślnie pieczątki i stemple wykonuje się za pomocą ręcznych narzędzi plastikowych, jednak nie jest to najwygodniejsza opcja. Dlatego wybór materiałów należy traktować poważnie. Możesz zamówić tylko jeden klisz, jeśli masz już gotowy sprzęt.
Kolejnym ważnym elementem jest poduszka do pieczątek wypełniona tuszem lub farbą. Mogą być wbudowane, wymienne, uniwersalne i specjalnie przeznaczone do nadruku (jeśli jest wielokolorowe lub posiada niewidoczne elementy chroniące przed promieniowaniem ultrafioletowym). Zwykle zapas atramentu wystarcza na ponad 3000 wydruków.
Z czego składa się znaczek? Z tych samych części co druk - klisze i sprzęt, ponieważ technicznie to jedno i to samo. Różnica między nimi polega na ich celu. Pieczęć ma moc prawną i poświadcza autentyczność dokumentu, podpisu i upoważnienia pracownika. Pieczęć służy wyłącznie do reprodukcji informacji, które muszą być stale powtarzane. Mogłoby być:
- nazwa instytucji lub wydziału,
- cel dokumentu,
- dane organizacyjne (adres, rachunek bankowy),
- tak zwane „nagłówki” i inne oficjalne informacje - „Kopia jest poprawna”, „Uzgodniono”, „Do księgowości”, „Do podpisu” i tym podobne.
Pieczątki znacznie ułatwiają formalności. Istnieją pewne różnice w wyglądzie. Znaczki z reguły mają tylko okrągły lub trójkątny kształt i standardowe rozmiary, ponieważ znaczki mogą być dowolne.
Oprzyrządowanie do stempli: co to jest?
Oprzyrządowanie jest najważniejszą częścią pieczęci lub stempla. To bryła z przyczepionym do niej kliszą, którą zanurza się w farbie lub tuszu i przenosi na papier. Sprzęt wykonany jest z drewna, tworzywa sztucznego lub metalu. Najtrwalszy jest oczywiście metal. Z założenia może być automatyczny lub ręczny. To, który z nich będzie najlepszy, zależy od tego, gdzie i jak zamierzasz go używać.
- Urządzenia automatyczne to idealna opcja dla biura, w którym stale trzeba certyfikować różne dokumenty. Dzięki specjalnemu mechanizmowi i wbudowanej podkładce do pieczątek klisza zostaje nasycona tuszem w ciągu sekundy. Aby zrobić wyraźny, jasny nadruk, nie trzeba podejmować znacznych wysiłków; wystarczy jedno kliknięcie.
- Sprzęt ręczny wykorzystywany jest głównie jako opcja mobilna podczas podróży służbowych, wyjazdów służbowych, konferencji i negocjacji. Zawsze możesz pracować z dokumentami w drodze. Zasadniczo jest to frazes z drewnianą, metalową i plastikową rączką. Podkładkę z tuszem należy zakupić osobno.
Dostępne jest także specjalne wyposażenie kieszonkowe w postaci szczelnie zamykanego pudełka z wbudowaną poduszką na pieczątki, kliszą i składaną rączką. Wygodnie jest nosić go w marynarce, teczce czy teczce z papierami, bez obawy, że farba wycieknie. Uważany jest za półautomatyczny, ponieważ klisza ma ciągły kontakt z poduszką stempla i jest w stanie pełnej gotowości do pracy. Pozostaje tylko odkręcić pokrywkę i umieścić nadruk.
Co to jest frazes pieczęci i stempla?
Wiele osób myli pojęcia związane z fokami. Największą trudność sprawia pytanie o frazes: co to jest – pieczęć czy pieczęć, niewielu powie z całą pewnością, że ani jedno, ani drugie. Klisz to ta część pieczęci lub stempla, na którą naniesiono lustrzane odbicie, która pozostawia odcisk (odcisk) na papierze. Jest wykonany z różnych materiałów, co bezpośrednio decyduje o tym, jak długo wytrzyma uszczelka i jak wygodna będzie w użyciu.
- Z fotopolimeru
- Wykonane z gumy
- Technologia Flash
Jest to niedroga i najszybsza opcja pod względem czasu produkcji. Jeśli z druku korzystasz stosunkowo rzadko, czyli wykonujesz nie więcej niż 20 wydruków dziennie, to druk fotopolimerowy wytrzyma około 2 lat. Do tego narzędzia nadaje się wyłącznie tusz na bazie wody; wydruki można umieszczać na papierze. Ponadto niektórych elementów zabezpieczających nie można wykonać na polimerze - na przykład siatki giloszowej.
Takie produkty nie są tanie, a ich produkcja zajmuje więcej czasu, ale wytrzymują znacznie dłużej. Przy intensywności użytkowania wynoszącej 50 wydruków dziennie lub więcej, żywotność wynosi około 15 lat. Stemple te pozostawiają wyraźny ślad na każdej powierzchni, w tym na metalu, plastiku, drewnie i tekstyliach. Nadają się zarówno do farb wodnych, jak i alkoholowych. Klisze o różnym stopniu skomplikowania wykonujemy z gumy metodą grawerowania laserowego: stemplowe, z ochronną drobną siateczką, mikroczcioną, ukrytymi elementami itp.
W tym przypadku podstawa wykonana jest z mikroporowatej gumy. Różni się od zwykłych klisz gumowych lub fotopolimerowych tym, że są wypełniane atramentem w procesie produkcyjnym. Dzięki temu nie musisz kupować podkładki do pieczątek osobno. Żywotność - od 5 lat lub więcej, zapas atramentu wystarcza na około 5000 wyraźnych wydruków. Gdy się skończą skontaktuj się z warsztatem a oni uzupełnią. Klisz wykonany z mikroporowatej gumy polega na jednoczesnym zastosowaniu kilku kolorów i wszelkiego rodzaju zabezpieczeń. Paleta jest znacznie szersza niż w przypadku zwykłych klisz.
Istnieją klisze metalowe, zwane także suchymi uszczelkami. Nie wymagają atramentu i służą do uzyskiwania odbitek wypukłych na papierze lub na wosku, laku i plastelinie. Gdzie potrzebne są takie wydruki? Przede wszystkim do plombowania sejfów, biur, skrzynek i ważnej korespondencji.
Wiedząc już z jakich materiałów powstają klisze pieczątkowe, czym są i jaki sprzęt wybrać, możesz zamówić dokładnie taką opcję, która najlepiej odpowiada potrzebom Twojej organizacji.
Komunikat prasowy przygotowany przez Graver.ru.
Twoja praca jest więc ściśle związana z tworzeniem i obiegiem dokumentów w naszej firmie. W pracy biurowej nie można obejść się bez użycia różnych pieczątek. Aby mieć pewność, że ważny dokument z podpisami kierownictwa nie zostanie zepsuty przez nieprawidłowe lub przedwczesne użycie pieczęci, konieczne jest zrozumienie specyfiki pracy z nimi.
Zacznijmy od najważniejszej rzeczy
W dużej organizacji istnieje wiele różnych pieczęci i pieczęci, ale zanim zaczniesz z nimi pracować, powinieneś pamiętać definicję i cel tego niezbędnego „narzędzia pracy” dla pracownika biurowego.
Termin "foka" zapisane w GOST R 51511–2001, który reguluje wymagania dotyczące jednego z najpopularniejszych, poszukiwanych i ważnych rodzajów produktów znaczkowych w każdej organizacji - pieczęci urzędowej.
Dokumenty stempluje się za pomocą specjalnego narzędzia składającego się z formy drukarskiej przymocowanej do elementu wyposażenia. Forma drukarska wyglądem przypomina płytę, której relief powierzchniowy jest lustrzanym odbiciem obrazu naniesionego na papier lub inny nośnik. Klisz może mieć kształt okrągły, prostokątny, trójkątny lub, rzadziej, kształt figurowy. Wykonany jest z gęstej gumy, silikonu, stali lub stopów metali nieżelaznych. Do produkcji uszczelek stosowane są technologie wulkanizacji, fotopolimeru i grawerowania laserowego.
Żywotność i koszt produktów znaczkowych zależą od metody wykonania kliszy. Na przykład metoda fotopolimerowa jest najtańsza pod względem kosztów produkcji, ale z takimi wydrukami trzeba pracować ostrożnie, w przeciwnym razie wydruk może okazać się niewyraźny. O jakości powstałych nadruków, a także o trwałości nadruku decyduje głębokość reliefu kliszy, która najczęściej waha się w granicach 0,5-4 mm.
O rodzajach uszczelek
Najbardziej poszukiwane w biznesie są:
- pieczęcie okrągłe służące do poświadczania lub potwierdzania autentyczności dokumentów (m.in. pieczęcie stemplowe, pieczęcie główne organizacji, lekarzy, prawników);
- znaczki przeznaczone do wykonania nadruku z informacją graficzną lub tekstową (mogą zawierać pola do ręcznego wpisania dodatkowych informacji);
- faksy, które dokładnie odzwierciedlają osobisty podpis starszego pracownika.
Wybór odpowiedniego druku przy zakupie
Aby mieć pewność, że zewnętrzna powierzchnia płyty drukarskiej nie ulegnie uszkodzeniu podczas transportu i przechowywania, producenci często wyposażają ją w nakładkę ochronną. Jeśli Twój szef powierza Ci wybór i zakup klasycznej plomby, przyjrzyj się bliżej produktom z zakręcaną pokrywką. Taki sposób zapinania zapewni, że klisze będą zabezpieczone przed przypadkowym uszkodzeniem.
Forma drukowa w swojej klasycznej formie mocowana jest na główce narzędzia drewnianego, metalowego lub plastikowego, którego przeciwny koniec pełni funkcję rączki i posiada zgrubienie. We współczesnej pracy biurowej większe zapotrzebowanie na sprzęt automatyczny, ponieważ takie urządzenia wymagają mniej ostrożnej obsługi i umożliwiają:
- przyspieszyć pracę;
- poprawić jakość druku dzięki funkcjom urządzenia automatyzującego;
- uprościć przechowywanie i transport.
Obowiązkowym atrybutem każdego znaczka lub pieczęci jest poduszka do stempli impregnowana kompozycją koloryzującą. Zwykle jest to prostokątny kawałek gumy piankowej umieszczony w plastikowym pudełku. Podczas pracy ze stemplami automatycznymi nie jest wymagana osobna poduszka do pieczątek, ponieważ element ten jest dołączony przez producenta do korpusu urządzenia. Gdy nie jest używana, głowica sprzętu ściśle dopasowuje się do podkładki dzięki sprężynie. W pozycji roboczej głowica z kliszą jest odwrócona i dociśnięta do nośnika. Dzięki temu na dokumencie pozostaje wyraźny i jasny nadruk. Drukowanie na urządzeniach automatycznych zajmuje mniej miejsca na biurku, a brak osobnej poduszki na pieczątki zmniejszy ryzyko zabrudzeń dokumentów. W przypadku dużych nakładów pracy optymalnym rozwiązaniem jest drukowanie lub stemplowanie za pomocą urządzeń automatycznych.
Co kierownik biura musi wiedzieć o prawnej stronie posługiwania się pieczątkami i pieczątkami?
Organizacje komercyjne i rządowe stosują różne rodzaje pieczęci, najważniejszą z nich jest pieczęć okrągła. Zgodnie z przepisami nr 208-FZ, nr 14-FZ i nr 161-FZ zamknięte lub otwarte spółki akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przedsiębiorstwa komunalne i unitarne mają obowiązek posiadania własnej pieczęci w kształcie koła . Zgodnie z prawem musi zawierać pełną nazwę osoby prawnej i jej adres. Często umieszczane są tutaj również informacje o OGRN i NIP, skróty lub znaki specjalne.
W przypadku przedsiębiorców indywidualnych wymagania są mniej rygorystyczne, jednak w praktyce większość przedsiębiorców indywidualnych posiada własną pieczątkę. Posiadanie własnej pieczątki jest konieczne, jeśli przedsiębiorca planuje dokonywać transakcji finansowych w formie gotówkowej lub bezgotówkowej bez korzystania z kasy fiskalnej, wypełniać książeczki pracy, listy przewozowe i inne dokumenty. Wymagania te reguluje ustawa nr 129-FZ.
Pracując ze znaczkami pracownik urzędu powinien pamiętać, że zgodnie z art. 327 Kodeksu karnego Federacji Rosyjskiej fałszowanie pieczęci urzędowych jest przestępstwem. W ustawie miejskiej nr 2-FKZ można znaleźć wykaz firm, które mają prawo używać symboli stemplowych na pieczęciach okrągłych.
Jak wybrać tusz do pieczątek?
Najpopularniejszym rodzajem tuszu do pieczątek w biurach jest tusz na bazie wody. Służy do uzupełniania pieczątek każdego typu, nadaje się do klisz gumowych i fotopolimerowych, współpracuje ze zwykłym papierem do drukarek.
Jeśli chcesz drukować na nośnikach błyszczących, lepiej zastosować kompozycję na bazie alkoholu etylowego. Tłumaczy się to dużą szybkością odparowywania rozpuszczalnika, w wyniku czego farba pozostaje na słabo chłonnej powierzchni, a wydruk nie jest rozmazany. Oprócz papieru błyszczącego, atramenty alkoholowe można stosować do druku na polietylenie, szkle, metalu i innych gładkich powierzchniach. Należy pamiętać, że masy te nie są przeznaczone do współpracy z uszczelkami automatycznymi i kliszami fotopolimerowymi.
Jeśli zdarza Ci się pracować z wydrukami flash, lepiej wybrać do nich tusze na bazie oleju. Kompozycje te są optymalne dla materiałów porowatych, jednak ich główną zaletą jest wysoka odporność powstałego druku na ścieranie.
Napełnianie uszczelki: szybko i dokładnie
Przypadek zastosowania klasycznej pieczątki z oddzielną poduszką do pieczątek jest najprostszy pod względem uzupełniania atramentu. Aby to zrobić, należy skierować dyszę butelki z atramentem w stronę podkładki piankowej i kilkakrotnie osuszyć ją w różnych miejscach. Równomierne rozprowadzenie emulsji na piance nastąpi po wykonaniu kilku wycisków.
Aby ponownie napełnić podkładkę do pieczęci w druku automatycznym, będziesz musiał zdemontować sprzęt i wyjąć sam porowaty dysk. Kolejnym etapem jest poziomowanie, gdyż zazwyczaj pozostają na nim ślady klisz. Aby to zrobić, należy kilka razy przeciągnąć po powierzchni kawałek drutu lub niezagięty spinacz biurowy. Impregnacja atramentu nie różni się niczym od podobnej operacji w przypadku druku ręcznego.
Przy uzupełnianiu druku flash należy najpierw odkręcić pierścień mocujący, a co za tym idzie zdjąć kliszę i podkładkę amortyzującą. Klisz nasącza się farbą ze strzykawki co najmniej trzy razy i pozostawia do wyschnięcia na około godzinę. Następnie urządzenie składa się w odwrotnej kolejności i wykonuje się kilka wycisków w celu równomiernego rozprowadzenia atramentu.
Wykonywanie pieczęci własnymi rękami
Podczas pracy z pieczęcią czy stemplem największe obciążenie ponosi klisza, dlatego ten konkretny element narzędzia wymaga ostrożnego obchodzenia się. Nie naciskaj zbyt mocno i ostro na stempel lub pieczęć, gdyż może to spowodować uszkodzenie reliefu płyty drukarskiej lub zniekształcenie urządzenia. W przypadku takiej deformacji wydruk będzie się rozmazał, nie każda organizacja przyjmie taki dokument. Typową oznaką problemu z przekrzywieniem płyty są niecałkowicie wydrukowane elementy wzoru lub tekstu na wydruku.
Przy wielokrotnym użytkowaniu przestrzeń pomiędzy występami i wgłębieniami na kliszy zatyka się papierowym pyłem, niewidocznym dla oka. Rezultatem jest obecność plam i plam zamiast liter lub cyfr na obrazie. Wadę tę można wyeliminować dokładnie czyszcząc płytę drukową starą szczoteczką do zębów pod bieżącą wodą. Lepiej nie używać detergentów, mydła i środków ściernych.
Częstym problemem związanym z datownikami i innymi stemplami automatycznymi jest utrata elementu ustalającego. Na zewnątrz objawia się to rozmyciem powstałego obrazu, na co nie można pozwolić w przypadku większości dokumentów. W eliminowanie takich problemów zaangażowane są specjalne organizacje, jednak w zwykłym sklepie z artykułami biurowymi znajdują się zestawy z nową podstawą do drukowania i taśmą klejącą, która służy jako element ustalający.
Zniszczenie pieczęci
W praktyce biznesowej nie można już stosować druku z następujących powodów:
- jego awaria na skutek zużycia lub uszkodzenia;
- na skutek likwidacji lub zmiany danych podmiotu prawnego, który jest jej właścicielem.
W takich okolicznościach, a także w przypadku jego fizycznego zniszczenia (np. w wyniku pożaru) lub utraty w wyniku zagubienia lub kradzieży, konieczne będzie przejście procedury wyrobienia nowej pieczęci.
Przed skontaktowaniem się z firmą specjalizującą się w produkcji wyrobów stemplowych należy jednak zniszczyć nienadający się do użytku znaczek. Jeżeli tej manipulacji dokona firma będąca właścicielem tej pieczęci, konieczne będzie pobranie prowizji i sporządzenie specjalnego aktu. W niektórych przypadkach niszczenie znaczków powierzane jest organizacjom zewnętrznym, często sklepom ze znaczkami. Dlatego jeśli jesteś odpowiedzialny za pieczęć i odkryjesz, że nie nadaje się ona do użytku, zgłoś problem kierownictwu tak szybko, jak to możliwe.
Praca ze stemplami nakłada na pracownika urzędu pewną odpowiedzialność. Ale dzięki pewnym umiejętnościom, które nieuchronnie pojawią się z czasem, znaczki i pieczęcie mogą stać się prawdziwymi pomocnikami. Powodzenia!
Na początku kwietnia 2015 roku została wydana ustawa federalna nr 82-FZ, zgodnie z którą druk przestaje być obowiązkowym atrybutem organizacji.
Jaki powinien być
Niezależnie od formy organizacyjnej, stereotyp organizacyjny musi zawierać jego pełną nazwę i adres. Dopuszczalne jest wskazanie w języku obcym. Akty regulacyjne nie regulują ani wielkości kliszy, ani jej koloru.
Ponadto nie wiadomo, czy możliwe jest wskazanie skróconej nazwy firmy, a także uzupełnienie pieczęci o takie dane, jak napisy „do dokumentów” lub „do faktur”. Można stwierdzić, że ustawodawca pozostawił swobodę umieszczania nazwy skróconej i napisów w gestii przedsiębiorców.
Ogólnie przyjęty rozmiar to 38-42 mm. Zazwyczaj znaczek firmy jest niebieski lub fioletowy. Jeżeli dokument zostanie zgubiony lub zniszczony, firma ma obowiązek wyprodukować nowy egzemplarz. To samo dotyczy sytuacji, gdy organizacja zmieniła dane wskazane na wydruku (na przykład adres lub nazwę).
Ustawa federalna nr 82-FZ dopuszcza możliwość, że organizacja nie posiada pieczęci, jednak prawo zobowiązuje do stosowania pieczęci na ścisłych formularzach sprawozdawczych, w zeszytach pracy, a także w zamówieniach gotówkowych. Wynika z tego, że dopóki w regulaminie pozostanie wzmianka o obowiązkowym umieszczaniu na jakiejś dokumentacji, firma ma obowiązek ją posiadać.
Oczywiście od powyższych zasad istnieją pewne wyjątki. Tym samym wpis do księgi pracy pracownika może być poświadczony nie tylko niebieską pieczątką firmy, ale także pieczęcią służby personalnej.
Stosowanie plomb jest obowiązkowe, jeżeli firma nie spisała w umowie z konkretnym kontrahentem klauzuli dotyczącej ewentualnego jej niestosowania. W przypadku braku takiej klauzuli transakcja może zostać uznana za nieważną.
Na dokumentach umieszcza się stempel, aby nadać im moc prawną. Jednak nie każda dokumentacja tego wymaga. Na niektórych dokumenty personalne Możesz przegapić dodanie tego szczegółu.
Niektóre są potwierdzone pieczątką dokumenty księgowe(na przykład szacunki i instrukcje). Cała dokumentacja składowa, umowy i umowy dodatkowe również muszą być certyfikowane.
Odcisk umieszcza się u dołu tekstu, obok podpisu urzędnika. W żadnym wypadku pieczątka nie powinna pojawiać się na transkrypcie podpisu. Czasami w miejscu, w którym nałożono pieczęć, umieszcza się znak „M”. P." lub „Miejsce pieczęci” i należy na nim umieścić odcisk.
Podstawowy
Dokumentacja pierwotna w firmie to tzw. księgowość pierwotna, tzn pierwszy etap podsumowywania działań w organizacji. Dokumenty podstawowe to te, które mogą potwierdzić istnienie transakcji biznesowej. Wszystkie informacje zawarte w „podstawowym” muszą znaleźć odzwierciedlenie w rachunkowości. 
Znaczek umieszczany jest na tych papierach pierwotnych, które są wykonane w ujednoliconej formie. Przykładem ujednoliconego dokumentu podstawowego jest dowód dostawy sporządzony przy użyciu formatu . Jeśli firma sama zatwierdzi formę dowolnego dokumentu pierwotnego, wówczas umieszczenie pieczęci nie jest obowiązkowe.
Zamówienia
Zamówienie jest dokumentem wewnętrznym w organizacji, tj. on nie wykracza poza to. Tym samym umieszczenie nadruku na zamówieniu nie jest obowiązkowe i w większości przypadków jest pomijane. Jeśli pracownik poprosi o kopię zamówienia, wówczas kopia jest poświadczona zgodnie ze wszystkimi normami, opatrzona pieczęcią i innymi istotnymi szczegółami.
Pieczęć nie jest umieszczana na żadnej dokumentacji wewnętrznej firmy. Jedynym obowiązkowym szczegółem, który musi znajdować się na zamówieniu, jest podpis menedżera.
Papiery firmowe organizacji
Stempel umieszczany jest na papierze firmowym organizacji, w zależności od sposobu wykonania formularza. Jeśli więc papier firmowy należy do ścisłych formularzy sprawozdawczych, wymagany jest nadruk na takim papierze. Jeżeli papier firmowy organizacji jest wydawany na wielokolorowym papierze z logo firmy, wówczas nie umieszcza się żadnego nadruku.
Aby poświadczyć zwykły list informacyjny na papierze firmowym organizacji, wystarczy złożyć podpis urzędnika. W niektórych przypadkach wymagany jest nadruk na papierze firmowym. Pieczęć umieszczana jest na listach gwarancyjnych, a także na pełnomocnictwach (np. do reprezentowania interesów spółki w sądzie lub do otrzymania majątku materialnego).
Inny
Umieszczenie stempla na dokumencie, na którym nie jest on umieszczony, nie powoduje wszczęcia postępowania. Jeśli jednak nie umieścisz tej informacji na dokumentach wymaganych w ten sposób poświadczenia, konsekwencje mogą być niekorzystne.
Dokument, który nie zostanie odpowiednio poświadczony, straci moc prawną i nie będzie mógł być już uznawany za dowód w postępowaniu sądowym.
Oprócz powyższych dokumentów wymagane jest zaświadczenie następujące rodzaje dokumentów:
Wypełniając zeszyt ćwiczeń, należy wziąć pod uwagę następujące punkty. Pieczęć organizacji musi znajdować się na stronie tytułowej księgi. Jeżeli dane osobowe pracownika uległy zmianie – na wewnętrznej stronie okładki. W przypadku zwolnienia do zawiadomienia o zwolnieniu należy zawsze dołączyć niebieską pieczęć organizacji.
Typowe wrażenia
W zależności od formy organizacyjnej przedsiębiorstwa Odciski pieczęci mogą różnić się wyglądem. Zatem odcisk indywidualnego przedsiębiorcy jest nieco prostszy niż odcisk spółki LLC lub CJSC i zawiera mniej obowiązkowych elementów. Przyjrzyjmy się typowym odciskom znaczków w zależności od rodzaju i kształtu firmy.
- Prosty. Zawiera w środku nazwę organizacji, a w ramce formę działalności organizacyjnej oraz ORGN i KPP. Na obramowaniu można umieścić także adres firmy.
- Z mikrotekstem. W takich uszczelkach, w przeciwieństwie do poprzednich, występuje bardziej złożone obrzeże, biegnące wzdłuż krawędzi w 2 warstwach. Warstwa zewnętrzna zawiera mniejszy tekst, który wskazuje np. jego numer rejestracyjny. W wewnętrznej warstwie obrzeża, jak również w prostym druku, znajduje się adres, OGRN oraz forma organizacyjna firmy.
- Z ozdobną krawędzią. Duże firmy preferują w swojej działalności wykorzystywanie fantazyjnych nadruków, w których pomiędzy wewnętrzną i zewnętrzną warstwą krawędzi znajduje się wzór.
- Dla indywidualnych przedsiębiorców. Z reguły pośrodku znajduje się pełna nazwa przedsiębiorcy, a wzdłuż krawędzi znajdują się takie dane, jak adres, a także NIP.
Z tego filmu dowiesz się, jakie dokumenty są stemplowane.
Cechy mocowania
Pieczęć jest wymagana do umieszczania na wszystkich umowach, większości dokumentów personalnych, a także. Listy gwarancyjne i akty nie mają mocy prawnej, jeśli nie są ostemplowane. Nic złego się nie stanie, jeśli umieścisz go na dokumencie, na którym nie jest wymagana pieczątka. Należy jednak zawsze umieszczać go tam, gdzie jego obecność może być później potrzebna w trakcie postępowania sądowego.
Niektóre firmy opracowują specjalne przepisy lub instrukcje dotyczące stosowania pieczęci. Z reguły jest zatwierdzany przez kierownika i zawiera takie sekcje, jak lista znaczków używanych w organizacji, miejsce ich przechowywania oraz procedura użycia.
Pieczęć umieszcza się wyłącznie obok podpisu urzędnika, który jest uprawniony do podpisywania tego typu dokumentów. Z reguły jest to albo szef firmy, albo zaufany przedstawiciel.
Znaczenie prawne tego szczegółu polega na poświadczeniu podpisu urzędnika wchodzącego w skład kręgu kierowniczego osób pracujących w firmie, której nazwisko widnieje na pieczęci.
Odcisk nie może być umieszczony obok podpisu zwykłego pracownika firmy. Pożądane jest, aby pieczęć nie zachodziła na podpis urzędnika, była czytelna i umożliwiała rozróżnienie wszystkich zawartych na niej informacji.
Zgodnie z GOST R 51511-2001 „Pieczęcie z reprodukcją godła państwowego Federacji Rosyjskiej. Kształt, wymiary i wymagania techniczne” foka - jest to „urządzenie zawierające blok drukujący do wykonywania odcisków na papierze”.
Jak widać definicja jest dość ogólna. Bardziej informacyjny jest GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące dokumentów”, w którym znajduje się ten szczegół 25 „Odcisk pieczęci” „poświadcza autentyczność podpisu urzędnika na dokumentach poświadczających prawa osób, stwierdzających fakty dotyczące majątku finansowego, a także na innych dokumentach przewidujących poświadczenie autentycznego podpisu. Dokumenty są poświadczone pieczęcią organizacji”.
Do pytania co dokładnie powinno być przedstawione na pieczęci osoby prawnej(nazwiemy to), odpowiedz na klauzulę 5 art. 2 ustawy federalnej „O spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością” z dnia 08.02.1998 nr 14-FZ, a także art. 2 ustawy federalnej „O spółkach akcyjnych” z dnia 26 grudnia 1995 r. nr 208-FZ. Artykuły te zawierają prawie identyczny tekst, z którego wynika, że pieczęcie spółek LLC i JSC muszą zawierać:
- pełna nazwa firmy LLC lub JSC;
- lokalizacja LLC lub JSC.
Ponadto pieczęcie spółki LLC lub JSC mogą zawierać nazwę firmy w dowolnym języku narodów Federacji Rosyjskiej i (lub) języku obcym.
Oddziały i przedstawicielstwa firm muszą umieścić na pieczątkach tę samą informację, dodatkowo dopisek „Oddział” lub „Przedstawicielstwo”.
To tylko wymagania minimalne. Osoba prawna może według własnego uznania umieścić na pieczęci własne logo, godło, dane bankowe, dane kontaktowe itp.
Przykłady uszczelek z GOST R 51511-2001:
Przykład 1
Pieczęcie firm biznesowych
Zwiń pokaz
We wspomnianym GOST można również znaleźć wymagania dotyczące procedury produkcji, używania, rejestrowania, przechowywania i niszczenia pieczęci, ale są one obowiązkowe tylko dla organizacji posługujących się symbolami państwowymi. Wymagania techniczne dotyczące pieczęci organizacji zawarte są w Krajowej Normie Federacji Rosyjskiej „Pieczęcie certyfikacyjne mastyksu. Kształt, wymiary i wymagania techniczne” (zatwierdzone na podstawie ustawy federalnej z dnia 27 grudnia 2002 r. nr 184-FZ „O przepisach technicznych”). Tutaj wymienione są na przykład rozmiary, jakie powinna mieć zarówno sama pieczęć, jak i znajdujące się na niej obrazy.
Dotyczący pieczęć, to nie ma na to oficjalnej definicji. Potraktujemy to jako znaczek klisza z tekstem, której celem jest odtworzenie tego tekstu, tak aby nie musiał być pisany ręcznie.
Przykład 2
Znaczki do różnych celów
Zwiń pokaz
Rodzaje pieczęci w organizacji
Każda organizacja, a także indywidualni przedsiębiorcy, mają prawo produkować na swoje potrzeby dodatkowe uszczelki. Zostaną one rozesłane do jednostek strukturalnych i naniesione przez ich pracowników na ściśle określone dokumenty. Które należy określić w odpowiednich przepisach (patrz paragrafy 5.2 i 5.3 w przykładzie 12).
Przykład 3
Dodatkowe znaczki
Zwiń pokaz
Do stosowania dodatkowych plomb należy podchodzić z pewną ostrożnością, gdyż ich ważność prawna może zostać poddana w wątpliwość. Zalecamy umieszczanie głównej pieczęci organizacji na dokumentach składanych organom rządowym i regulacyjnym. Nie ma nic złego w używaniu dodatkowej pieczęci, ale lokalni urzędnicy mogą odmówić przyjęcia poświadczonych przez nich dokumentów. Aby uniknąć niepotrzebnych opóźnień, lepiej natychmiast zastosować uszczelkę główną.
Na uwagę zasługuje także pieczątka „Dla kontraktów”. Czy można to zapisać w umowach? Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej nie zawiera wymogu poświadczania podpisów w umowie pieczęcią. Jednak sama umowa może zawierać warunek, że podpis jest poświadczony główną pieczęcią organizacji. Jeśli nie ma takiego warunku, możesz umieścić pieczątkę „W przypadku umów”.
Najważniejsza pieczęć organizacji przechowywana jest w sejfie obsługi przedszkola, zastępcy generalnego lub samego dyrektora. Wszystkie pozostałe pieczęcie, a także znaczki, są rozdzielane pomiędzy jednostkami strukturalnymi. W celu kontroli ich przechowywania i stosowania zaleca się wyznaczyć osoby odpowiedzialne. Najbardziej logiczne byłoby powierzenie przechowywania pieczątek i pieczątek pracownikom odpowiedzialnym za pracę biurową w działach. W tym celu tworzone jest zlecenie na działalność główną (jej część administracyjną pokazano na przykładzie 4).
Przykład 4
Część administracyjna zarządzenia wyznaczająca osoby odpowiedzialne za przechowywanie i używanie pieczęci i pieczęci w jednostkach strukturalnych
Zwiń pokaz
Zarządzenie przechodzi zwykłą procedurę zatwierdzenia i podpisania przez dyrektora generalnego, po czym musi zostać przeczytane i podpisane przez wszystkich pracowników wyznaczonych do odpowiedzialności za pieczęcie.
Rachunkowość pieczęci i znaczków
Wszystkie pieczęcie i pieczątki organizacji podlegają rejestracji. Informacje o tym, w jakim oddziale znajduje się dany znaczek lub pieczęć, kiedy i komu został wydany, przekazany i zniszczony, zamieszczane są w specjalnym dzienniku. Ponieważ dziennik ten zawiera odciski pieczęci i pieczęci, a także odręczne podpisy odpowiedzialnych za nie pracowników, jest on pisany ręcznie. Możliwy skład kolumn i sposób napełniania pokazano w przykładzie 5.
Czasem foki muszą opuścić organizację i udać się np. na spotkanie z kontrahentem, w efekcie czego od razu zostanie podpisany protokół rozbieżności w umowie. Menedżer udający się na spotkanie musi zabrać ze sobą pieczęć. Fakt ten, a także fakt, że pieczęć została im zwrócona, odnotowuje się w specjalnym dzienniku – patrz przykład 6.
Gdzie i jak umieścić pieczątkę?
Jeżeli forma dokumentu wymaga opatrzenia pieczęcią, miejsce odcisku można oznaczyć literami „MP”. („Miejsce wydruku”) W takim przypadku nadruk można umieścić bezpośrednio na tych literach. Zobacz przykład 7.
Czasami znak ten umieszczany jest w specjalnie zaprojektowanym i obrysowanym polu do nadruku (jak w przykładzie 8). Następnie należy spróbować zmieścić uszczelkę w środku, nie przekraczając wyznaczonej granicy. Na przykład ta opcja jest dostępna na Karcie z próbkami podpisów i odcisków pieczęci, których forma jest zatwierdzona instrukcją Banku Rosji nr 28-I z dnia 14 września 2006 r. (w potocznym języku nazywa się to kartą bankową) .
Przykład 7
Umieszczenie odcisku pieczęci przy wskazaniu jej miejsca – „M.P.”
Zwiń pokaz
Przykład 8
Umieszczenie odcisku pieczęci w specjalnie wyznaczonym polu
Zwiń pokaz
Jeżeli miejsce na odcisk nie jest wyznaczone, a do poświadczenia podpisu urzędnika wymagana jest pieczęć, należy ją umieścić w taki sposób, aby uchwycić niewielkie fragmenty stanowiska i podpisu potwierdzanego (patrz przykład 9). Zasada ta nie jest nigdzie ustalona i jest raczej zwyczajem biznesowym. Z logicznego punktu widzenia zwyczaj ten jest w pełni uzasadniony: faktycznie, jeśli pieczątkę umieszcza się po podpisaniu dokumentu, to osoba ją umieszczająca może to zrobić tak, aby pieczęć stała w określonym miejscu – dotykając fragmentu dokumentu stanowisko i podpis, jednocześnie pozostawiając je czytelne. Odcisk całkowicie zakrywający podpis utrudnia jego identyfikację, a jeżeli znajduje się gdzieś daleko od niego, może budzić wątpliwości, czy został on umieszczony po podpisaniu dokumentu.
Jeżeli forma dokumentu nie pozwala na umieszczenie odcisku pieczęci, wpływającego jednocześnie na podpis i położenie, wówczas lepiej jest „zahaczyć” podpis.
Przykład 9
Umieszczenie odcisku pieczęci podczas poświadczania podpisu urzędnika
Zwiń pokaz
Przybliżona lista dokumentów, na których umieszczona jest oficjalna pieczęć, znajduje się w dodatku 8 do Zaleceń metodologicznych dotyczących wdrożenia GOST R 6.30-2003. Organizacja ma prawo sporządzić dla siebie taką listę, ustalając obowiązkowy charakter jej stosowania. Jeśli organizacja wykorzystuje w swojej pracy nie tylko główne, ale także dodatkowe pieczęcie, wówczas dla wszystkich konieczne jest określenie, na jakich dokumentach zostaną umieszczone.
Miejsca przybijania znaczków są z reguły znane, a często wręcz odnotowane w lokalnych przepisach. Zatem Instrukcja Pracy Urzędu może wskazywać, że stempel „Nr przychodzący” umieszcza się w prawym dolnym rogu dokumentu, a stempel „Nr sprawy” w lewym dolnym rogu.
Niszczenie pieczęci i znaczków
Prawidłowe rozliczenie pieczęci i znaczków oznacza także ich właściwe zniszczenie. Zużytych lub uszkodzonych uszczelek nie należy wyrzucać do śmieci., zwłaszcza bez powiadamiania odpowiedzialnego serwisu. Wszystkie niepotrzebne lub bezużyteczne pieczęcie i znaczki gromadzone są w tym ostatnim w celu późniejszego zniszczenia. Odnotowuje się to w Dzienniku pieczęci i pieczęci (patrz w przykładzie 5 kolumny dotyczące zwrotu pieczęci do służby administracyjno-gospodarczej (AHS), są one wypełnione w wierszu 24).
Za niszczenie pieczęci i znaczków odpowiada specjalna komisja. Tworzy się go na polecenie kierownika organizacji. Może mieć charakter stały, tworzony na rok lub jednorazowy w zależności od potrzeb.
Zniszczenie pieczęci oznacza uczynienie jej klisz całkowicie bezużytecznymi. Najczęściej robi się to poprzez po prostu pocięcie go na małe kawałki nożyczkami. Metalowe uszczelki będą musiały zostać zmiażdżone, wysłane do piekarnika lub złożone. Oczywiście zrobienie tego w zwykłym środowisku biurowym jest dość trudne, ale metalowe stemple stają się dziś coraz rzadsze. Często używane są popularne klisze gumowe. Fakt zniszczenia pieczęci znajduje odzwierciedlenie w akcie (próbka patrz przykład 10), po czym dane rejestracyjne aktu są wpisywane do księgi rejestracyjnej (patrz przykład 5 ostatnia kolumna „Notatki / znak zniszczenia (data i numer aktu)”).
Jeśli nagle okaże się, że zgubił pieczęć, znajduje to odzwierciedlenie w specjalnym akcie - pokazanym w przykładzie 11. W dzienniku pokładowym fakt ten musi zostać odzwierciedlony w ostatniej kolumnie „Notatki / znak zniszczenia (data i numer aktu)”, a następnie:
- zamiast bardziej zwyczajowego napisu „Zniszczony wskutek zużycia (Ustawa z dnia 17 lipca 2014 r. nr 3)”
- Wyświetli się tam informacja „Zaginiony (ustawa z dnia 07.07.2014 nr 6)”.
Możliwe okresy działania komisji oraz kolejność jej tworzenia (na przykładzie komisji eksperckiej) przedstawiono w artykule „Badanie wartości dokumentacji naukowo-technicznej”
Przepis na sporządzanie różnych aktów podano w artykule „Ustawy w urzędzie i dziale personalnym”. Tutaj znajdziesz: wymaganą analizę (co jest obowiązkowe, co opcjonalne, co jest potrzebne w określonych przypadkach); możliwe warianty konstrukcji tekstu ustawy; trzy próbki w pełni zrealizowanych różnorodnych aktów.
Przykładowe przepisy dotyczące pieczątek i znaczków
Podsumowując, oto przykład Przepisy dotyczące produkcji, rozliczania, używania, przechowywania, niszczenia pieczęci i znaczków w organizacji handlowej. Każda firma może na jej podstawie stworzyć własną, patrz Przykład 12.
