كيفية استخدام طباعة الطوابع. مراجعة: كيفية استخدام الطوابع لسكرابوكينغ. كيفية تحضير الختم لإعادة تعبئته

للقيام بالأنشطة القانونية، يجب أن يكون لدى المنظمات أختام وطوابع أصلية. واليوم، هناك أنواع عديدة من هذه السمات المتكاملة. ولكل منهم قواعد خاصة للاستخدام.

خصائص المنتجات الحديثة

على أراضي الاتحاد الروسي، تم توضيح معنى مصطلح "الختم" في GOST R 51511-2001 - الوثيقة التنظيمية الرئيسية التي تنظم أيضًا جميع المتطلبات الحالية للأختام الرئيسية (الختم والتجارية)، وكذلك المساعدة (بسيط).

الكليشيهات للمنتجات المعنية مصنوعة من مواد مختلفة. يمكن أن تكون من الفولاذ أو المطاط أو السيليكون أو مصنوعة من معادن غير حديدية. يختلف شكل الطباعة الناتجة أيضًا: من الشكل الدائري الكلاسيكي والمستطيل والمثلث إلى الشكل الأقل شيوعًا.

تختلف مدة الخدمة وسهولة الاستخدام والتكلفة. يتم تحديد هذه المعلمات، كقاعدة عامة، عن طريق اختيار المواد وطريقة التصنيع. على سبيل المثال، تتميز طريقة إنتاج البوليمر الضوئي بتكلفة منخفضة، ولكن المنتجات الناتجة ليست مريحة للغاية (إذا لم تكن حذرًا، فقد تصبح الأخطاء المطبعية ضبابية تمامًا). تعتمد جودة المطبوعات أيضًا بشكل مباشر على عمق نقش الكليشيه، والذي يمكن أن يتراوح من 0.5 إلى 4 ملم.

الأختام والطوابع التجارية

يتم إنتاج هذه المنتجات بكميات محدودة وهي مخصصة للاستخدام التجاري فقط. يتم وضع البصمات التي تم الحصول عليها بمساعدتهم على المستندات لتأكيد صحتها وقوتها القانونية.

في المنظمات التجارية الحديثة، يتم استخدام ثلاثة أنواع من منتجات الطوابع:

جولة (تُستخدم للتصديق على المستندات أو تأكيدها)؛

الطوابع (لتدفق المستندات الداخلية، وكذلك لإصدار الشهادات للأوراق الأقل أهمية)؛

الفاكس (طباعة تستنسخ بدقة التوقيع الشخصي للمدير).

من الناحية العملية، يتم تجميع قائمة الوثائق المسموح بإضافتها بختم رسمي بشكل فردي لكل منظمة. تكتسب هذه القائمة القوة القانونية من خلال أمر مناسب من المدير أو تكون ملحقًا للتعليمات التي توضح جميع قواعد العمل مع الوثائق.

في ورشة الطباعة IN-FOLIO، يمكنك طلب الإنتاج الفوري لأي أختام وطوابع لأغراض مختلفة.

عند تقديم طلب للطباعة، سيسألك المدير بالتأكيد عن المادة التي ستصنع منها الكليشيهات، وما نوع المعدات المطلوبة؟ تعتمد تكلفة وجودة المنتج النهائي بشكل مباشر على هذه المعلمات.

ستتعرف من مقالتنا على مكونات ختم المستندات، وما هي معدات الطباعة، وما هي أنواع الأختام والطوابع الأكثر ملاءمة ومتانة.

مما يتكون الختم والختم؟

العناصر الرئيسية للطباعة هي الكليشيهات والمعدات. يوجد على الكليشيه صورة معكوسة ثلاثية الأبعاد للطباعة، يتم استخدامها لعمل الطباعة. معدات الطباعة عبارة عن مقبض، وبدونه يستحيل غمس الكليشيهات في لوحة الطوابع دون أن تتسخ.

افتراضيًا، يتم تصنيع الأختام والطوابع باستخدام أدوات بلاستيكية يدوية، لكن هذا ليس الخيار الأكثر ملاءمة. ولذلك، ينبغي أن تؤخذ اختيار المواد على محمل الجد. يمكنك طلب عبارة مبتذلة واحدة فقط إذا كان لديك بالفعل معدات جاهزة.

عنصر آخر مهم هو لوحة الطوابع المملوءة بالحبر أو الطلاء. يمكن أن تكون مدمجة وقابلة للاستبدال وعالمية وخاصة للطباعة (إذا كانت متعددة الألوان أو تحتوي على عناصر حماية غير مرئية من الأشعة فوق البنفسجية). عادةً ما يكون مخزون الحبر كافيًا لأكثر من 3000 نسخة مطبوعة.

مما يتكون الختم؟ من نفس أجزاء الطباعة - الكليشيهات والمعدات، لأنها من الناحية الفنية هي نفسها. والفرق بينهما هو غرضهم. يتمتع الختم بقوة قانونية ويشهد على صحة وثيقة الموظف وتوقيعه وسلطته. يتم استخدام الختم فقط لإعادة إنتاج المعلومات التي يجب تكرارها باستمرار. يمكن ان تكون:

• اسم المؤسسة أو القسم،
• الغرض من الوثيقة،
• تفاصيل المنظمة (العنوان، الحساب البنكي)،
• ما يسمى "الترويسة" والمعلومات الرسمية الأخرى - "النسخة صحيحة"، "متفق عليها"، "للمحاسبة"، "للتوقيع" وما شابه ذلك.

الطوابع تسهل الأعمال الورقية إلى حد كبير. هناك بعض الاختلافات في المظهر. الطوابع، كقاعدة عامة، لها فقط شكل دائري أو مثلث وأحجام قياسية، حيث يمكن أن تكون الطوابع أي شيء.

أدوات الطوابع: ما هو؟

الأدوات هي الجزء الأكثر أهمية في الختم أو الختم. وهو عبارة عن جسد ملتصق به كليشيه، يتم غمسه في الطلاء أو الحبر ونقله إلى الورق. المعدات مصنوعة من الخشب أو البلاستيك أو المعدن. الأكثر دواما، بطبيعة الحال، هو المعدن. حسب التصميم، يمكن أن يكون تلقائياً أو يدوياً. أيهما أفضل يعتمد على المكان وكيف تنوي استخدامه.

• تعد المعدات الأوتوماتيكية خيارًا مثاليًا للمكتب حيث تحتاج المستندات المختلفة إلى التصديق باستمرار. بفضل آلية خاصة ولوحة ختم مدمجة، يتم تشبع الكليشيه بالحبر في ثانية واحدة. من أجل ترك بصمة واضحة ومشرقة، لا تحتاج إلى بذل جهود كبيرة، يكفي نقرة واحدة فقط.
• تُستخدم المعدات اليدوية بشكل أساسي كخيار متنقل لرحلات العمل ورحلات العمل والمؤتمرات والمفاوضات. يمكنك دائمًا العمل مع المستندات على الطريق. في الأساس، إنها عبارة مبتذلة بمقبض خشبي ومعدني وبلاستيكي. يجب شراء وسادة الحبر بشكل منفصل.

هناك أيضًا معدات جيب خاصة على شكل صندوق مغلق بإحكام مزود بلوحة ختم مدمجة وكليشيهات ومقبض قابل للطي. من الملائم حملها في سترة أو حقيبة أو مجلد به أوراق دون خوف من تسرب الطلاء. يعتبر شبه تلقائي، حيث أن الكليشيهات تكون على اتصال دائم بلوحة الطوابع وهي في حالة استعداد كامل للعمل. كل ما تبقى هو فك الغطاء ووضع بصمة.

ما هو الختم والطوابع المبتذلة؟

كثير من الناس يخلطون بين المفاهيم المرتبطة بالأختام. تكمن الصعوبة الكبرى في السؤال حول الكليشيهات: ما هو الختم أو الختم، قليلون سيقولون بثقة أنه ليس هذا ولا ذاك. الكليشيهات هي ذلك الجزء من الختم أو الختم الذي يتم تطبيق صورة معكوسة عليه، مما يترك بصمة (بصمة) على الورق. إنها مصنوعة من مواد مختلفة، وهذا يحدد بشكل مباشر المدة التي سيستمر فيها الختم ومدى ملاءمة استخدامه.

• من فوتوبوليمر

هذا خيار غير مكلف وأسرع من حيث وقت الإنتاج. إذا كنت تستخدم الطباعة بشكل نادر نسبيًا، أي أنك لا تقوم بأكثر من 20 نسخة مطبوعة يوميًا، فستستمر طباعة البوليمر الضوئي لمدة عامين تقريبًا. الحبر المائي فقط مناسب لهذه الأداة، ويمكن وضع المطبوعات على الورق. بالإضافة إلى ذلك، لا يمكن صنع بعض عناصر الأمان على البوليمر - على سبيل المثال، شبكة مزخرفة.

• مصنوعة من المطاط

هذه المنتجات ليست رخيصة، ويستغرق إنتاجها المزيد من الوقت، لكنها تستمر لفترة أطول بكثير. مع كثافة استخدام تصل إلى 50 نسخة مطبوعة يوميًا أو أكثر، تبلغ مدة الخدمة حوالي 15 عامًا. تترك هذه الطوابع انطباعًا واضحًا على أي سطح، بما في ذلك المعدن والبلاستيك والخشب والمنسوجات. إنها مناسبة لكل من الدهانات المائية والكحولية. يتم تصنيع الكليشيهات ذات التعقيد المتفاوت من المطاط باستخدام النقش بالليزر: الطوابع، مع شبكة واقية دقيقة، وmicrofont، وعناصر مخفية، وما إلى ذلك.

• تقنية الفلاش

في هذه الحالة، تتكون القاعدة من المطاط المسامي. الفرق بينه وبين المطاط العادي أو البوليمر الضوئي هو أنه مملوء بالحبر أثناء عملية التصنيع. بهذه الطريقة، لن تضطر إلى شراء لوحة الطوابع بشكل منفصل. عمر الخدمة - من 5 سنوات أو أكثر، يكفي مخزون الحبر لحوالي 5000 نسخة مطبوعة واضحة. عند نفاد الكمية، اتصل بالورشة وسيقومون بإعادة ملئها. تتضمن الكليشيهات المصنوعة من المطاط الصغير المسامي الاستخدام المتزامن لعدة ألوان وجميع أنواع الحماية. اللوحة أوسع بكثير من تلك الكليشيهات العادية.

هناك كليشيهات معدنية، تسمى أيضًا الأختام الجافة. وهي لا تتطلب حبرًا وتستخدم للحصول على مطبوعات بارزة على الورق أو على الشمع وشمع الختم والبلاستيك. أين تكون هذه المطبوعات مطلوبة؟ بادئ ذي بدء، لإغلاق الخزائن والمكاتب والصناديق والمراسلات الهامة.

الآن بعد أن عرفت ما هي المواد المستخدمة لصنع الطوابع المبتذلة، وما هي، وما هي المعدات التي يجب اختيارها، يمكنك طلب الخيار الذي يناسب احتياجات مؤسستك تمامًا.

بيان صحفي أعده Graver.ru.

لذلك، يرتبط عملك ارتباطًا وثيقًا بإنشاء المستندات وحركتها في شركتنا. في العمل المكتبي، لا يمكنك الاستغناء عن استخدام الطوابع المختلفة. للتأكد من أن الورق المهم الذي يحمل توقيعات الإدارة لا يفسد بسبب الاستخدام غير الصحيح أو غير المناسب للأختام، من الضروري فهم تفاصيل العمل معهم.

لنبدأ بالشيء الرئيسي

في منظمة كبيرة، هناك العديد من الطوابع والأختام المختلفة، ولكن قبل البدء في العمل معهم، يجب أن تتذكر تعريف والغرض من "أداة العمل" الضرورية لموظف المكتب.

شرط "ختم"منصوص عليه في GOST R 51511–2001، الذي ينظم متطلبات أحد أكثر أنواع منتجات الطوابع شيوعًا والأكثر طلبًا والأهمية في أي منظمة - الختم الرسمي.

يتم ختم المستندات باستخدام أداة خاصة تتكون من نموذج طباعة متصل بقطعة من المعدات. يشبه نموذج الطباعة لوحة، يكون سطحها عبارة عن صورة معكوسة للصورة المطبقة على الورق أو الوسائط الأخرى. يمكن أن يكون للكليشيهات شكل دائري أو مستطيل أو مثلث أو أقل شيوعًا. وهي مصنوعة من المطاط الكثيف أو السيليكون أو الفولاذ أو السبائك غير الحديدية. يتم استخدام تقنيات الفلكنة والبوليمر الضوئي والنقش بالليزر في إنتاج الأختام.

يعتمد عمر الخدمة وتكلفة منتجات الطوابع على طريقة صنع الكليشيهات. على سبيل المثال، تعد طريقة البوليمر الضوئي هي الطريقة الأكثر تكلفة من حيث تكاليف الإنتاج، ولكن مع هذه المطبوعات تحتاج إلى العمل بعناية، وإلا فقد تصبح الطباعة غير واضحة. يتم تحديد جودة المطبوعات الناتجة، وكذلك متانة الطباعة، من خلال عمق نقش الكليشيهات، والذي يتراوح في أغلب الأحيان بين 0.5-4 ملم.

حول أنواع الأختام

الأكثر طلبًا في مجال الأعمال هي:

• الأختام المستديرة المستخدمة للتصديق على صحة المستندات أو تأكيدها (بما في ذلك الأختام والأختام الرئيسية للمنظمات والأطباء والمحامين)؛
• الطوابع المصممة لإنشاء بصمة تحتوي على معلومات رسومية أو نصية (قد تحتوي على حقول لإدخال معلومات إضافية يدويًا)؛
• الفاكسات التي تنسخ بدقة التوقيع الشخصي لأحد كبار الموظفين.

اختيار الطباعة المناسبة عند الشراء

لضمان عدم تعرض السطح الخارجي للوحة الطباعة للتلف أثناء النقل والتخزين، غالبًا ما تقوم الشركات المصنعة بتزويدها بغطاء واقي. إذا كلفك رئيسك في العمل باختيار وشراء الختم الكلاسيكي، فقم بإلقاء نظرة فاحصة على المنتجات ذات الغطاء اللولبي. ستضمن طريقة التثبيت هذه حماية الكليشيهات من التلف العرضي.

في شكله الكلاسيكي، يتم تثبيت نموذج الطباعة على رأس أداة خشبية أو معدنية أو بلاستيكية، ويكون الطرف المقابل منها بمثابة مقبض وله سماكة. في العمل المكتبي الحديث، يزداد الطلب على المعدات الأوتوماتيكية، لأن هذه الأجهزة تتطلب معالجة أقل دقة وتسمح بما يلي:

• تسريع العمل
• تحسين جودة الطباعة بفضل ميزات جهاز التشغيل الآلي؛
• تبسيط التخزين والنقل.

السمة الإلزامية لأي ختم أو ختم هي وسادة ختم مشربة بتركيبة تلوين. عادة ما تكون قطعة مستطيلة من المطاط الرغوي موضوعة في صندوق بلاستيكي. عند العمل باستخدام الطوابع الأوتوماتيكية، لا يلزم وجود لوحة ختم منفصلة، ​​حيث يتم تضمين هذا العنصر في جسم المعدات من قبل الشركة المصنعة. عند عدم الاستخدام، يتم تركيب رأس الجهاز بإحكام على الوسادة بسبب الزنبرك. في وضع العمل، يتم قلب الرأس مع الكليشيهات والضغط على الناقل. ونتيجة لذلك، تبقى بصمة واضحة ومشرقة على الوثيقة. تشغل الطباعة باستخدام المعدات التلقائية مساحة أقل على سطح المكتب، وسيؤدي عدم وجود لوحة ختم منفصلة إلى تقليل خطر تلطيخ المستندات. بالنسبة لكميات كبيرة من العمل، تعد الطباعة أو الختم باستخدام المعدات الأوتوماتيكية هي الحل الأمثل.

ما الذي يجب أن يعرفه مدير المكتب عن الجانب القانوني لاستخدام الأختام والطوابع؟

تستخدم المؤسسات التجارية والحكومية أنواعًا مختلفة من الأختام، وأهمها الختم الدائري. وفقًا للوائح رقم 208-FZ ورقم 14-FZ ورقم 161-FZ، يتعين على الشركات المساهمة المغلقة أو المفتوحة والشركات ذات المسؤولية المحدودة والمؤسسات البلدية والوحدوية أن يكون لها ختمها الخاص على شكل دائرة . بموجب القانون، يجب أن يشير إلى الاسم الكامل للكيان القانوني وعنوانه. غالبًا ما يتم هنا أيضًا وضع معلومات حول OGRN وTIN أو الاختصارات أو العلامات الخاصة.

بالنسبة لأصحاب المشاريع الفردية، تكون المتطلبات أقل صرامة، ولكن في الممارسة العملية، يمتلك معظم رواد الأعمال الأفراد ختمهم الخاص. يعد الحصول على الختم الخاص بك أمرًا ضروريًا إذا كان رجل الأعمال يخطط لإجراء معاملات مالية نقدًا أو مدفوعات غير نقدية دون استخدام ماكينة تسجيل النقد، وملء دفاتر العمل وبيانات الشحن وبعض المستندات الأخرى. يتم تنظيم هذه المتطلبات بموجب القانون رقم 129-FZ.

عند العمل بالطوابع، يجب على موظف المكتب أن يضع في اعتباره أنه وفقًا للفن. 327 من القانون الجنائي للاتحاد الروسي، يعتبر تزوير الأختام الرسمية جريمة جنائية. يمكنك العثور في قانون المدينة رقم 2-FKZ على قائمة بالشركات التي لها الحق في استخدام رموز الطوابع للأختام المستديرة.

كيفية اختيار حبر الطوابع؟

النوع الأكثر شيوعًا من حبر الطوابع في المكاتب هو ذو أساس مائي. يتم استخدامه لإعادة تعبئة وسادات الطوابع من أي نوع، وهو مناسب للمطاط والبوليمر الضوئي، ومتوافق مع ورق الطابعة العادي.

إذا كنت بحاجة إلى الطباعة على وسائط لامعة، فمن الأفضل استخدام تركيبة تعتمد على الكحول الإيثيلي. ويفسر ذلك ارتفاع معدل تبخر المذيب، ونتيجة لذلك يبقى الطلاء على سطح ضعيف الامتصاص، ولا يتم تلطيخ الطباعة. بالإضافة إلى الورق اللامع، يمكن استخدام أحبار الكحول للطباعة على البولي إيثيلين والزجاج والمعادن وغيرها من الأسطح الملساء. يرجى ملاحظة أن هذه المركبات ليس المقصود منها العمل مع الأختام الأوتوماتيكية والكليشيهات الضوئية.

إذا كنت تعمل باستخدام مطبوعات الفلاش، فمن الأفضل أن تختار لها أحبارًا ذات أساس زيتي. تعتبر هذه التركيبات مثالية للمواد المسامية، لكن ميزتها الرئيسية هي المقاومة العالية للطباعة الناتجة للتآكل.

إعادة تعبئة الختم: بسرعة ودقة

تعتبر حالة استخدام الختم الكلاسيكي مع لوحة ختم منفصلة هي الأبسط من حيث إعادة تعبئة الحبر. للقيام بذلك، تحتاج إلى توجيه فوهة زجاجة الحبر نحو وسادة الرغوة ومسحها عدة مرات في أماكن مختلفة. سيحدث التوزيع الموحد للمستحلب على المطاط الرغوي بعد إجراء عدة طبعات.

لإعادة ملء لوحة الطوابع في الطباعة التلقائية، سيتعين عليك تفكيك الجهاز وإزالة القرص المسامي نفسه. المرحلة التالية هي التسوية، حيث عادة ما تكون هناك آثار من الكليشيهات عليها. للقيام بذلك، تحتاج إلى تمرير قطعة من الأسلاك أو مشبك ورق غير مثني عبر السطح عدة مرات. لا يختلف تشريب الحبر عن عملية مماثلة في حالة الطباعة اليدوية.

عند إعادة تعبئة طباعة الفلاش، قم أولاً بفك حلقة التثبيت، وبالتالي قم بإزالة المبتذلة ووسادة امتصاص الصدمات. يتم نقع الكليشيه بالطلاء من حقنة ثلاث مرات على الأقل ويترك ليجف لمدة ساعة تقريبًا. ثم يتم تجميع الجهاز بترتيب عكسي ويتم عمل عدة طبعات لتوزيع الحبر بالتساوي.

نحن نصنع الختم بأيدينا

عند العمل باستخدام ختم أو ختم، تتحمل العبارة المبتذلة العبء الأكبر، لذلك يتطلب هذا العنصر المعين من الأداة معالجة دقيقة. لا تضغط بشدة أو بشكل حاد على الختم أو الختم، لأن ذلك قد يؤدي إلى إتلاف الجزء البارز من لوحة الطباعة أو تشويه الجهاز. في حالة حدوث مثل هذا التشوه، سوف تصبح الطباعة غير واضحة، ولن تقبل كل منظمة مثل هذه الوثيقة. يبدو أن العلامة النموذجية لمشكلة انحراف اللوحة هي عناصر مطبوعة بشكل غير كامل من التصميم أو النص الموجود على الطباعة.

مع الاستخدام المتكرر، تصبح المسافة بين النتوءات والتجويفات الموجودة في الكليشيه مسدودة بغبار الورق، غير المرئي للعين. والنتيجة هي وجود بقع وبقع بدلا من الحروف أو الأرقام في الصورة. يمكن إزالة هذا العيب عن طريق تنظيف لوحة الطباعة بعناية باستخدام فرشاة أسنان قديمة تحت الماء الجاري. من الأفضل عدم استخدام المنظفات أو الصابون أو المواد الكاشطة.

من المشاكل الشائعة في البيانات والطوابع التلقائية الأخرى فقدان المثبات. ظاهريًا، يتجلى هذا في تشويش الصورة الناتجة، وهو أمر لا يمكن السماح به لمعظم المستندات. تشارك المنظمات الخاصة في القضاء على مثل هذه المشكلات، ومع ذلك، يوجد في متجر مستلزمات المكاتب العادي مجموعات ذات قاعدة جديدة للطباعة وشريط لاصق يعمل بمثابة التجنيب.

تدمير الختم

في الممارسة التجارية، لم يعد من الممكن استخدام الطباعة للأسباب التالية:

• فشله بسبب التآكل أو التلف؛
• نتيجة التصفية أو التغيير في بيانات الكيان القانوني الذي يملكها.

في هذه الظروف، وكذلك في حالة تدميرها المادي (على سبيل المثال، في حريق) أو فقدانها بسبب الفقدان أو السرقة، ستحتاج إلى الخضوع لإجراءات صنع ختم جديد.

ومع ذلك، قبل الاتصال بشركة متخصصة في إنتاج منتجات الطوابع، يجب تدمير الختم غير القابل للاستخدام. إذا تم تنفيذ هذا التلاعب من قبل الشركة التي تمتلك هذا الختم، فسيكون من الضروري جمع عمولة ووضع قانون خاص. في بعض الحالات، يُعهد بتدمير الطوابع إلى منظمات خارجية، وغالبًا ما تكون متاجر الطوابع. ولذلك، إذا كنت مسؤولاً عن الختم واكتشفت أنه غير صالح للاستخدام، فقم بإبلاغ الإدارة بالمشكلة في أسرع وقت ممكن.

العمل بالطوابع يفرض مسؤولية معينة على موظف المكتب. ولكن مع بعض المهارات التي ستظهر حتما مع مرور الوقت، يمكن أن تصبح الطوابع والأختام مساعدين حقيقيين. حظ سعيد!

وفي بداية أبريل 2015 صدر القانون الاتحادي رقم 82-ف.بموجبه لم تعد الطباعة سمة إلزامية للمنظمات.

ماذا ينبغي أن يكون

بغض النظر عن الشكل التنظيمي، يجب أن تحتوي المنظمة على كليشيهات اسمها الكامل وعنوانها. يُسمح بالإشارة بلغة أجنبية. لا تنظم الإجراءات التنظيمية حجم الكليشيهات أو لونها.

علاوة على ذلك، من غير المعروف ما إذا كان من الممكن الإشارة إلى الاسم المختصر للشركة، وكذلك استكمال الختم بتفاصيل مثل النقوش "للمستندات" أو "للفواتير". يمكن أن نستنتج أن التشريع ترك تثبيت الاسم المختصر والنقوش لتقدير رواد الأعمال.

الحجم المقبول عمومًا هو 38-42 ملم. عادةً ما يكون ختم الشركة باللون الأزرق أو الأرجواني. وفي حالة فقدانها أو اهتراءها، يجب على الشركة إنتاج نسخة جديدة. وينطبق الشيء نفسه على الحالات التي تتغير فيها تفاصيل المنظمة المشار إليها على النسخة المطبوعة (على سبيل المثال، العنوان أو الاسم).

يسمح القانون الاتحادي رقم 82-FZ بإمكانية ألا يكون لدى المنظمة ختم، ومع ذلك، فإن القانون يلزم باستخدام الختم في نماذج الإبلاغ الصارمة، في دفاتر العمل، وكذلك في الأوامر النقدية. ويترتب على ذلك أنه طالما بقي ذكر الإلزام الإلزامي على بعض الوثائق في اللوائح، فإن الشركة ملزمة بذلك.

وبطبيعة الحال، هناك بعض الاستثناءات للقواعد المذكورة أعلاه. وبالتالي، يمكن التصديق على الإدخال في دفتر عمل الموظف ليس فقط بالختم الأزرق للشركة، ولكن أيضًا بختم خدمة شؤون الموظفين.

يعد استخدام الأختام إلزاميًا إذا لم تقم الشركة بتدوين بند في العقد مع طرف مقابل محدد فيما يتعلق بعدم استخدامه المحتمل. إذا لم يكن هناك مثل هذا الشرط، فقد تعتبر المعاملة غير صالحة.

يتم وضع ختم على المستندات لمنحها القوة القانونية. ومع ذلك، ليس كل الوثائق تحتاج إلى هذا. على بعض وثائق الموظفينقد تفوت إضافة هذه التفاصيل.

بعضها معتمد بختم أوراق المحاسبة(على سبيل المثال، التقديرات والتعليمات). ويلزم أيضًا التصديق على جميع الوثائق التأسيسية والعقود والاتفاقيات الإضافية.

يتم وضع البصمة في أسفل النص بجوار توقيع المسؤول. لا ينبغي بأي حال من الأحوال أن يظهر الختم على نسخة التوقيع. وفي بعض الأحيان توضع علامة "م" في المكان الذي تم لصق الختم فيه. ص." أو "مكان الختم" ويجب وضع البصمة عليه.

أساسي

يشير التوثيق الأولي في الشركة إلى ما يسمى بالمحاسبة الأولية، وهو ما يعني المرحلة الأولى من تلخيص العمليات في المنظمة. المستندات الأساسية هي تلك التي يمكنها تأكيد وجود معاملة تجارية. يجب أن تنعكس جميع المعلومات الواردة في "الابتدائية" في المحاسبة.

يتم وضع الختم على تلك الأوراق الأولية التي يتم إجراؤها في شكل موحد. مثال على المستند الأساسي الموحد هو مذكرة التسليم التي تم إنشاؤها باستخدام . إذا وافقت الشركة نفسها على شكل أي وثيقة أولية، فإن وضع الختم ليس إلزاميا.

طلبات

الأمر هو وثيقة داخلية في المنظمة، أي. فهو لا يتجاوز ذلك. وبالتالي، فإن وضع البصمة على الأمر ليس إلزاميا، وفي معظم الحالات يتم إغفاله. إذا طلب الموظف تقديم نسخة من الأمر، فسيتم التصديق على النسخة وفقًا لجميع المعايير، مع وضع الختم والتفاصيل الأخرى ذات الصلة.

لا يتم وضع الختم على أي وثائق داخلية في الشركة. التفاصيل الإلزامية الوحيدة التي يجب أن تكون موجودة في الأمر هي توقيع المدير.

ترويسة المنظمة

يتم وضع الختم على ترويسة المنظمة اعتمادًا على كيفية إنشاء النموذج. لذلك، إذا كان ترويسة الشركة تنتمي إلى نماذج تقارير صارمة، فإن البصمة على هذه الورقة مطلوبة. إذا تم إصدار ترويسة المنظمة على ورق متعدد الألوان مع شعار الشركة، فلا يتم وضع أي بصمة.

للتصديق على خطاب معلومات منتظم على ورق المنظمة، يكفي وضع توقيع المسؤول. في بعض الحالات، يلزم وجود بصمة على ترويسة الشركة. يتم وضع الختم على خطابات الضمان، وكذلك على التوكيلات (على سبيل المثال، لتمثيل مصالح الشركة في المحكمة أو الحصول على الأصول المادية).

آخر

إن وضع ختم على مستند غير مثبت عليه لن يؤدي إلى أي إجراءات. ومع ذلك، إذا لم تقم بوضع هذه التفاصيل على الأوراق المطلوبة للتصديق بهذه الطريقة، فقد تكون العواقب غير مواتية.

إن الوثيقة التي لم يتم التصديق عليها بشكل صحيح ستفقد قوتها القانونية، ولم يعد من الممكن اعتبارها دليلاً في إجراءات المحكمة.

بالإضافة إلى الوثائق المذكورة أعلاه، مطلوب شهادة الأنواع التالية من الأوراق:

عند ملء كتاب العمل يجب مراعاة النقاط التالية. يجب أن يكون ختم المنظمة على جانب عنوان الكتاب. في حالة تغير البيانات الشخصية للموظف - على الغلاف الداخلي. عند الفصل، يجب أن يكون إشعار الفصل دائمًا مصحوبًا بالختم الأزرق للمنظمة.

الانطباعات النموذجية

اعتمادا على الشكل التنظيمي للمؤسسة قد تختلف انطباعات الختم في المظهر. وبالتالي، فإن بصمة رجل الأعمال الفردي أبسط قليلاً من بصمة شركة ذات مسؤولية محدودة أو شركة مساهمة عامة، وتحتوي على عدد أقل من العناصر الإلزامية. دعونا نلقي نظرة على انطباعات الطوابع النموذجية اعتمادًا على نوع الشركة وشكلها.

1. بسيط. ويحتوي على اسم المنظمة في المنتصف، وفي الحد يوجد شكل من أشكال النشاط التنظيمي، بالإضافة إلى ORGN وKPP. يمكن أيضًا تضمين عنوان الشركة في الحدود.
2. مع النص الصغير. في مثل هذه الأختام، على عكس تلك السابقة، هناك حافة أكثر تعقيدا، تمتد على طول الحافة في طبقتين. تحتوي الطبقة الخارجية على نص أصغر يشير، على سبيل المثال، إلى رقم التسجيل الخاص بها. في الطبقة الداخلية من الحواف، وكذلك في الطباعة البسيطة، يوجد العنوان، OGRN، بالإضافة إلى الشكل التنظيمي للشركة.
3. مع حواف الزينة. تفضل الشركات الكبيرة استخدام المطبوعات الفاخرة في أنشطتها، حيث يوجد نمط بين الطبقات الداخلية والخارجية للحواف.
4. لأصحاب المشاريع الفردية. كقاعدة عامة، يحتوي على الاسم الكامل لرجل الأعمال في المنتصف، وعلى طول الحافة توجد تفاصيل مثل العنوان، بالإضافة إلى رقم التعريف الضريبي (TIN).

يمكنك معرفة المستندات المختومة من هذا الفيديو.

مميزات اللصق

يجب وضع الختم على جميع العقود، ومعظم وثائق الموظفين، وكذلك. لا يكون لخطابات الضمان والتصرفات قوة قانونية إذا لم تكن مختومة. لن يحدث شيء سيء إذا قمت بوضعه على مستند لا يلزم الختم عليه. ومع ذلك، يجب دائمًا وضعه في مكان قد تكون هناك حاجة لوجوده فيه لاحقًا أثناء الإجراءات القانونية.

تضع بعض الشركات لوائح أو تعليمات خاصة لاستخدام الختم. كقاعدة عامة، تتم الموافقة عليه من قبل المدير ويحتوي على أقسام مثل قائمة الطوابع المستخدمة في المنظمة وموقع تخزينها وإجراءات استخدامها.

يتم وضع الختم فقط بجوار توقيع المسؤول الذي له الحق في التوقيع على هذا النوع من الوثائق. كقاعدة عامة، يكون هذا إما رئيس الشركة أو ممثلًا موثوقًا به.

المعنى القانوني لهذه التفاصيل هو التصديق على توقيع ذلك المسؤول الذي هو جزء من دائرة إدارة الأشخاص العاملين في الشركة الموضح اسمها على الختم.

لا يمكن وضع البصمة بجوار توقيع موظف عادي في الشركة. ومن المرغوب فيه ألا يتداخل الختم مع توقيع المسؤول، وأن يكون قابلاً للقراءة ويجعل من الممكن تمييز جميع المعلومات الموجودة عليه.

وفقًا لـ GOST R 51511-2001 "الأختام مع استنساخ شعار دولة الاتحاد الروسي. الشكل والأبعاد والمتطلبات الفنية" ختم - هذا "جهاز يحتوي على قالب طباعة لعمل مطبوعات على الورق".

كما ترون، التعريف عام تماما. المزيد من المعلومات هو GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. "متطلبات الأوراق" التي تقول ذلك التفصيل 25 "ختم الختم" "يشهد على صحة توقيع المسؤول على الوثائق التي تثبت حقوق الأشخاص، وتسجل الوقائع المتعلقة بالأصول المالية، وكذلك على الوثائق الأخرى التي تنص على التصديق على التوقيع الحقيقي. الوثائق مصدقة بختم المنظمة".

للسؤال ما الذي يجب تصويره بالضبط على ختم الكيان القانوني(سوف نسميها)، الإجابة على البند 5 من الفن. 2 من القانون الاتحادي "بشأن الشركات ذات المسؤولية المحدودة" بتاريخ 02/08/1998 رقم 14-FZ، وكذلك المادة. 2 من القانون الاتحادي "بشأن الشركات المساهمة" بتاريخ 26 ديسمبر 1995 رقم 208-FZ. تحتوي هذه المقالات على نص متطابق تقريبًا، ويترتب على ذلك أن أختام الشركات ذات المسؤولية المحدودة والشركات المساهمة يجب أن تحتوي على:

• الاسم الكامل للشركة ذات المسؤولية المحدودة أو JSC؛
• موقع شركة ذات مسؤولية محدودة أو هيئة الأوراق المالية.

بالإضافة إلى ذلك، قد تحتوي أختام شركة ذات مسؤولية محدودة أو JSC على اسم الشركة بأي لغة من لغات شعوب الاتحاد الروسي و (أو) لغة أجنبية.

ويجب على فروع ومكاتب تمثيل الشركات وضع نفس المعلومات على أختامها بالإضافة إلى عبارة "فرع" أو "مكتب تمثيلي".

هذه ليست سوى الحد الأدنى من المتطلبات. يمكن للكيان القانوني، وفقًا لتقديره، وضع شعاره وشعاره وتفاصيله المصرفية ومعلومات الاتصال وما إلى ذلك على الختم.

أمثلة على الأختام من GOST R 51511-2001:

مثال 1

أختام الشركات التجارية

طي العرض

في GOST المذكورة، يمكنك أيضًا العثور على متطلبات إجراءات إنتاج الأختام واستخدامها وتسجيلها وتخزينها وتدميرها، ولكنها إلزامية فقط للمنظمات التي تستخدم رموز الدولة. المتطلبات الفنية لأختام المنظمات واردة في المعيار الوطني للاتحاد الروسي "أختام شهادة المصطكي. الشكل والأبعاد والمتطلبات الفنية" (تمت الموافقة على أساس القانون الاتحادي الصادر في 27 ديسمبر 2002 رقم 184-FZ "بشأن اللائحة الفنية"). هنا، على سبيل المثال، يتم إدراج الأحجام التي يجب أن يكون عليها كل من الختم نفسه والصور الموجودة عليه.

بخصوص ختم، إذن لا يوجد تعريف رسمي لها. سوف نعتبره ختما كليشيهات مع النص، والغرض منها هو إعادة إنتاج هذا النص بحيث لا يلزم كتابته باليد.

مثال 2

طوابع لأغراض مختلفة

طي العرض

أنواع الأختام في المنظمة

يحق لأي منظمة، وكذلك رواد الأعمال الأفراد، الإنتاج لتلبية احتياجاتهم الأختام الإضافية. وسيتم توزيعها على الوحدات الهيكلية وسيتم لصقها من قبل موظفيها على وثائق محددة بدقة. أي منها يجب تحديده في اللوائح ذات الصلة (انظر الفقرتين 5.2 و5.3 في المثال 12).

مثال 3

طوابع إضافية

طي العرض

يجب التعامل مع استخدام الأختام الإضافية ببعض الحذر، حيث قد يتم التشكيك في صلاحيتها القانونية. نوصي بوضع الختم الرئيسي للمنظمة على المستندات المقدمة إلى السلطات الحكومية والتنظيمية. لا حرج في استخدام ختم إضافي، ولكن المسؤولين المحليين قد يرفضون قبول الوثائق المعتمدة من قبلهم. لتجنب التأخير غير الضروري، من الأفضل استخدام الختم الرئيسي على الفور.

كما أن الختم "للعقود" يستحق الاهتمام أيضًا. هل من الممكن وضعه على العقود؟ لا يتضمن القانون المدني للاتحاد الروسي شرطًا للتصديق على التوقيعات في العقد بختم. ومع ذلك، قد يتضمن العقد نفسه شرطًا بأن يكون التوقيع مصدقًا بالختم الرئيسي للمنظمة. إذا لم يكن هناك مثل هذا الشرط، فيمكنك وضع ختم "للعقود".

يتم تخزين الختم الأكثر أهمية للمنظمة في خزنة خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة أو المساعد العام أو المدير نفسه. يتم توزيع جميع الأختام الأخرى، وكذلك الطوابع، بين الوحدات الهيكلية. للتحكم في تخزينها واستخدامها، يوصى بتعيين أشخاص مسؤولين. الشيء الأكثر منطقية هو تكليف تخزين الأختام والطوابع للموظفين المسؤولين عن العمل المكتبي في الأقسام. ولهذا الغرض، يتم إنشاء أمر للنشاط الرئيسي (الجزء الإداري منه موضح في المثال 4).

مثال 4

الجزء الإداري من الأمر بتعيين المسؤولين عن تخزين واستخدام الأختام والطوابع في الوحدات الهيكلية

طي العرض

يمر الأمر بالإجراءات المعتادة للموافقة والتوقيع من قبل المدير العام، وبعد ذلك يجب قراءته وتوقيعه من قبل جميع الموظفين المعينين ليكونوا مسؤولين عن الأختام.

المحاسبة عن الأختام والطوابع

جميع الأختام والطوابع الخاصة بالمنظمة تخضع للتسجيل. المعلومات حول القسم الذي يوجد به ختم أو ختم معين ومتى ولمن تم إصداره وتسليمه وتدميره موجودة في مجلة خاصة. وبما أن هذه المجلة تحتوي على طبعات للأختام والطوابع، وكذلك التوقيعات المكتوبة بخط اليد للموظفين المسؤولين عنها، فهي مكتوبة بخط اليد. يتم عرض التركيب المحتمل للأعمدة وطريقة الملء في المثال 5.

في بعض الأحيان، يتعين على الأختام مغادرة المنظمة والذهاب، على سبيل المثال، إلى اجتماع مع الطرف المقابل، ونتيجة لذلك سيتم توقيع بروتوكول الخلافات على العقد على الفور. يجب على المدير الذي يذهب إلى الاجتماع أن يأخذ الختم معه. تم تسجيل هذه الحقيقة، بالإضافة إلى حقيقة إعادة الختم إليهم، في مجلة خاصة - انظر المثال 6.

أين وكيف تضع الختم؟

إذا كان شكل الوثيقة يتطلب وضع الختم، فيجوز الإشارة إلى مكان البصمة بالحرفين "MP". ("مكان الطباعة") وفي هذه الحالة يمكن وضع البصمة مباشرة على هذه الحروف. انظر المثال 7.

في بعض الأحيان يتم وضع هذه العلامة داخل حقل مصمم ومحدد خصيصًا للطباعة (كما في المثال 8). ثم عليك أن تحاول تركيب الختم بالداخل دون تجاوز الحدود المعينة. على سبيل المثال، يتم توفير هذا الخيار في البطاقة مع عينات من التوقيعات وبصمات الختم، والتي تمت الموافقة على شكلها من قبل تعليمات بنك روسيا رقم 28-I بتاريخ 14 سبتمبر 2006 (في اللغة الشائعة يطلق عليها بطاقة مصرفية) .

مثال 7

وضع بصمة ختم عند تحديد مكان لها - "M.P."

طي العرض

مثال 8

وضع طبعة الختم في حقل مخصص لذلك

طي العرض

إذا لم يتم تحديد مكان البصمة، وكان الختم مطلوبًا للتصديق على توقيع المسؤول، فيجب وضعه بطريقة تلتقط أجزاء صغيرة من الموضع ويتم التصديق على التوقيع (انظر المثال 9). هذه القاعدة ليست ثابتة في أي مكان وهي بالأحرى عرف تجاري. من وجهة نظر منطقية، فإن هذه العادة لها ما يبررها تمامًا: في الواقع، إذا تم لصق ختم بعد التوقيع على مستند، فيمكن للشخص الذي يضعه أن يفعل ذلك بحيث يقف الختم في مكان معين - لمس جزء من الموقف والتوقيع وفي نفس الوقت تركها قابلة للقراءة. البصمة التي تغطي التوقيع بالكامل تجعل من الصعب التعرف عليها، وإذا كانت موجودة في مكان بعيد عنها فقد تثير الشكوك في أنها تم إلصاقها بعد توقيع الوثيقة.

إذا كان شكل المستند بحيث لا يمكن وضع بصمة الختم، مما يؤثر على التوقيع والموضع في نفس الوقت، فمن الأفضل "تعليق" التوقيع.

مثال 9

وضع الختم عند التصديق على توقيع المسؤول

طي العرض

ترد قائمة تقريبية بالوثائق التي تم وضع الختم الرسمي عليها في الملحق 8 من التوصيات المنهجية لتنفيذ GOST R 6.30-2003. ويحق لأي منظمة أن تضع مثل هذه القائمة لنفسها، مع تحديد الطبيعة الإلزامية لتطبيقها. إذا كانت المنظمة لا تستخدم الأختام الرئيسية فحسب، بل تستخدم أيضًا الأختام الإضافية في عملها، فمن الضروري بالنسبة لهم جميعًا تحديد المستندات التي سيتم لصقها عليها.

عادة ما تكون الأماكن التي يتم لصق الطوابع بها معروفة وغالبًا ما يتم تسجيلها في اللوائح المحلية. وبالتالي، قد تشير تعليمات العمل المكتبي إلى وضع ختم "رقم الوارد" في الزاوية اليمنى السفلية من المستند، ووضع ختم "في حالة رقم" في الزاوية اليسرى السفلية.

تدمير الأختام والطوابع

إن المحاسبة الصحيحة للأختام والطوابع تعني أيضًا تدميرها بشكل صحيح. لا يجوز رمي الأختام البالية أو المكسورة في سلة المهملات.وخاصة دون إبلاغ الخدمة المسؤولة. يتم جمع جميع الأختام والطوابع غير الضرورية أو غير القابلة للاستخدام في الأخير لتدميرها لاحقًا. يتم تسجيل ذلك في مجلة الأختام والطوابع (انظر في المثال 5 الأعمدة المتعلقة بعودة الختم إلى الخدمة الإدارية والاقتصادية (AHS)، ويتم ملؤها في السطر 24).

لجنة خاصة مسؤولة عن تدمير الأختام والطوابع. يتم إنشاؤه بناء على تعليمات من رئيس المنظمة. يمكن أن تكون دائمة أو يتم إنشاؤها لمدة عام أو لمرة واحدة حسب الحاجة.

إن تدمير الختم هو جعل الكليشيهات الخاصة به غير صالحة للاستعمال تمامًا. غالبًا ما يتم ذلك عن طريق تقطيعها إلى قطع صغيرة بالمقص. يجب سحق الأختام المعدنية أو إرسالها إلى الفرن أو حفظها. وبطبيعة الحال، فإن القيام بذلك في بيئة مكتبية عادية أمر صعب للغاية، ولكن الطوابع المعدنية أصبحت نادرة بشكل متزايد اليوم. غالبًا ما يتم استخدام الكليشيهات المطاطية الشائعة. تنعكس حقيقة تدمير الختم في الفعل (للحصول على عينة، انظر المثال 10)، وبعد ذلك يتم إدخال بيانات تسجيل الفعل في دفتر السجل (انظر في المثال 5، العمود الأخير "ملاحظات / علامة التدمير (تاريخ ورقم الفعل)").

إذا اتضح ذلك فجأة فقدت الختم، ينعكس ذلك في تصرف خاص - موضح في المثال 11. وفي دفتر السجل، يجب أن تنعكس هذه الحقيقة في العمود الأخير "ملاحظات / علامة الإتلاف (تاريخ ورقم الفعل)"، ثم:

• بدلاً من النقش الأكثر شيوعًا "دمر بسبب البلى (قانون بتاريخ 17 يوليو 2014 رقم 3)"
• سيتم عرض "مفقود (قانون بتاريخ 07/07/2014 رقم 6)" هناك.

يتم عرض فترات عمل اللجنة المحتملة وترتيب إنشائها (على سبيل المثال لجنة الخبراء) في مقالة "فحص قيمة الوثائق العلمية والتقنية"

وصفة إعداد الأعمال المختلفة موضحة في مقال "أعمال المكتب وفي إدارة شؤون الموظفين". ستجد هنا: التحليل المطلوب (ما هو إلزامي، وما هو اختياري، وما هو مطلوب في حالات معينة)؛ الخيارات الممكنة لبناء نص الفعل؛ ثلاث عينات من الأعمال المتنوعة المنفذة بالكامل.

عينة من اللوائح المتعلقة بالأختام والطوابع

وفي الختام، هنا مثال اللوائح الخاصة بإنتاج ومحاسبة واستخدام وتخزين وتدمير الأختام والطوابع في منظمة تجارية. ويمكن لكل شركة أن تنشئ شركة خاصة بها بناءً عليها، راجع المثال 12.