Enviamos dezenas de e-mails todos os dias. Às vezes são mensagens muito curtas, por exemplo: “Vamos almoçar?” Às vezes - com a ajuda da qual você apresenta seu negócio ou site. Quando há muitas cartas e pouco tempo, começamos a ter pressa e a cometer erros. Geralmente trivial, como um erro de digitação, mas às vezes acontecem coisas que podem prejudicar seriamente sua reputação e prejudicar seu relacionamento com um cliente ou funcionário.
Isso pode ser evitado, basta estar atento e conhecer algumas armadilhas. Aqui estão os erros mais comuns cometidos ao enviar e-mails. Leia com atenção e lembre-se que primeiro é necessário fazer uma pequena pausa, verificar se está tudo em ordem e só depois clicar no botão “Enviar”.
Você está digitando o endereço errado
O erro mais comum e desagradável. Imagine que você deseja enviar fotos bastante pessoais para um amigo, mas digita automaticamente o endereço do seu chefe ou cliente. E só depois que a carta vai embora você percebe com horror o que acabou de acontecer. Se servir de consolo, cada um de nós já se encontrou nesta situação pelo menos uma vez na vida: advogados enviaram documentos confidenciais para a parte contrária, designers enviaram layouts de sites para o cliente errado, etc. Mas quando isso acontece conosco, parece que o chão desaparece sob nossos pés.
Felizmente, muitos serviços de e-mail, por exemplo o Gmail, têm uma função. Ligue-o e especifique um intervalo de tempo maior - é mais silencioso, você sabe.
Você esqueceu o anexo
Você escreveu que um determinado arquivo estava anexado à carta, mas esqueceu de anexá-lo. Outro erro comum que muitas vezes leva a mal-entendidos e desculpas. Por um lado, tudo bem, ninguém é perfeito, mas é melhor verificar tudo primeiro e só depois enviar a carta. E para evitar dúvidas do destinatário, recomendamos listar todos os arquivos anexados diretamente no corpo da carta. Por exemplo, assim:
Olá, Máximo! Estou lhe enviando vários arquivos, estão anexados:
Acordo de serviço
GIF com um gato
Você não pensa no design
Eles cumprimentam você, como você lembra, pelas roupas. Se você quiser evitar que seu e-mail faça com que você queira excluí-lo imediatamente, trabalhe em seu formulário. Dizem que você precisa dedicar tanto tempo a isso quanto ao conteúdo. Felizmente, hoje é fácil. Para fazer isso, recomendamos usar o aplicativo Wix ShoutOut, selecionando um modelo adequado e adicionando seu texto a ele. Nenhum conhecimento especial é necessário, apenas certifique-se de que tudo esteja limpo e bonito. Aliás, uma boa newsletter tem seus próprios segredos e regras, por isso recomendamos a leitura do nosso diretor de email marketing. Não me agradeça.
Você não especifica o assunto da carta
O assunto da carta desempenha aproximadamente a mesma função que o título do texto. Aparece ao lado do seu nome, o destinatário vê e entende o que você lhe enviou: fatura, resultado de reunião, oferta de emprego, layout do site, etc. Lembre-se que o tema deve ser formulado de forma clara para que, se necessário, uma pessoa encontre rapidamente sua carta, e convincente para que se interesse se estivermos falando de, digamos, um boletim informativo. Há pouco tempo escrevemos sobre como, caso você tenha esquecido, vale a pena reler.
Você não salva rascunhos
Se você gosta de escrever cartas em editores de texto, salve com frequência, caso contrário você acabará escrevendo uma carta o dia todo e, de repente, seu computador congela e tudo desaparece. Ou escreva diretamente no serviço de correio - então todos os seus esboços serão salvos automaticamente na pasta “Rascunhos”.
Você está sendo rude
A polidez na correspondência não é menos importante do que na vida. Aqui estão as regras básicas que devem ser seguidas por todos:
Agradeça sempre ao remetente pela carta, principalmente se perceber que ele fez um bom trabalho. Lembra quando todos nós aprendemos palavras “mágicas” quando crianças? Não vamos esquecê-los, mesmo sendo adultos.
Fique calmo, mesmo que o assunto seja extremamente urgente e importante. Nervosismo e censuras definitivamente não levarão a nada de bom.
Comece e termine sua carta com frases comuns. O grau de formalidade dependerá de com quem você está se correspondendo. Se este for seu chefe ou apenas uma pessoa oficial, não use “Olá”, “Tchau” ou “Beijos”. E vice-versa, se você estiver escrevendo para um colega ou amigo, poderá dispensar o tradicional “Atenciosamente”.
Você não revisa o texto
Erros de digitação podem estragar toda a impressão, portanto, releia cuidadosamente a carta escrita, de preferência várias vezes. Se você tiver dúvidas sobre ortografia ou sintaxe, acesse Gramotu.ru. É melhor medir sete vezes, ou seja, conferir, do que depois pedir desculpas pelos erros de digitação e provar que você é realmente alfabetizado.
E por falar nisso: se você tem medo de enviar acidentalmente uma carta inacabada, primeiro escreva o texto inteiro e só depois digite o endereço do destinatário.
Você não está colocando as pessoas certas na cópia da carta
Vamos descobrir quem pode realmente receber sua carta. O campo Para é o destinatário principal. O campo “Ss” é a pessoa que receberá a cópia. Ele não está diretamente relacionado ao assunto em discussão, mas quer ou precisa estar atento. O campo "Cco" são os destinatários ocultos. Você os adiciona, mas o destinatário principal não os vê. E aqui é preciso ter cuidado: você pode confundir Cc e Bcc, e aí o destinatário vai pensar que está sendo espionado.
Tenha em mente que é importante que algumas pessoas estejam cientes do que está acontecendo. Você não quer ouvir censuras sobre “Como você não me adicionou à cópia?! Trabalhei neste projeto por dois meses!” Em caso de dúvida, adicione todos que tenham alguma coisa a ver com a questão. Talvez nem todos fiquem felizes por estarem distraídos, mas não haverá queixas contra você.
Você não se inscreve
Você escreveu “Atenciosamente, Masha” e acha que está tudo em ordem, mas o destinatário da carta fica sentado e se pergunta que tipo de Masha é essa. Da gráfica? Ou talvez um ilustrador? Para não deixá-lo na dúvida, configure uma assinatura e ela será adicionada automaticamente ao final de cada uma de suas mensagens. Certifique-se de incluir seu nome e sobrenome, nome da empresa, cargo e informações de contato, como Skype ou número de telefone. Você pode adicionar um endereço - embora seja publicidade, é discreto.
Você está escolhendo a hora errada
Escrever cartas à noite não é uma boa ideia. Razão um: você provavelmente fica terrivelmente cansado durante o dia, não está pensando muito bem e corre o risco de cometer todos os erros acima. Razão dois: a avalanche de correspondência matinal enterrará sua carta da meia-noite e o destinatário definitivamente não a verá em um futuro próximo. E terceiro: aparentemente, você não tem nada melhor para fazer se estiver escrevendo cartas comerciais às três da manhã.
Nosso conselho: se nada de Importante ou Urgente aconteceu, envie mensagens de segunda a sexta e durante o horário de trabalho, como todas as pessoas normais.
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As seguintes expressões são usadas com mais frequência para escrever e-mails formais:
1. Se quisermos anexar um arquivo, indicamos:
Por favorencontrarapegado– Aceite como anexo
Por favor encontrar apegado meu retomar. – Por favor aceite como anexo meu resumo.
Por favor encontrar apegado fotos de o conferência. – Por favor aceite como anexo fotos da conferência.
2. Se quisermos encaminhar (redirecionar) uma carta, usamos a expressão:
eu encaminhei ________ para você. – Encaminhei ________ para você.
estou encaminhando ________ para você. - Estou enviando para você _______.
eu encaminheiO currículo de Bill para você. –EU redirecionado Para você resumo Conta.
estou encaminhandoO e-mail de John para você. –estou encaminhando Para vocêE-mail de João.
3. Se quisermos marcar alguém em uma cópia da carta, usamos a expressão:
(nome) neste e-mail |
– Anotei (nome) na cópia deste e-mail.
EU` eu CC` d Umar sobre esse e-mail. – Eu marquei Umar na cópia deste e-mail.
* Nós copiamos Umar paramantereleemolaço. – Anotamos Umar na cópia da carta para mantê-lo informado.
Por favor, mantenha-me informado. –Por favor, segurar meu V curso.
4. A seguinte expressão ajudará a encerrar a carta:
Se você tiver alguma dúvida, não hesite em entrar em contato comigo. – Se você tiver alguma dúvida, entre em contato comigo.
Se você tiver alguma dúvida, não hesite em entrar em contato comigo.
Sinceramente,
John –
Se você tiver alguma dúvida, entre em contato comigo.
Sinceramente,
John
5. Para finalizar a carta, usamos as seguintes expressões:
estou ansiosa para | ouviringdevocê- Esperando uma resposta sua. encontraringvocê- Estou ansioso para conhecê-lo. seuresponder- Esperando por sua resposta. |
Eu espero que + verbo + ing- esperar ansiosamente)
Para completar um e-mail usamos as seguintes expressões:
TipoCumprimentos (Cumprimentos) – Muitas felicidades, cumprimentos
EsquentarDesejos — Muitas felicidades
SeuVerdadeiramente– Atenciosamente, com respeito.
Piada inglesa
O café da manhã no restaurante barato tentou conversar com o homem ao seu lado no balcão.
"Um período chuvoso terrível, como uma inundação."
"A inundação?" O tom era educado, mas indagador.
"O dilúvio - Noé, a Arca, o Monte Ararat."
O outro mordeu meia fatia de pão, balançou a cabeça e murmurou em voz alta:
“Ainda não li o jornal de hoje.”
As operadoras de telecomunicações podem bloquear serviços para assinantes que não confirmem seus dados pessoais. Anteriormente, não existiam regulamentos segundo os quais assinantes e operadoras trocavam solicitações e documentos. Agora existem regras que explicam tudo - elas começarão a funcionar no dia 4 de novembro de 2017.
E embora agora esteja claro nos documentos como confirmar uma identidade, na prática isso é difícil ou ainda não é possível.
Por que as operadoras podem bloquear assinantes?
Eles têm esse direito de acordo com a lei de comunicações. Essa regra funcionou antes: as operadoras podiam bloquear assinantes cujos dados do contrato não correspondiam aos dados reais. Só não existiam regras segundo as quais as operadoras deveriam solicitar essas confirmações e os assinantes deveriam enviá-las.
Oficialmente, o assinante tem 15 dias para confirmar seus dados após a solicitação.
De que solicitações estamos falando? Quem está interessado nos dados pessoais dos assinantes?
Até agora, a lei trata de solicitações de agências operacionais e de aplicação da lei. Eles fazem solicitações às operadoras para alguns de seus próprios fins. Tipo, deixe o assinante confirmar que ele é o mesmo Ivan Ivanovich Ivanov para quem o cartão SIM foi emitido.
Ninguém sabe antecipadamente a quem tal pedido será enviado e por que motivo. Isso não significa que o assinante seja um criminoso ou terrorista. A operadora é obrigada a responder a tal solicitação, solicitar dados ao assinante e transmitir uma resposta.
A partir de 1º de junho de 2018, Roskomnadzor também poderá enviar tais solicitações às operadoras de telecomunicações. Caso o departamento queira identificar o verdadeiro dono de um site ou o autor de uma postagem em uma rede social, fará isso por meio da operadora de celular.
Por que um acordo não é suficiente?
Mesmo que o contrato contenha dados do assinante, o verdadeiro proprietário do cartão SIM pode ser outra pessoa. A operadora vai querer saber quem realmente está ligando ou enviando mensagens desse número.
E se o contrato não foi celebrado, mas o cartão SIM está ativo, você terá que informar quem o está utilizando. Isso é possível se você usar um cartão SIM anônimo comprado no metrô ou em um shopping center.
Isto aplica-se apenas às comunicações móveis?
Não, telefone fixo também. Seu telefone residencial também pode ser desligado. Outra verificação diz respeito aos serviços dos provedores de Internet. Caso o assinante não confirme os dados pessoais do contrato, ficará sem internet, e-mail e mensageiros instantâneos.
Como os assinantes receberão uma solicitação da operadora?
Primeiramente, a própria operadora receberá a solicitação. Ele tem três dias para solicitar informações pessoais suas.
Aqui estão as maneiras de fazer isso:
- por SMS;
- através de chamada automática;
- por e-mail, se a operadora tiver endereço;
- em sua conta pessoal.
A operadora enviará uma solicitação e aguardará os documentos do assinante.
Como confirmar dados pessoais?
Você precisa enviar à operadora uma cópia do seu documento de identidade. Além disso, isso não deve ser feito como você deseja, mas de acordo com as regras. Caso contrário, a resposta não será contabilizada e a conexão será interrompida.
Veja como verificar sua identidade.
Diretamente da operadora. Qualquer loja de comunicação não funcionará. Onde você pode enviar documentos, é necessário verificar com a operadora. Você precisará da presença original e pessoal.
Através da sua conta pessoal no site da operadora. O documento deve ser certificado com uma assinatura eletrônica qualificada aprimorada. Essa assinatura ainda precisa ser obtida com antecedência - é paga.
Através de serviços governamentais, se você tiver uma conta lá. Ainda não está claro como as operadoras receberão este documento. Ainda não foram integrados no sistema global e não podem ver os documentos que os assinantes enviam através dos serviços governamentais. Provavelmente esse problema será resolvido de alguma forma. Até que decidam, o método não funcionará.
E se você não enviar nada, o que acontecerá então? Não quero confirmar nada.
Se chegar uma solicitação, você terá que confirmar sua identidade. Esta é uma obrigação do assinante de acordo com as regras da nova edição. E isso deve ser feito exatamente da maneira descrita nas regras, e não da maneira que você quiser. Isso também é uma responsabilidade.
A solicitação da operadora indicará o período de desligamento. Três dias antes desta data você será lembrado novamente. Então eles bloquearão o acesso aos serviços de comunicação.
Meu cartão SIM está registrado em nome de um parente. Posso enviar uma cópia do seu passaporte em resposta ao pedido?
Não. A essência do pedido é que o assinante confirme que o contrato é celebrado em nome da pessoa que utiliza os serviços. Ele mesmo deve confirmar sua identidade. Uma cópia do passaporte da sua mãe, ex-marido ou pessoa desconhecida da Internet não resolverá o problema. Você não pode enviar o documento de outra pessoa à operadora e certificá-lo com sua assinatura.
Todos os dados devem coincidir: no contrato, documentos, conta pessoal, assinatura eletrônica. Se algo não corresponder, você precisará registrar novamente o contrato para o proprietário real.
E se eu não receber uma solicitação ou não conseguir responder a tempo? Nunca se sabe se vou sair de férias ou se não tenho assinatura eletrônica.
Não há nada nas regras sobre isso. Muito provavelmente, a operadora esperará o máximo que puder por lei. E então ele bloqueará os serviços para evitar problemas.
Mas isso não significa que todos serão obrigados a confirmar os seus dados pessoais?
Ninguém sabe de quem, quando e por que irão exigir isso. Melhor se preparar.
Eu tenho uma taxa corporativa. Eles não podem transferir meus dados?
Em breve eles o farão. No dia 1 de junho de 2018, entrará em vigor uma alteração à lei das comunicações neste sentido. Caso o assinante seja pessoa jurídica ou empresário individual e os cartões SIM sejam cadastrados em nome de funcionários, seus dados pessoais poderão ser transferidos sem consentimento.
O que você deve fazer agora para responder à sua solicitação dentro do prazo e não ficar sem comunicação?
Verifique a quem está registado o cartão SIM, o acordo com o fornecedor e o número de telefone residencial. Coloque seus documentos em ordem.
Registre-se para serviços governamentais. Mais cedo ou mais tarde, as operadoras de telecomunicações se conectarão a eles e o sistema funcionará.
Acompanhe as notificações da operadora para não perder nenhuma solicitação.
Os fraudadores podem aproveitar essa situação para obter uma cópia do seu passaporte ou para enganá-lo de alguma outra forma. Acompanhe quais solicitações você responde e para onde envia os documentos.
A maioria dos clientes de e-mail, incluindo Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, permitem que você coloque vários destinatários em cópia de(em inglês a abreviatura é aceita SS), ou Cco (CCB). EM Cópias os destinatários podem ver os endereços de outras pessoas. No segundo caso, a identidade dos destinatários adicionais fica oculta.
Adicionando o endereço de um destinatário
Para especificar o(s) destinatário(s) do e-mail, insira o endereço de e-mail no campo A quem (Que):Alguns clientes de e-mail permitem que você simplesmente insira seu nome de usuário em um campo, que será preenchido automaticamente pelo programa.
Se você usar este campo para enviar e-mail para várias pessoas, cada uma delas poderá ver a lista completa dos outros destinatários.
Como criar uma cópia de um e-mail
Campo CC ou cópia de usado para trocar mensagens eletrônicas de forma mais indireta do que o campo A quem. Se você não estiver se dirigindo diretamente à pessoa em seu e-mail, mas gostaria que essa pessoa acompanhasse a conversa no tópico do e-mail ou simplesmente estivesse ciente do assunto, o campo cópia de seria uma ótima opção. O destinatário, que está em Cópias cartas, recebe uma carta não lida em sua caixa de correio, igual àquela que foi colocada na caixa A quem; a única diferença é para quem você endereça a carta primeiro no corpo do seu e-mail. No mundo profissional, enviar correspondência para Cópiasé amplamente utilizado e serve para garantir que os colegas estejam cientes de vários eventos e tópicos.Você pode listar destinatários de e-mail simplesmente inserindo uma lista de endereços no campo cópia de, que geralmente está localizado imediatamente abaixo do campo A quem. Todos nesta cadeia de destinatários poderão ver os nomes e endereços de e-mail de todos os outros destinatários:
Como fazer CCO em um e-mail
Cada cliente de e-mail (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo, etc.) permite que o remetente de um e-mail alcance um grande número de pessoas sem expor suas informações a outros usuários da cadeia de e-mail. Esta função é chamada CCO ou Cópia oculta. Você pode ocultar destinatários inserindo seus endereços no campo Cópia oculta em vez de usar campos A quem E cópia de:Você pode usar esse recurso para e-mails individuais e de grupo. Isto é especialmente útil se você quiser manter seus contatos privados, protegê-los contra spam e e-mails indesejados ou simplesmente se não quiser que seus destinatários saibam quem recebeu a mesma mensagem.
Campo Cópia oculta nem sempre está disponível por padrão para todos os clientes de e-mail. Por exemplo, em Panorama Você precisará ir para Opções para acessar as configurações; V Pássaro Trovão você precisará selecionar esta função no menu suspenso; V Gmail preciso apertar um botão cópia de E Cópia oculta; V Correio ao vivo do Windows Você precisará pressionar as teclas simultaneamente Alt. + B.
Imagem: © Web Hosting - Unsplash.com
Você provavelmente já percebeu issoao receber cartas de alguns autoresna seção “para” há uma lista de várias dezenas de e-mails de pessoas diferentes. Além disso, nem você nem essas pessoas deram consentimento para que esses e-mails fossem “expostos”. Naturalmente, alguns dos destinatários cancelarão a inscrição nesta lista de e-mails (estamos todos cansados do fluxo de spam em nossos e-mails). Mas uma coisa é certa: todos os destinatários tratarão o autor do boletim informativo como uma pessoa pouco profissional. E é improvável que concordem em aceitar sua oferta.
Como fazer para não enviar uma carta a cada destinatário separadamente e ao mesmo tempo “não brilhar diante de todos”?
Quase todos os serviços de e-mail permitem que você faça isso.
Vamos considerar esta oportunidade usando o exemplo do endereço de e-mail mais popular para correspondências comerciais: gmail.com
Normalmente, você usa a janela Escrever para enviar um email. Ao clicar nele, você verá uma nova janela “Nova mensagem”, na qual você insere tudo o que é necessário para criar e enviar a própria carta.
Normalmente inserimos os e-mails dos nossos destinatários na janela “Destinatários”.
Copiar significa “cópia exata”. Este campo é usado quando você deseja simplesmente enviar um email para alguém que não é o destinatário principal. Dessa forma, você pode manter a pessoa informada e, ao mesmo tempo, informá-la de que não precisa responder ao e-mail. Mas todos os destinatários desta carta veem os endereços (e até os nomes) uns dos outros.
BCC significa "uma cópia oculta exata". Funciona da mesma forma que Cc, mas este campo oculta todos os endereços de destinatários.
Assim, utilizar este campo é uma das melhores formas de enviar um e-mail para um grande número de pessoas e manter o sigilo. Isso significa que você não arruinará seu relacionamento com eles. Usando este recurso, você pode inserir até 30 emails. Isso significa que com o clique de um botão você pode enviar esta carta para 30 destinatários de uma vez, sem mostrar seus e-mails.
E, se necessário, você pode inserir uma imagem no corpo da carta ( 4 ) ou anexe um arquivo ( 5 ).
É este e-mail que oferece o número máximo de oportunidades de edição.
Da mesma forma, você pode enviar uma carta para vários destinatários ao mesmo tempo através do correio yandex.ru.
Clique em “Escrever” e depois na janela “Para” ( 1 ) insira o e-mail do primeiro destinatário e selecione a função “Copiar” ( 2 ) ou CCO ( 3 ). Dependendo se você deseja que todos os destinatários de sua carta vejam todos os e-mails ou preservem o direito à confidencialidade dos endereços, selecione uma das funções. Para adicionar cada próximo e-mail à lista, você precisa clicar no botão com a imagem de um homem com um sinal de mais na frente ( 4 ). Em seguida, você pode selecionar seus destinatários regulares na lista suspensa ou inserir seus e-mails manualmente.
As imagens podem ser baixadas do Yandex Disk e os arquivos podem ser anexados normalmente.
Clique no botão “Escrever”, aparece uma janela na qual ao clicar com o mouse na janela “Para” ( 1 ), uma lista suspensa aparece com uma lista de seus destinatários regulares ( 2 ). Você pode escolher nesta lista o que precisa. Ou apenas insira o e-mail desejado destino manualmente.
