Como usar a impressão de carimbos. Revisão: Como usar carimbos para scrapbooking. Como preparar um selo para recarga

Para exercer atividades jurídicas, as organizações devem possuir selos e carimbos originais. Hoje, existem muitos tipos desses atributos integrais. E para cada um deles existem regras especiais de uso.

Características dos produtos modernos

No território da Federação Russa, o significado do termo “selo” é explicitado no GOST R 51511-2001 - o principal documento regulatório que também regula todos os requisitos atuais para os principais selos (carimbo e comercial), bem como auxiliares (simples).

Os clichês dos produtos em questão são feitos de materiais diversos. Pode ser de aço, borracha, silicone ou feito de metais não ferrosos. O formato da estampa resultante também varia: desde o clássico redondo, retangular e triangular até os menos comuns.

A vida útil, a facilidade de uso e o custo variam. Esses parâmetros são determinados, via de regra, pela escolha do material e método de fabricação. Por exemplo, o método de produção de fotopolímero é caracterizado pelo baixo custo, mas os produtos resultantes não são muito convenientes (se você não tomar cuidado, os erros de digitação podem ficar bastante borrados). A qualidade das impressões também depende diretamente da profundidade do relevo do clichê, que pode ficar na faixa de 0,5 a 4 mm.

Selos e selos para empresas

Esses produtos são produzidos em quantidades limitadas e destinam-se apenas ao uso comercial. As impressões obtidas com a sua ajuda são colocadas em documentos para confirmar a sua autenticidade e força jurídica.

Nas organizações comerciais modernas, são utilizados principalmente três tipos de produtos de carimbo:

Rodada (usada para certificar ou confirmar documentos);

Selos (para fluxo interno de documentos, bem como para certificação de papéis menos significativos);

Fac-símile (impressão que reproduz com precisão a assinatura pessoal do gestor).

Na prática, a lista de documentos que podem ser apostos com selo oficial é compilada individualmente para cada organização. Tal lista adquire força jurídica por meio de despacho correspondente do gestor ou é um anexo às instruções, que especificam todas as regras para o trabalho com documentação.

Na oficina de impressão IN-FOLIO você pode solicitar a pronta produção de quaisquer selos e carimbos para diversos fins.

Ao fazer um pedido de impressão, o gerente com certeza vai perguntar de que material fazer o clichê, que tipo de equipamento é necessário? O custo e a qualidade do produto acabado dependem diretamente desses parâmetros.

Com nosso artigo você aprenderá em que consiste um selo de documento, o que é o equipamento de impressão e quais tipos de selos e carimbos são mais convenientes e duráveis.

Em que consiste um selo e um carimbo?

Os principais elementos da impressão são clichês e equipamentos. No clichê há uma imagem espelhada tridimensional da impressão que é usada para fazer uma impressão. O equipamento de impressão é uma alça; sem ela é impossível mergulhar o clichê na almofada do carimbo sem se sujar.

Por padrão, os selos e carimbos são feitos com ferramentas plásticas manuais, mas esta não é a opção mais conveniente. Portanto, a escolha dos materiais deve ser levada a sério. Você pode solicitar apenas um clichê se já tiver o equipamento pronto.

Outro elemento importante é uma almofada de carimbo cheia de tinta ou tinta. Podem ser embutidos, substituíveis, universais e principalmente para impressão (se forem multicoloridos ou possuírem elementos de proteção ultravioleta invisíveis). Normalmente, o suprimento de tinta é suficiente para mais de 3.000 impressões.

Em que consiste o selo? Das mesmas partes da impressão - clichês e equipamentos, já que tecnicamente são a mesma coisa. A diferença entre eles é o seu propósito. O selo tem valor legal e atesta a autenticidade do documento, assinatura e autoridade do funcionário. O carimbo serve apenas para reproduzir informações que devem ser repetidas constantemente. Poderia ser:

nome da instituição ou departamento,
objetivo do documento,
detalhes da organização (endereço, conta bancária),
os chamados “cabeçalhos” e outras informações oficiais - “Cópia correta”, “Acordado”, “Para contabilidade”, “Para assinatura” e similares.

Os selos facilitam muito a papelada. Existem algumas diferenças na aparência. Os selos, via de regra, possuem apenas formato redondo ou triangular e tamanhos padrão, já que os selos podem ser qualquer coisa.

Ferramentas de carimbo: o que é?

O ferramental é a parte mais importante de um selo ou carimbo. É um corpo com um clichê preso, que é mergulhado em tinta ou tinta e transferido para o papel. O equipamento é feito de madeira, plástico ou metal. O mais durável, claro, é o metal. Por design, pode ser automático ou manual. Qual é o melhor depende de onde e como você pretende usá-lo.

O equipamento automático é a opção ideal para um escritório onde vários documentos precisam ser constantemente certificados. Graças a um mecanismo especial e a uma almofada de carimbo integrada, o clichê fica saturado de tinta em um segundo. Para deixar uma impressão clara e brilhante, você não precisa fazer esforços significativos; apenas um clique é suficiente.
O equipamento manual é usado principalmente como opção móvel para viagens de negócios, viagens de negócios, conferências e negociações. Você sempre pode trabalhar com documentos na estrada. Essencialmente, é um clichê com cabo de madeira, metal e plástico. A almofada de tinta deve ser adquirida separadamente.

Há também um equipamento de bolso especial em forma de caixa bem fechada com almofada de carimbo embutida, clichê e alça dobrável. É conveniente carregá-lo em uma jaqueta, pasta ou pasta com papéis, sem medo de que a tinta vaze. É considerado semiautomático, pois o clichê está constantemente em contato com a almofada do carimbo e em total prontidão para trabalhar. Só falta desatarraxar a tampa e colocar uma impressão.

O que é um clichê de selo e carimbo?

Muitas pessoas confundem os conceitos associados aos selos. A maior dificuldade é levantada pela questão do clichê: o que é isso - um selo ou um selo, poucos dirão com segurança que não é nem um nem outro; Clichê é aquela parte de um selo ou carimbo com imagem espelhada aplicada, que deixa uma marca (impressão) no papel. É feito de diversos materiais e isso determina diretamente quanto tempo a vedação durará e quão conveniente será seu uso.

De fotopolímero

Esta é uma opção barata e mais rápida em termos de tempo de produção. Se você usa a impressão relativamente raramente, ou seja, não faz mais do que 20 impressões por dia, a impressão em fotopolímero durará cerca de 2 anos. Somente tinta à base de água é adequada para esta ferramenta; as impressões podem ser colocadas em papel. Além disso, alguns elementos de segurança não podem ser feitos em polímero - por exemplo, uma malha guilhoché.

Feito de borracha

Esses produtos não são baratos e sua produção leva mais tempo, mas duram muito mais. Com intensidade de uso de 50 impressões por dia ou mais, a vida útil é de cerca de 15 anos. Estes carimbos deixam uma impressão nítida em qualquer superfície, incluindo metal, plástico, madeira e têxteis. Eles são adequados para tintas à base de água e à base de álcool. Clichês de complexidade variada são feitos de borracha por meio de gravação a laser: carimbos, com malha fina protetora, microfonte, elementos ocultos, etc.

Tecnologia Flash

Neste caso, a base é de borracha microporosa. Sua diferença em relação a um clichê comum de borracha ou fotopolímero é que ele é preenchido com tinta durante o processo de fabricação. Dessa forma, você não precisa comprar uma almofada de carimbo separadamente. Vida útil - a partir de 5 anos ou mais, o suprimento de tinta é suficiente para aproximadamente 5.000 impressões nítidas. Quando acabarem, entre em contato com a oficina e eles recarregarão. Um clichê feito de borracha microporosa envolve o uso simultâneo de diversas cores e todos os tipos de proteção. A paleta é muito mais ampla que a dos clichês comuns.

Existem clichês de metal, também chamados de selos secos. Não necessitam de tinta e são utilizados para obter impressões em relevo em papel ou em cera, lacre e plasticina. Onde essas impressões são necessárias? Em primeiro lugar, para lacrar cofres, escritórios, caixas e correspondência importante.

Agora sabendo quais materiais são usados para fazer clichês de carimbos, o que são e quais equipamentos escolher, você pode solicitar exatamente a opção que melhor se adapta às necessidades da sua organização.

Comunicado de imprensa preparado por Graver.ru.

Portanto, seu trabalho está intimamente relacionado à criação e movimentação de documentos em nossa empresa. No trabalho de escritório não se pode prescindir do uso de diversos carimbos. Para garantir que papéis importantes com assinaturas gerenciais não sejam estragados pelo uso incorreto ou inoportuno dos selos, é necessário entender as especificidades de trabalhar com eles.

Vamos começar com o principal

Em uma grande organização existem muitos carimbos e selos diferentes, mas antes de começar a trabalhar com eles, você deve se lembrar da definição e da finalidade dessa “ferramenta de trabalho” necessária para um trabalhador de escritório.

Prazo "selo" consagrado no GOST R 51511–2001, que regulamenta os requisitos para um dos tipos de produtos de carimbo mais comuns, procurados e importantes em qualquer organização - o selo oficial.

Os documentos são carimbados por meio de uma ferramenta especial que consiste em um formulário de impressão fixado em um equipamento. A forma de impressão se parece com uma placa, cujo relevo superficial é uma imagem espelhada da imagem aplicada ao papel ou outra mídia. O clichê pode ter formato redondo, retangular, triangular ou, menos comumente, figurado. É feito de borracha densa, silicone, aço ou ligas não ferrosas. As tecnologias de vulcanização, fotopolímero e gravação a laser são utilizadas na produção de vedações.

A vida útil e o custo dos produtos de carimbo dependem do método de confecção do clichê. Por exemplo, o método do fotopolímero é o mais barato em termos de custos de produção, mas é preciso trabalhar com essas impressões com cuidado, caso contrário a impressão pode ficar borrada. A qualidade das impressões resultantes, bem como a durabilidade da impressão, são determinadas pela profundidade do relevo do clichê, que na maioria das vezes varia entre 0,5-4 mm.

Sobre os tipos de selos

Os mais procurados nos negócios são:

selos redondos utilizados para certificar ou confirmar a autenticidade de documentos (incluindo selos, selos principais de organizações, médicos, advogados);
selos destinados a criar uma impressão com informações gráficas ou textuais (podem conter campos para inserção manual de informações adicionais);
fac-símiles que reproduzam com precisão a assinatura pessoal de um funcionário sênior.

Escolhendo a impressão certa na hora de comprar

Para garantir que a superfície externa da chapa de impressão não seja danificada durante o transporte e armazenamento, os fabricantes geralmente fornecem uma tampa protetora. Se o seu chefe lhe confia a escolha e compra de um lacre clássico, dê uma olhada nos produtos com tampa de rosca. Este método de fixação garantirá que os clichês fiquem protegidos contra danos acidentais.

Na sua forma clássica, a forma de impressão é montada na cabeça de uma ferramenta de madeira, metal ou plástico, cuja extremidade oposta serve de cabo e possui um espessamento. No trabalho de escritório moderno, os equipamentos automáticos são mais procurados, pois tais dispositivos requerem um manuseio menos cuidadoso e permitem:

acelerar o trabalho;
melhorar a qualidade de impressão devido aos recursos do dispositivo de automação;
simplificar o armazenamento e o transporte.

Um atributo obrigatório de qualquer carimbo ou selo é uma almofada de carimbo impregnada com uma composição corante. Geralmente é um pedaço retangular de espuma de borracha colocado em uma caixa de plástico. Ao trabalhar com carimbos automáticos, não é necessária uma almofada de carimbo separada, pois este elemento é incluído no corpo do equipamento pelo fabricante. Quando não está em uso, o cabeçote do equipamento se ajusta perfeitamente à almofada devido à mola. Na posição de trabalho, a cabeça com o clichê é virada e pressionada contra o transportador. Como resultado, uma impressão clara e brilhante permanece no documento. A impressão com equipamento automático ocupa menos espaço na mesa e a ausência de uma almofada de carimbo separada reduzirá o risco de manchar os documentos. Para grandes volumes de trabalho, a impressão ou estampagem com equipamento automático é a solução ideal.

O que um gerente de escritório precisa saber sobre o lado legal do uso de selos e carimbos?

Organizações comerciais e governamentais utilizam diferentes tipos de selos, o mais importante deles é o selo redondo. De acordo com os regulamentos nº 208-FZ, nº 14-FZ e nº 161-FZ, as sociedades por ações fechadas ou abertas, as sociedades por quotas, as empresas municipais e unitárias são obrigadas a ter selo próprio em forma de círculo . Por lei, deve indicar o nome completo da pessoa jurídica e seu endereço. Além disso, informações sobre OGRN e TIN, abreviações ou marcas especiais são frequentemente colocadas aqui.

Para empreendedores individuais, os requisitos são menos rígidos, mas na prática a maioria dos empreendedores individuais possui seu próprio selo. Ter seu próprio selo é necessário se um empresário planeja realizar transações financeiras em dinheiro ou não, sem usar caixa registradora, preencher carteiras de trabalho, guias de transporte e alguns outros documentos. Esses requisitos são regulamentados pela Lei nº 129-FZ.

Ao trabalhar com carimbos, o funcionário de escritório deve ter em mente que, de acordo com o art. 327 do Código Penal da Federação Russa, a falsificação de selos oficiais é crime. Na lei municipal nº 2-FKZ você encontra uma lista de empresas que têm o direito de usar símbolos de carimbo para selos redondos.

Como escolher a tinta para carimbo?

O tipo mais comum de tinta para carimbos em escritórios é à base de água. É utilizado para recarregar almofadas de carimbo de qualquer tipo, é adequado para clichês de borracha e fotopolímero e é compatível com papel comum para impressora.

Se precisar imprimir em mídia brilhante, é melhor usar uma composição à base de álcool etílico. Isso se explica pela alta taxa de evaporação do solvente, fazendo com que a tinta permaneça sobre uma superfície pouco absorvente e a impressão não fique manchada. Além do papel brilhante, as tintas à base de álcool podem ser usadas para impressão em polietileno, vidro, metal e outras superfícies lisas. Deve-se notar que estes compostos não se destinam a trabalhar com selos automáticos e clichês de fotopolímeros.

Se acontecer de você trabalhar com impressões flash, é melhor escolher tintas à base de óleo para elas. Essas composições são ideais para materiais porosos, mas sua principal vantagem é a alta resistência ao desgaste da impressão resultante.

Reabastecimento do selo: com rapidez e precisão

O caso de utilizar um selo clássico com almofada de carimbo separada é o mais simples em termos de recarga de tinta. Para fazer isso, você precisa apontar o bico do frasco de tinta para a almofada de espuma e secar várias vezes em locais diferentes. A distribuição uniforme da emulsão sobre a espuma de borracha ocorrerá após a realização de várias impressões.

Para recarregar a almofada do carimbo na impressão automática será necessário desmontar o equipamento e retirar o próprio disco poroso. A próxima etapa é o nivelamento, já que nele geralmente ficam marcas do clichê. Para fazer isso, você precisa passar um pedaço de arame ou um clipe de papel não dobrado pela superfície várias vezes. A impregnação da tinta não difere de uma operação semelhante no caso de impressão manual.

Ao recarregar a impressão flash, primeiro desparafuse o anel de fixação e, portanto, remova o clichê e a almofada de absorção de choque. O clichê é embebido com tinta de seringa pelo menos três vezes e deixado secar por cerca de uma hora. Em seguida, o dispositivo é montado na ordem inversa e são feitas várias impressões para distribuir a tinta de maneira uniforme.

Fazemos o selo com nossas próprias mãos

Ao trabalhar com selo ou carimbo, o clichê suporta a maior carga, portanto, este elemento específico da ferramenta requer um manuseio cuidadoso. Não pressione o carimbo ou selo com muita força ou força, pois isso pode danificar o relevo da chapa de impressão ou distorcer o equipamento. No caso de tal deformação, a impressão ficará borrada; nem todas as organizações aceitarão tal documento. Um sinal típico de problema de inclinação da placa parece ser a impressão incompleta de elementos do design ou texto na impressão.

Com o uso repetido, o espaço entre as saliências e reentrâncias do clichê fica obstruído com pó de papel, invisível a olho nu. O resultado é a presença de manchas e manchas em vez de letras ou números na imagem. Este defeito pode ser eliminado limpando cuidadosamente a placa de impressão com uma escova de dentes velha em água corrente. É melhor não usar detergentes, sabão ou abrasivos.

Um problema comum com datadores e outros carimbos automáticos é a perda do retentor. Externamente, isso se manifesta no desfoque da imagem resultante, o que não pode ser permitido na maioria dos documentos. Organizações especiais estão envolvidas na eliminação de tais problemas, porém, em uma loja regular de materiais de escritório existem kits com uma nova base para impressão e fita adesiva que serve de retentor.

Destruindo o selo

Na prática empresarial, a impressão não pode mais ser utilizada pelos seguintes motivos:

sua falha devido a desgaste ou dano;
em decorrência de liquidação ou alteração dos dados da pessoa jurídica que o possui.

Nestas circunstâncias, bem como em caso de sua destruição física (por exemplo, em caso de incêndio) ou perda por extravio ou roubo, será necessário realizar o procedimento de confecção de um novo selo.

Porém, antes de entrar em contato com uma empresa especializada na produção de produtos de carimbo, o carimbo inutilizável deve ser destruído. Caso esta manipulação seja realizada pela empresa detentora deste selo, será necessária a cobrança de comissão e a lavratura de ato especial. Em alguns casos, a destruição dos selos é confiada a organizações terceiras, muitas vezes lojas de selos. Portanto, se você for responsável por um selo e descobrir que ele está inutilizável, relate o problema à administração o mais rápido possível.

Trabalhar com carimbos impõe certa responsabilidade ao funcionário do escritório. Mas com algumas habilidades que inevitavelmente aparecerão com o tempo, os selos e selos podem se tornar verdadeiros ajudantes. Boa sorte!

No início de abril de 2015, foi editada a Lei Federal nº 82-FZ, segundo a qual a impressão deixa de ser um atributo obrigatório das organizações.

O que deveria ser

Independentemente da forma organizacional, o clichê da organização deve conter seu nome completo e endereço. É permitida a indicação em língua estrangeira. Os atos normativos não regulamentam nem o tamanho do clichê nem sua cor.

Além disso, não se sabe se é possível indicar a abreviatura da empresa, bem como complementar o selo com detalhes como as inscrições “para documentos” ou “para faturas”. Pode-se concluir que a legislação deixou a aposição do nome abreviado e das inscrições ao critério dos empresários.

O tamanho geralmente aceito é 38-42mm. Normalmente, o carimbo da empresa é azul ou roxo. Caso esteja perdido ou desgastado, a empresa deverá produzir uma nova cópia. O mesmo se aplica a situações em que os dados da organização indicados na impressão (por exemplo, endereço ou nome) foram alterados.

A Lei Federal nº 82-FZ permite a possibilidade de uma organização não possuir selo, porém, a lei obriga o uso do selo em formulários de relatórios rigorosos, em carteiras de trabalho, bem como em ordens de pagamento. Daqui decorre que enquanto permanecer no regulamento a menção à obrigatoriedade de aposição em alguma documentação, a empresa é obrigada a tê-la.

Claro, existem algumas exceções às regras acima. Assim, o lançamento na carteira de trabalho do funcionário pode ser certificado não só com o carimbo azul da empresa, mas também com o carimbo do serviço de pessoal.

A utilização dos selos é obrigatória caso a empresa não tenha prevista cláusula no contrato com contraparte específica quanto à sua possível não utilização. Se não houver tal cláusula, a transação poderá ser considerada inválida.

Um carimbo é colocado nos documentos para dar-lhes força legal. No entanto, nem toda documentação precisa disso. Em alguns documentos pessoais Você pode deixar de adicionar esse detalhe.

Alguns são certificados com um selo papéis contábeis(por exemplo, estimativas e instruções). Toda a documentação constituinte, contratos e acordos adicionais também devem ser certificados.

A impressão é colocada na parte inferior do texto, ao lado da assinatura do funcionário. Em nenhuma hipótese o carimbo deverá constar na transcrição da assinatura. Às vezes, a marca “M.” é colocada no local onde o selo foi afixado. P." ou “Local do selo” e a impressão deve ser colocada nele.

Primário

A documentação primária em uma empresa refere-se à chamada contabilidade primária, que significa o primeiro estágio de resumir as operações em uma organização. Documentos primários são aqueles que podem confirmar a existência de uma transação comercial. Todas as informações contidas no “primário” devem ser refletidas na contabilidade.

O selo é colocado nos papéis primários feitos de forma unificada. Um exemplo de documento primário unificado é uma nota de entrega feita usando . Se a própria empresa aprovar o formato de algum documento primário, a aposição de carimbo não é obrigatória.

Pedidos

O pedido é um documento interno da organização, ou seja, ele não vai além disso. Assim, a impressão da encomenda não é obrigatória e, na maioria dos casos, é omitida. Caso o funcionário solicite uma cópia do pedido, a cópia é autenticada de acordo com todas as normas, com selo e outros dados relevantes afixados.

O carimbo não é colocado em nenhuma documentação interna da empresa. O único detalhe obrigatório que deve constar no pedido é a assinatura do gestor.

Papéis timbrados da organização

O carimbo é colocado no papel timbrado da organização dependendo de como o formulário foi feito. Portanto, se o papel timbrado da empresa pertencer a formulários de relatórios rígidos, será necessária uma impressão nesse papel. Se o papel timbrado da organização for emitido em papel multicolorido com o logotipo da empresa, nenhuma impressão será colocada.

Para certificar uma carta informativa regular em papel timbrado da organização, basta apor a assinatura de um funcionário. Em alguns casos, é necessária uma impressão no papel timbrado da empresa. O selo é colocado em cartas de fiança, bem como em procurações (por exemplo, para representar os interesses da empresa em juízo ou para receber bens materiais).

Outro

A colocação de um carimbo num documento em que não esteja aposto não dará origem a qualquer processo. Porém, se você não colocar esse detalhe nos papéis necessários para ser certificado desta forma, as consequências podem ser desfavoráveis.

Um documento que não esteja devidamente certificado perderá a sua força jurídica e não poderá mais ser considerado como prova em processos judiciais.

Além dos documentos acima, é necessária certificação os seguintes tipos de papéis:

Ao preencher uma caderneta de trabalho, os seguintes pontos devem ser levados em consideração. O carimbo da organização deverá constar na lateral do título do livro. Se os dados pessoais do funcionário foram alterados - na contracapa. No caso de desligamento, o aviso de desligamento deverá sempre vir acompanhado do selo azul da organização.

Impressões típicas

Dependendo da forma organizacional da empresa As impressões do selo podem variar na aparência. Assim, a impressão de um empresário individual é um pouco mais simples que a de uma LLC ou CJSC e contém menos elementos obrigatórios. Vejamos as impressões típicas de carimbos, dependendo do tipo e formato da empresa.

Simples. Contém o nome da organização no meio, e na fronteira está uma forma de atividade organizacional, além de ORGN e KPP. O endereço da empresa também pode ser incluído na fronteira.
Com microtexto. Nessas vedações, ao contrário das anteriores, há uma orla mais complexa, percorrendo a borda em 2 camadas. A camada externa contém um texto menor, que indica, por exemplo, seu número de registro. Na camada interna da orla, assim como na impressão simples, consta o endereço, OGRN e, bem como a forma organizacional da empresa.
Com borda ornamental. As grandes empresas preferem utilizar estampas extravagantes em suas atividades, nas quais existe um padrão entre as camadas interna e externa da orla.
Para empreendedores individuais. Via de regra, contém no meio o nome completo do empresário, e na borda há detalhes como endereço, além do NIF.

Você pode descobrir quais documentos estão carimbados neste vídeo.

Características de afixação

O selo deve ser afixado em todos os contratos, na maioria dos documentos pessoais, também. As cartas de fiança e os atos não têm valor jurídico se não forem carimbados. Nada de ruim acontecerá se você colocá-lo em um documento sem carimbo. No entanto, deve ser sempre colocado onde a sua presença possa ser posteriormente necessária durante um processo judicial.

Algumas empresas desenvolvem regulamentos ou instruções especiais para o uso do selo. Via de regra, é aprovado pelo gestor e contém seções como lista dos selos utilizados na organização, local de armazenamento e procedimento de utilização.

O carimbo é colocado apenas junto à assinatura do funcionário que tem o direito de assinar este tipo de documentação. Via de regra, este é o chefe da empresa ou um representante de confiança.

O significado jurídico deste detalhe é certificar a assinatura do funcionário que faz parte do círculo dirigente das pessoas que trabalham na empresa cujo nome está indicado no selo.

A impressão não pode ser colocada ao lado da assinatura de um funcionário comum da empresa. É desejável que o selo não se sobreponha à assinatura do funcionário, seja legível e permita distinguir todas as informações nele contidas.

De acordo com GOST R 51511-2001 “Selos com reprodução do Emblema do Estado da Federação Russa. Forma, dimensões e requisitos técnicos" selo - este é “um dispositivo que contém um bloco de impressão para fazer impressões em papel”.

Como você pode ver, a definição é bastante geral. Mais informativo é GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentação unificados. Sistema unificado de documentação organizacional e administrativa. Requisitos para documentação”, que diz o detalhe 25 “Impressão do selo” “certifica a autenticidade da assinatura de um funcionário nos documentos que certificam os direitos das pessoas, registrando fatos relacionados com ativos financeiros, bem como em outros documentos que prevejam a certificação de uma assinatura autêntica. Os documentos são certificados com o selo da organização".

Para a pergunta o que exatamente deve estar representado no selo de uma pessoa jurídica(chamaremos assim), responda o inciso 5º do art. 2º da Lei Federal “Sobre Sociedades de Responsabilidade Limitada” de 08/02/1998 nº 14-FZ, bem como o art. 2º da Lei Federal “Sobre Sociedades por Ações” de 26 de dezembro de 1995 nº 208-FZ. Esses artigos contêm texto quase idêntico, do qual se conclui que os selos das LLCs e JSCs devem conter:

razão social completa da LLC ou JSC;
localização da LLC ou JSC.

Além disso, os selos de uma LLC ou JSC podem conter o nome da empresa em qualquer idioma dos povos da Federação Russa e (ou) em um idioma estrangeiro.

As filiais e escritórios de representação de empresas deverão colocar em seus selos as mesmas informações, acrescidas das palavras “Filial” ou “Escritório de Representação”.

Estes são apenas os requisitos mínimos. Uma pessoa jurídica, a seu critério, pode colocar no selo seu próprio logotipo, emblema, dados bancários, informações de contato, etc.

Exemplos de vedações de GOST R 51511-2001:

Exemplo 1

Selos de empresas comerciais

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No mencionado GOST também podem ser encontrados requisitos para o procedimento de produção, uso, registro, armazenamento e destruição de selos, mas eles são obrigatórios apenas para organizações que utilizam símbolos estaduais. Os requisitos técnicos para selos de organizações estão contidos no Padrão Nacional da Federação Russa “Selos de Certificação Mastic. Forma, dimensões e requisitos técnicos” (aprovado com base na Lei Federal de 27 de dezembro de 2002 nº 184-FZ “Sobre Regulamento Técnico”). Aqui, por exemplo, estão listados os tamanhos que o próprio selo e as imagens nele contidos devem ter.

Relativo carimbo, então não existe uma definição oficial para isso. Vamos considerar isso um selo clichê com texto, cujo objetivo é reproduzir esse texto para que não precise ser escrito à mão.

Exemplo 2

Selos para diferentes finalidades

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Tipos de selos em uma organização

Qualquer organização, assim como os empresários individuais, têm o direito de produzir para as suas necessidades selos adicionais. Serão distribuídos às unidades estruturais e afixados pelos seus colaboradores em documentos estritamente definidos. Quais devem ser especificados nos regulamentos relevantes (ver parágrafos 5.2 e 5.3 no Exemplo 12).

Exemplo 3

Selos adicionais

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A utilização de selos adicionais deve ser tratada com alguma cautela, pois a sua validade jurídica pode ser questionada. Recomendamos a aposição do selo principal da organização nos documentos apresentados às autoridades governamentais e reguladoras. Não há nada de errado em usar um selo adicional, mas as autoridades locais podem se recusar a aceitar documentos por eles certificados. Para evitar atrasos desnecessários, é melhor usar imediatamente o selo principal.

O selo “Para contratos” também merece atenção. É possível colocar isso em contratos? O Código Civil da Federação Russa não contém a exigência de certificação de assinaturas em um contrato com selo. No entanto, o próprio contrato pode incluir a condição de que a assinatura seja certificada pelo selo principal da organização. Caso não exista tal condição, pode-se colocar o carimbo “Para contratos”.

O selo mais importante da organização fica guardado no cofre do serviço da instituição de ensino pré-escolar, do assistente geral ou do próprio diretor. Todos os demais selos, assim como os selos, são distribuídos entre as unidades estruturais. Para controlar o seu armazenamento e utilização, recomenda-se nomear pessoas responsáveis. O mais lógico seria confiar a guarda dos selos e carimbos aos funcionários responsáveis pelos trabalhos de escritório nos departamentos. Para tanto, é criado um pedido para a atividade principal (sua parte administrativa é mostrada no Exemplo 4).

Exemplo 4

A parte administrativa do despacho que nomeia os responsáveis pelo armazenamento e utilização de selos e carimbos nas unidades estruturais

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O despacho passa pelo procedimento habitual de aprovação e assinatura pelo diretor-geral, após o qual deverá ser lido e assinado por todos os colaboradores designados para responsáveis pelos selos.

Contabilização de selos e selos

Todos os selos e carimbos da organização estão sujeitos a registo. As informações sobre em que departamento está localizado um determinado selo ou selo, quando e para quem foi emitido, entregue e destruído, estão contidas em um diário especial. Por conter impressões de selos e carimbos, bem como assinaturas manuscritas dos funcionários responsáveis, este diário é manuscrito. A possível composição das colunas e o método de preenchimento são mostrados no Exemplo 5.

Ocasionalmente, os selos têm que sair da organização e ir, por exemplo, para uma reunião com uma contraparte, na qual será imediatamente assinado um protocolo de divergências ao contrato. O gestor que comparecer à reunião deverá levar o selo consigo. Este fato, bem como o fato de o selo ter sido devolvido a eles, é registrado em diário especial - ver Exemplo 6.

Onde e como colocar o carimbo?

Se a forma do documento exigir a aposição de selo, o local da impressão poderá ser indicado pelas letras “MP”. (“Local de Impressão”) Neste caso, a impressão pode ser colocada diretamente nessas letras. Veja o Exemplo 7.

Às vezes, essa marca é colocada dentro de um campo especialmente desenhado e delineado para impressão (como no Exemplo 8). Então você precisa tentar encaixar o lacre dentro sem ultrapassar a borda designada. Por exemplo, esta opção é fornecida no Cartão com amostras de assinaturas e impressões de selos, cujo formato é aprovado pela Instrução nº 28-I do Banco da Rússia de 14 de setembro de 2006 (na linguagem comum é chamado de cartão bancário) .

Exemplo 7

Colocar uma impressão de selo ao indicar o local para o mesmo - “M.P.”

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Exemplo 8

Colocar uma impressão de selo em um campo especialmente designado

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Se o local para a impressão não for designado e o selo for necessário para certificar a assinatura do funcionário, ele deverá ser colocado de forma a capturar pequenos fragmentos da posição e da assinatura que está sendo certificada (ver Exemplo 9). Esta regra não está fixada em lugar nenhum e é, antes, um costume comercial. Do ponto de vista lógico, este costume é plenamente justificado: de facto, se um carimbo for aposto após a assinatura de um documento, então quem o coloca pode fazê-lo para que o carimbo fique num determinado local - tocando num fragmento do posição e assinatura e ao mesmo tempo deixando-os legíveis. Uma impressão que cubra totalmente a assinatura dificulta a identificação e, se estiver localizada em algum lugar distante dela, pode levantar dúvidas de que foi aposta após a assinatura do documento.

Se a forma do documento for tal que seja impossível apor uma impressão de selo, afetando ao mesmo tempo a assinatura e a posição, então é melhor “enganchar” a assinatura.

Exemplo 9

Colocar uma impressão de selo ao certificar a assinatura de um funcionário

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Uma lista aproximada de documentos nos quais o selo oficial está aposto é fornecida no Apêndice 8 das Recomendações Metodológicas para a implementação do GOST R 6.30-2003. A organização tem o direito de elaborar essa lista para si mesma, estabelecendo a obrigatoriedade da sua aplicação. Se uma organização utiliza não apenas os selos principais, mas também os adicionais em seu trabalho, então para todos eles é necessário determinar em quais documentos serão afixados.

Os locais onde os selos são apostos são, em regra, conhecidos e muitas vezes até registados em regulamentos locais. Assim, as Instruções de Trabalho de Escritório podem indicar que o carimbo “No de entrada” é colocado no canto inferior direito do documento e o carimbo “No caso” é colocado no canto inferior esquerdo.

Destruição de selos e selos

A correta contabilização dos selos e selos implica também a sua correta destruição. Selos desgastados ou quebrados não devem ser jogados no lixo., principalmente sem informar o serviço responsável. Todos os selos e selos desnecessários ou inutilizáveis são recolhidos neste último para posterior destruição. Isto fica registado no Diário de Selos e Selos (ver no Exemplo 5 as colunas sobre a devolução do selo ao serviço administrativo e económico (AHS), estão preenchidas na linha 24).

Uma comissão especial é responsável pela destruição de selos e selos. É criado por instruções do chefe da organização. Pode ser permanente ou criado por um ano ou uma vez, conforme necessário.

Destruir um selo é tornar seus clichês completamente inutilizáveis. Na maioria das vezes, isso é feito simplesmente cortando-o em pequenos pedaços com uma tesoura. Os selos metálicos deverão ser triturados, enviados ao forno ou arquivados. É claro que fazer isso em um ambiente normal de escritório é bastante difícil, mas os carimbos de metal estão se tornando cada vez mais raros hoje em dia. Clichês de borracha comuns são frequentemente usados. O fato da destruição do selo está refletido no ato (para amostra, ver Exemplo 10), após o qual os dados cadastrais do ato são lançados no Livro de Registro (ver no Exemplo 5, a última coluna “Notas / marca de destruição (data e número do ato)”).

Se de repente acontecer isso perdi o selo, isso se reflete em ato especial - mostrado no Exemplo 11. No Livro de Registro, esse fato deve ser refletido na última coluna “Notas/marca de destruição (data e número do ato)”, a seguir:

em vez da inscrição mais usual “Destruída devido ao desgaste (Lei de 17 de julho de 2014 nº 3)”
“Perdido (Lei de 07/07/2014 nº 6)” será exibido lá.

Os possíveis prazos de atuação da comissão e o procedimento para sua criação (a exemplo de comissão de peritos) são apresentados no artigo “Exame do valor da documentação científica e técnica"

A receita para a elaboração dos diversos atos consta do artigo “Atos do escritório e do departamento de pessoal”. Aqui você encontra: análise de requisitos (o que é obrigatório, o que é opcional, o que é necessário em determinados casos); possíveis opções de construção do texto do ato; três amostras de diversos atos totalmente executados.

Exemplos de regulamentos sobre selos e selos

Concluindo, aqui está um exemplo Regulamentos sobre produção, contabilidade, uso, armazenamento, destruição de selos e carimbos em uma organização comercial. Cada empresa pode criar a sua própria com base nele, veja o Exemplo 12.