K výkonu legální činnosti musí mít organizace originální pečetě a razítka. Dnes existuje mnoho typů takových integrálních atributů. A pro každý z nich existují speciální pravidla použití.
Charakteristika moderních výrobků
Na území Ruské federace je význam termínu „pečeť“ upřesněn v GOST R 51511-2001 - hlavním regulačním dokumentu, který také upravuje všechny současné požadavky na hlavní plomby (razítko a obchodní), jakož i pomocné (jednoduchý).
Klišé příslušných produktů jsou vyrobeny z různých materiálů. Může být ocelový, pryžový, silikonový, nebo z neželezných kovů. Liší se i tvar výsledného potisku: od klasického kulatého, obdélníkového a trojúhelníkového až po méně obvyklé figurální.
Životnost, snadnost použití a náklady se liší. Tyto parametry jsou určovány zpravidla volbou materiálu a výrobní metodou. Například způsob výroby fotopolymeru se vyznačuje nízkou cenou, ale výsledné produkty nejsou příliš pohodlné (pokud si nedáte pozor, překlepy mohou být docela rozmazané). Kvalita otisků také přímo závisí na hloubce reliéfu klišé, která může být v rozmezí od 0,5 do 4 mm.
Pečeti a razítka pro podnikání
Tyto produkty jsou vyráběny v omezeném množství a jsou určeny pouze pro obchodní použití. Otisky získané s jejich pomocí jsou umístěny na dokumenty, aby byla potvrzena jejich pravost a právní síla.
V moderních komerčních organizacích se používají hlavně tři typy razítek:
Kulaté (používá se k certifikaci nebo potvrzení dokumentů);
Razítka (pro interní tok dokumentů i pro certifikaci méně významných dokumentů);
Faksimile (tisk, který přesně reprodukuje osobní podpis manažera).
V praxi se seznam dokumentů, které je povoleno opatřit úřední pečetí, sestavuje individuálně pro každou organizaci. Takový seznam nabývá právní moci odpovídajícím příkazem vedoucího nebo je přílohou pokynů, které upřesňují všechna pravidla pro práci s dokumentací.
V tiskové dílně IN-FOLIO si můžete objednat rychlou výrobu jakýchkoliv pečetí a razítek pro různé účely.
Při zadávání objednávky tisku se vás manažer určitě zeptá, z jakého materiálu klišé vyrobit, jaký typ zařízení je potřeba? Náklady a kvalita hotového výrobku přímo závisí na těchto parametrech.
Z našeho článku se dozvíte, z čeho se skládá pečeť dokumentů, jaké je tiskové zařízení a jaké typy pečetí a razítek jsou nejpohodlnější a nejodolnější.
Z čeho se skládá pečeť a razítko?
Hlavními prvky tisku jsou klišé a vybavení. Na klišé je trojrozměrný zrcadlový obraz tisku, který se používá k vytvoření tisku. Tiskové zařízení je rukojeť, bez ní nelze klišé ponořit do razítka, aniž by se ušpinila.
Ve výchozím nastavení se pečetě a razítka vyrábějí pomocí ručních plastových nástrojů, ale to není nejpohodlnější možnost. Proto je třeba brát výběr materiálů vážně. Pokud již máte hotové vybavení, můžete si objednat pouze jedno klišé.
Dalším důležitým prvkem je razítkovací polštářek naplněný inkoustem nebo barvou. Mohou být zabudované, vyměnitelné, univerzální a především pro tisk (pokud je vícebarevný nebo má neviditelné prvky ochrany před ultrafialovým zářením). Zásoba inkoustu obvykle vystačí na více než 3 000 výtisků.
Z čeho se razítko skládá? Ze stejných částí jako tisk - klišé a vybavení, protože technicky jsou jedno a totéž. Rozdíl mezi nimi je jejich účel. Pečeť má právní sílu a osvědčuje pravost dokumentu, podpis a oprávnění zaměstnance. Razítko se používá pouze k reprodukci informací, které je třeba neustále opakovat. To může být:
- název instituce nebo oddělení,
- účel dokumentu,
- údaje o organizaci (adresa, bankovní účet),
- tzv. „záhlaví“ a další úřední informace – „Kopie je správná“, „Souhlasím“, „Do účetnictví“, „K podpisu“ a podobně.
Razítka výrazně usnadňují papírování. Existují určité rozdíly ve vzhledu. Známky mají zpravidla pouze kulatý nebo trojúhelníkový tvar a standardní velikosti, protože známky mohou být cokoli.
Razítkovací nástroje: co to je?
Nástroje jsou nejdůležitější součástí pečeti nebo razítka. Je to tělo s klišé připevněným klišé, které se namáčí do barvy nebo inkoustu a přenese na papír. Zařízení je vyrobeno ze dřeva, plastu nebo kovu. Nejodolnější je samozřejmě kov. Podle návrhu může být automatický nebo manuální. Který z nich je nejlepší, závisí na tom, kde a jak jej hodláte používat.
- Automatické zařízení je ideální volbou pro kanceláře, kde je třeba neustále certifikovat různé dokumenty. Díky speciálnímu mechanismu a zabudovanému razítkovacímu polštářku je klišé během vteřiny nasyceno inkoustem. Abyste vytvořili jasný a jasný otisk, nemusíte vynakládat velké úsilí, stačí jedno kliknutí.
- Ruční zařízení se používá především jako mobilní varianta pro služební cesty, služební cesty, konference a jednání. Na cestách můžete vždy pracovat s dokumenty. V podstatě je to klišé s dřevěnou, kovovou a plastovou rukojetí. Inkoustový polštářek je nutné zakoupit samostatně.
Nechybí ani speciální kapesní výbava v podobě těsně uzavřené krabičky se zabudovaným razítkovacím polštářkem, klišé a skládací rukojetí. Je vhodné jej nosit v bundě, kufříku, nebo složce s papíry, bez obav, že barva vyteče. Je považován za poloautomatický, protože klišé je neustále v kontaktu s razítkovací podložkou a je ve stavu plné pracovní připravenosti. Zbývá pouze odšroubovat víko a vložit potisk.
Co je klišé pečetí a razítek?
Mnoho lidí si plete pojmy spojené s tuleněmi. Největší problém vyvolává otázka o klišé: co to je - pečeť nebo razítko, málokdo s jistotou řekne, že to není ani jedno, ani druhé. Klišé je ta část pečeti nebo razítka s aplikovaným zrcadlovým obrazem, která zanechává na papíře otisk (otisk). Vyrábí se z různých materiálů a to přímo určuje, jak dlouho těsnění vydrží a jak pohodlné bude použití.
- Z fotopolymeru
- Vyrobeno z gumy
- Flash technologie
Jedná se o levnou a nejrychlejší variantu z hlediska výrobního času. Pokud používáte tisk relativně zřídka, to znamená, že nevytisknete více než 20 výtisků za den, pak fotopolymerový tisk vydrží asi 2 roky. Pro tento nástroj je vhodný pouze inkoust na vodní bázi, výtisky lze umístit na papír. Některé bezpečnostní prvky navíc nelze vyrobit na polymer – například gilošovanou síť.
Takové výrobky nejsou levné a jejich výroba trvá déle, ale vydrží mnohem déle. Při intenzitě používání 50 výtisků denně a více je životnost cca 15 let. Tato razítka zanechávají jasný dojem na jakémkoli povrchu, včetně kovu, plastu, dřeva a textilu. Jsou vhodné pro barvy na vodní i alkoholové bázi. Klišé různé složitosti se vyrábí z gumy pomocí laserového gravírování: razítka, s ochrannou jemnou síťovinou, mikrofont, skryté prvky atd.
V tomto případě je základna vyrobena z mikroporézní pryže. Jeho rozdíl od běžného pryžového nebo fotopolymerového klišé spočívá v tom, že je během výrobního procesu naplněn inkoustem. Tímto způsobem nemusíte dokupovat razítkový polštářek samostatně. Životnost - od 5 let a více vystačí zásoba inkoustu na přibližně 5000 čistých výtisků. Až dojdou, kontaktujte dílnu a oni vám ji doplní. Klišé vyrobené z mikroporézní pryže zahrnuje současné použití několika barev a všech typů ochrany. Paleta je mnohem širší než u běžných klišé.
Existují kovová klišé, nazývaná také suchá těsnění. Nevyžadují inkoust a používají se k získání reliéfních tisků na papír nebo na vosk, pečetní vosk a plastelínu. Kde jsou takové otisky potřeba? V první řadě k zapečetění trezorů, kanceláří, krabic a důležité korespondence.
Nyní víte, jaké materiály se používají k výrobě klišé razítek, jaké to jsou a jaké vybavení si vybrat, můžete si objednat přesně tu variantu, která nejlépe vyhovuje potřebám vaší organizace.
Tiskovou zprávu připravil Graver.ru.
Vaše práce tedy úzce souvisí s tvorbou a pohybem dokumentů v naší společnosti. V kancelářské práci se neobejdete bez použití různých razítek. Aby se zajistilo, že důležitý papír s podpisy managementu nebude znehodnocen nesprávným nebo předčasným použitím pečetí, je nutné porozumět specifikům práce s nimi.
Začněme tím hlavním
Ve velké organizaci existuje mnoho různých razítek a pečetí, ale než s nimi začnete pracovat, měli byste si zapamatovat definici a účel tohoto nezbytného „pracovního nástroje“ pro kancelářského pracovníka.
Období "těsnění" zakotveno v GOST R 51511–2001, které upravuje požadavky na jeden z nejběžnějších, nejžádanějších a nejdůležitějších typů razítek v jakékoli organizaci - úřední razítko.
Dokumenty jsou orazítkovány pomocí speciálního nástroje sestávajícího z tiskové formy připojené k určitému zařízení. Tisková forma vypadá jako deska, jejíž povrchový reliéf je zrcadlovým obrazem obrazu naneseného na papír nebo jiné médium. Klišé může mít kulatý, obdélníkový, trojúhelníkový nebo méně často tvarovaný tvar. Vyrábí se z husté pryže, silikonu, oceli nebo neželezných slitin. Při výrobě těsnění se používají technologie vulkanizace, fotopolymer a laserové gravírování.
Životnost a cena razítek závisí na způsobu výroby klišé. Například metoda fotopolymeru je z hlediska výrobních nákladů nejlevnější, ale s takovými výtisky je třeba pracovat opatrně, jinak může být výtisk rozmazaný. Kvalita výsledných tisků, stejně jako trvanlivost tisku, je dána hloubkou reliéfu klišé, která se nejčastěji pohybuje mezi 0,5-4 mm.
O typech těsnění
Nejžádanější v podnikání jsou:
- kulaté pečeti používané k potvrzení nebo potvrzení pravosti dokumentů (včetně razítek, hlavních pečetí organizací, lékařů, právníků);
- razítka určená k vytvoření otisku s grafickými nebo textovými informacemi (mohou obsahovat pole pro ruční zadávání dalších informací);
- faksimile, které přesně reprodukují osobní podpis vedoucího zaměstnance.
Výběr správného tisku při nákupu
Aby nedošlo k poškození vnějšího povrchu tiskové formy během přepravy a skladování, výrobci ji často opatřují ochranným krytem. Pokud vás šéf pověří výběrem a pořízením klasického těsnění, podívejte se blíže na produkty se šroubovacím víčkem. Tento způsob upevnění zajistí ochranu klišé před náhodným poškozením.
V klasické podobě je tisková forma nasazena na hlavu dřevěného, kovového nebo plastového nástroje, jehož opačný konec slouží jako rukojeť a má zesílení. V moderní kancelářské práci je automatická zařízení více žádaná, protože taková zařízení vyžadují méně pečlivé zacházení a umožňují:
- urychlit práci;
- zlepšit kvalitu tisku díky funkcím automatizačního zařízení;
- zjednodušit skladování a přepravu.
Povinným atributem každého razítka nebo pečeti je razítkovací polštářek napuštěný barvicí kompozicí. Obvykle se jedná o obdélníkový kus pěnové pryže umístěný v plastové krabici. Při práci s automatickými razítky není vyžadována samostatná razítkovací podložka, protože tento prvek je součástí těla zařízení výrobcem. Když se nepoužívá, hlava zařízení díky pružině těsně přiléhá k podložce. V pracovní poloze je hlava s klišé převrácena a přitlačena k nosiči. Výsledkem je, že na dokumentu zůstane jasný a jasný otisk. Tisk s automatickým zařízením zabere na pracovní ploše méně místa a absence samostatného razítka sníží riziko znečištění dokumentů. Pro velké objemy práce je optimálním řešením tisk nebo ražení automatickým zařízením.
Co potřebuje vedoucí kanceláře vědět o právní stránce používání pečetí a razítek?
Komerční a vládní organizace používají různé typy pečetí, z nichž nejdůležitější je kulaté těsnění. Podle předpisů č. 208-FZ, č. 14-FZ a č. 161-FZ jsou uzavřené nebo otevřené akciové společnosti, společnosti s ručením omezeným, komunální a jednotné podniky povinny mít vlastní pečeť ve tvaru kruhu. . Ze zákona musí uvádět celý název právnické osoby a její adresu. Často jsou zde také umístěny informace o OGRN a TIN, zkratkách nebo speciálních značkách.
Pro jednotlivé podnikatele jsou požadavky méně přísné, ale v praxi má většina individuálních podnikatelů svou vlastní pečeť. Vlastní pečeť je nezbytná, pokud podnikatel plánuje provádět finanční transakce v hotovosti nebo bezhotovostně bez použití pokladny, vyplňování sešitů, nákladních listů a některých dalších dokumentů. Tyto požadavky upravuje zákon č. 129-FZ.
Při práci s razítky by měl mít zaměstnanec úřadu na paměti, že v souladu s čl. 327 trestního zákoníku Ruské federace je falšování úředních pečetí trestným činem. V zákoně města č. 2-FKZ naleznete seznam společností, které mají právo používat symboly razítek pro kulaté pečeti.
Jak vybrat inkoust na razítko?
Nejběžnějším typem inkoustu na razítka v kancelářích je voda. Používá se pro doplňování razítek jakéhokoli typu, je vhodný pro pryžové a fotopolymerové klišé a je kompatibilní s běžným papírem do tiskárny.
Pokud potřebujete tisknout na lesklá média, je lepší použít kompozici na bázi ethylalkoholu. To se vysvětluje vysokou rychlostí odpařování rozpouštědla, v důsledku čehož barva zůstává na špatně savém povrchu a tisk není rozmazán. Kromě lesklého papíru lze alkoholové inkousty použít pro tisk na polyetylen, sklo, kov a další hladké povrchy. Je třeba poznamenat, že tyto sloučeniny nejsou určeny pro práci s automatickými těsněními a fotopolymerními klišé.
Pokud náhodou pracujete s flash tisky, pak je lepší pro ně zvolit inkousty na olejové bázi. Tyto kompozice jsou optimální pro porézní materiály, ale jejich hlavní výhodou je vysoká odolnost výsledného tisku proti opotřebení.
Doplnění těsnění: rychle a přesně
Případ použití klasické pečeti se samostatným razítkovacím polštářkem je z hlediska doplňování inkoustu nejjednodušší. Chcete-li to provést, musíte trysku lahvičky s inkoustem namířit na pěnovou podložku a několikrát ji na různých místech vysát. Po vytvoření několika otisků dojde k rovnoměrnému rozložení emulze na pěnové pryži.
Chcete-li doplnit razítkovací polštářek v automatickém tisku, budete muset zařízení rozebrat a vyjmout samotný porézní kotouč. Další fází je vyrovnání, protože na něm obvykle zůstávají stopy z klišé. Chcete-li to provést, musíte po povrchu několikrát přejet kusem drátu nebo neohnutou kancelářskou sponkou. Impregnace inkoustu se neliší od podobné operace v případě ručního tisku.
Při doplňování bleskového tisku nejprve odšroubujte upevňovací kroužek, a proto odstraňte klišé a podložku tlumící nárazy. Klišé se minimálně třikrát napustí barvou ze stříkačky a nechá se asi hodinu zaschnout. Poté se zařízení sestaví v opačném pořadí a provede se několik otisků, aby se inkoust rovnoměrně rozprostřel.
Vytvoření pečeti vlastníma rukama
Při práci s pečetí nebo razítkem nese největší zátěž klišé, takže tento konkrétní prvek nástroje vyžaduje pečlivé zacházení. Netlačte příliš silně nebo ostře na razítko nebo pečeť, mohlo by dojít k poškození reliéfu tiskové desky nebo deformaci zařízení. V případě takové deformace se tisk rozmaže, ne každá organizace takový dokument přijme. Typickým znakem problému zešikmení desky se jeví neúplně vytištěné prvky návrhu nebo text na tisku.
Při opakovaném použití se prostor mezi výstupky a prohlubněmi na klišé ucpe papírovým prachem, okem neviditelným. Výsledkem je přítomnost skvrn a skvrn namísto písmen nebo číslic na obrázku. Tuto závadu lze odstranit pečlivým čištěním tiskové desky starým zubním kartáčkem pod tekoucí vodou. Je lepší nepoužívat saponáty, mýdlo ani abraziva.
Častým problémem datlí a dalších automatických razítek je ztráta držáku. Navenek se to projevuje neostrostí výsledného obrazu, což na většinu dokumentů nedá dopustit. Na odstranění těchto problémů se podílejí speciální organizace, nicméně v běžném obchodě s kancelářskými potřebami jsou sady s novou základnou pro tisk a lepicí páskou, která slouží jako držák.
Zničení těsnění
V obchodní praxi již nelze tisk používat z následujících důvodů:
- jeho selhání v důsledku opotřebení nebo poškození;
- v důsledku likvidace nebo změny údajů právnické osoby, která jej vlastní.
Za těchto okolností, stejně jako v případě jeho fyzického zničení (například při požáru) nebo ztráty v důsledku ztráty nebo krádeže, budete muset projít procedurou výroby nové plomby.
Než se však obrátíte na firmu specializovanou na výrobu razítek, je třeba nepoužitelnou známku zničit. Pokud tuto manipulaci provádí společnost, která tuto pečeť vlastní, bude nutné vybrat provizi a vypracovat zvláštní zákon. V některých případech je ničení známek svěřeno organizacím třetích stran, často prodejnám známek. Pokud tedy nesete odpovědnost za plombu a zjistíte, že je nepoužitelná, oznamte problém co nejrychleji vedení.
Práce s razítky klade na zaměstnance úřadu určitou zodpovědnost. Ale s některými dovednostmi, které se časem nevyhnutelně objeví, se razítka a pečeti mohou stát skutečnými pomocníky. Hodně štěstí!
Začátkem dubna 2015 byl vydán federální zákon č. 82-FZ, podle kterého tisk přestává být povinným atributem organizací.
Co by to mělo být
Bez ohledu na organizační formu musí organizační klišé obsahovat jeho celé jméno a adresu. Uvedení v cizím jazyce je povoleno. Regulační akty neregulují velikost klišé ani jeho barvu.
Navíc není známo, zda je možné uvést zkrácený název společnosti a doplnit pečeť o takové podrobnosti, jako jsou nápisy „na dokumenty“ nebo „na faktury“. Lze usuzovat, že legislativa ponechala umístění zkráceného názvu a nápisů na uvážení podnikatelů.
Obecně přijímaná velikost je 38-42 mm. Známka společnosti je obvykle modrá nebo fialová. Pokud dojde ke ztrátě nebo opotřebení, společnost musí vyrobit novou kopii. Totéž platí pro situace, kdy se změnily údaje o organizaci uvedené na výtisku (například adresa nebo jméno).
Federální zákon č. 82-FZ připouští možnost, že organizace nemusí mít pečeť, zákon však zavazuje používat pečeť na přísných formulářích hlášení, v sešitech a také v pokladních příkazech. Z toho vyplývá, že dokud zmínka o povinném připevnění na některé dokumentaci zůstane v předpisech, je společnost povinna ji mít.
Samozřejmě existují výjimky z výše uvedených pravidel. Zápis do sešitu zaměstnance tak může být potvrzen nejen modrým razítkem společnosti, ale také razítkem personální služby.
Používání plomb je povinné, pokud společnost nemá ve smlouvě s konkrétní protistranou sepsánu doložku o jejím možném nepoužívání. Pokud taková doložka neexistuje, může být transakce považována za neplatnou.
Na dokumenty je umístěno razítko, které jim dává právní sílu. Ne každá dokumentace to však potřebuje. Na některých personální doklady Může vám uniknout přidání tohoto detailu.
Některé jsou certifikovány razítkem účetní papíry(například odhady a pokyny). Veškerá základní dokumentace, smlouvy a dodatečné dohody musí být také certifikovány.
Otisk je umístěn ve spodní části textu vedle podpisu úředníka. Razítko se v žádném případě nesmí objevit na přepisu podpisu. Někdy je značka „M.“ umístěna na místě, kde byla pečeť připevněna. P." nebo „Místo pečeti“ a otisk by měl být umístěn na něm.
Hlavní
Primární dokumentace ve firmě označuje tzv. prvotní účetnictví, což znamená úplně první fáze shrnutí operací v organizaci. Primární dokumenty jsou ty, které mohou potvrdit existenci obchodní transakce. Všechny informace obsažené v „primárních“ musí být zohledněny v účetnictví. 
Razítko je umístěno na těch primárních papírech, které jsou vyrobeny v jednotné podobě. Příkladem jednotného primárního dokladu je dodací list vyhotovený pomocí . Pokud společnost sama schválí formu jakéhokoli primárního dokumentu, pak není nalepení razítka povinné.
Objednávky
Objednávka je interní dokument v organizaci, tzn. nepřekračuje ji. Uvedení otisku na objednávku tedy není povinné a ve většině případů je vynecháno. Pokud zaměstnanec požádá o poskytnutí kopie objednávky, pak je kopie ověřena podle všech norem, s pečetí a dalšími relevantními údaji.
Razítko není umístěno na žádné interní dokumentaci ve firmě. Jediný povinný údaj, který musí být na objednávce uveden, je podpis manažera.
Hlavičkové papíry organizace
Razítko se umístí na hlavičkový papír organizace v závislosti na tom, jak byl formulář vytvořen. Pokud tedy hlavičkový papír společnosti patří k přísným formulářům hlášení, je vyžadován otisk na takovém papíru. Pokud je hlavičkový papír organizace vydán na vícebarevném papíře s logem společnosti, není umístěn žádný potisk.
K potvrzení běžného informačního dopisu na hlavičkovém papíře organizace stačí připojit podpis úředníka. V některých případech je vyžadován potisk na hlavičkovém papíře společnosti. Pečeť je umístěna na záručních listech a také na plné moci (například k zastupování zájmů společnosti u soudu nebo k získání hmotného majetku).
jiný
Umístění razítka na dokument, na kterém není nalepeno, nepovede k žádnému řízení. Pokud však tento údaj neuvedete na papírech, které mají být takto certifikovány, mohou být důsledky nepříznivé.
Listina, která není řádně ověřena, ztratí svou právní sílu a již ji nelze považovat za důkaz v soudním řízení.
Kromě výše uvedených dokumentů je vyžadována certifikace následující typy papírů:
Při vyplňování sešitu je třeba vzít v úvahu následující body. Razítko organizace musí být na titulní straně knihy. Pokud se změnily osobní údaje zaměstnance - na vnitřní straně obalu. Při propouštění musí být k oznámení o odvolání vždy připojena modrá pečeť organizace.
Typické dojmy
V závislosti na organizační formě podniku Otisky těsnění se mohou lišit vzhledem. Potisk jednotlivého podnikatele je tedy o něco jednodušší než u LLC nebo CJSC a obsahuje méně povinných prvků. Podívejme se na typické otisky razítek v závislosti na typu a tvaru firmy.
- Jednoduchý. Uprostřed obsahuje název organizace a v ohraničení je forma organizační činnosti, dále ORGN a KPP. Do ohraničení lze zahrnout i adresu společnosti.
- S mikrotextem. V takových těsněních je na rozdíl od předchozích složitější lemování, probíhající podél okraje ve 2 vrstvách. Vnější vrstva obsahuje menší text, který udává například její evidenční číslo. Ve vnitřní vrstvě lemování, stejně jako v jednoduchém potisku, je adresa, OGRN a také organizační forma společnosti.
- S ozdobným lemováním. Velké společnosti při své činnosti preferují použití efektních potisků, ve kterých je vzor mezi vnitřní a vnější vrstvou lemování.
- Pro jednotlivé podnikatele. Zpravidla obsahuje uprostřed celé jméno podnikatele a podél okraje jsou podrobnosti, jako je adresa a DIČ.
Jaké dokumenty jsou vyraženy, zjistíte z tohoto videa.
Vlastnosti připevnění
Pečeť je povinna opatřit všemi smlouvami, většinou personálních dokumentů, jakož i. Záruční listy a akty nemají právní sílu, pokud nejsou opatřeny razítkem. Nic špatného se nestane, pokud to dáte na dokument, na kterém není vyžadováno razítko. Vždy by však měl být umístěn tam, kde může být jeho přítomnost později potřebná během soudního řízení.
Některé společnosti vyvíjejí speciální předpisy nebo pokyny pro použití těsnění. Zpravidla jej schvaluje vedoucí a obsahuje části jako seznam razítek používaných v organizaci, místo jejich uložení a postup použití.
Razítko se umísťuje pouze vedle podpisu úředníka, který má právo podepisovat tento typ dokumentace. Zpravidla je to buď vedoucí společnosti, nebo důvěryhodný zástupce.
Právním významem tohoto detailu je ověřit podpis toho úředníka, který je součástí vedení lidí pracujících ve společnosti, jejichž jméno je uvedeno na pečeti.
Otisk nelze umístit k podpisu běžného zaměstnance společnosti. Je žádoucí, aby pečeť nepřekrývala podpis úředníka, byla čitelná a umožňovala rozlišit všechny informace na ní.
V souladu s GOST R 51511-2001 „Pečete s reprodukcí státního znaku Ruské federace. Tvar, rozměry a technické požadavky" těsnění - toto je „zařízení obsahující tiskový štoček pro vytváření otisků na papír“.
Jak vidíte, definice je poměrně obecná. Více informativní je GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na papírování“, což říká, že detail 25 „Otisk pečeti“ „osvědčuje pravost podpisu úřední osoby na listinách osvědčujících práva osob, evidujících skutečnosti související s finančním majetkem, jakož i na jiných listinách ověřujících pravost podpisu. Dokumenty jsou ověřeny pečetí organizace".
K otázce co přesně má být vyobrazeno na pečeti právnické osoby(nazveme to), odpovězte na bod 5 čl. 2 federálního zákona „o společnostech s ručením omezeným“ ze dne 2. 8. 1998 č. 14-FZ, jakož i čl. 2 federálního zákona „o akciových společnostech“ ze dne 26. prosince 1995 č. 208-FZ. Tyto články obsahují téměř identický text, z něhož vyplývá, že pečetě LLC a JSC musí obsahovat:
- celý název společnosti LLC nebo JSC;
- umístění LLC nebo JSC.
Kromě toho mohou pečeti LLC nebo JSC obsahovat název společnosti v jakémkoli jazyce národů Ruské federace a (nebo) v cizím jazyce.
Pobočky a zastoupení společností musí na svých pečetích umístit stejné informace plus slova „Pobočka“ nebo „Zastoupení“.
To jsou jen minimální požadavky. Právnická osoba může dle svého uvážení umístit na pečeť vlastní logo, znak, bankovní spojení, kontaktní údaje apod.
Příklady těsnění podle GOST R 51511-2001:
Příklad 1
Pečeti obchodních společností
Sbalit show
Ve zmíněném GOST lze nalézt i požadavky na postup při výrobě, používání, evidenci, uchovávání a ničení pečetí, jsou však povinné pouze pro organizace používající státní symboly. Technické požadavky na pečeti organizací jsou obsaženy v národní normě Ruské federace „Mastic Certification Seals. Tvar, rozměry a technické požadavky“ (schváleno na základě federálního zákona ze dne 27. prosince 2002 č. 184-FZ „O technickém předpisu“). Zde jsou například uvedeny velikosti, které by mělo mít jak těsnění samotné, tak obrázky na něm.
Pokud jde o razítko, pak pro to neexistuje žádná oficiální definice. Budeme to považovat za razítko klišé s textem, jehož účelem je reprodukovat tento text tak, aby se nemusel psát rukou.
Příklad 2
Razítka pro různé účely
Sbalit show
Typy pečetí v organizaci
Každá organizace, stejně jako jednotliví podnikatelé, mají právo vyrábět pro své potřeby dodatečné těsnění. Budou distribuovány stavebním jednotkám a jejich zaměstnanci je vylepí na přesně definované dokumenty. Které by měly být specifikovány v příslušných předpisech (viz odstavce 5.2 a 5.3 v příkladu 12).
Příklad 3
Další razítka
Sbalit show
S použitím dodatečných pečetí je třeba zacházet s určitou opatrností, protože jejich právní platnost může být zpochybněna. Doporučujeme připevnit hlavní pečeť organizace k dokumentům předloženým vládním a regulačním orgánům. Na použití dodatečné pečeti není nic špatného, ale místní úředníci mohou odmítnout přijmout jimi ověřené dokumenty. Abyste předešli zbytečným prodlevám, je lepší ihned použít hlavní těsnění.
Pozornost si zaslouží také pečeť „Pro smlouvy“. Je možné to dát na smlouvy? Občanský zákoník Ruské federace neobsahuje požadavek ověřovat podpisy ve smlouvě pečetí. Samotná smlouva však může obsahovat podmínku, že podpis bude ověřen hlavní pečetí organizace. Pokud taková podmínka neexistuje, můžete dát razítko „Pro smlouvy“.
Nejdůležitější pečeť organizace je uložena v trezoru služby předškolního výchovného zařízení, asistenta generálního ředitele nebo samotného ředitele. Všechny ostatní pečeti, stejně jako razítka, jsou rozděleny mezi konstrukční jednotky. Pro kontrolu jejich skladování a používání se doporučuje jmenovat odpovědné osoby. Nejlogičtější by bylo svěřit ukládání pečetí a razítek zaměstnancům odpovědným za kancelářskou práci na odděleních. Za tímto účelem je vytvořena objednávka na hlavní činnost (její administrativní část je uvedena v příkladu 4).
Příklad 4
Administrativní část příkazu ustanovující osoby odpovědné za ukládání a používání pečetí a razítek v konstrukčních jednotkách
Sbalit show
Objednávka prochází běžnou procedurou schválení a podpisu generálním ředitelem, poté ji musí přečíst a podepsat všichni zaměstnanci pověření odpovědností za pečetě.
Účtování pečetí a známek
Všechny pečeti a razítka organizace podléhají registraci. Informace o tom, ve kterém oddělení se konkrétní známka nebo pečeť nachází, kdy a komu byla vydána, předána a zničena, jsou uvedeny ve zvláštním věstníku. Vzhledem k tomu, že tento časopis obsahuje otisky pečetí a razítek, jakož i vlastnoruční podpisy zaměstnanců, kteří za ně odpovídají, je psán ručně. Možné složení kolon a způsob plnění jsou uvedeny v příkladu 5.
Tuleni musí občas opustit organizaci a jít například na schůzku s protistranou, v důsledku čehož bude okamžitě podepsán protokol o nesouhlasech se smlouvou. Manažer, který jde na jednání, si musí vzít pečeť s sebou. Tato skutečnost, stejně jako skutečnost, že jim byla pečeť vrácena, je zaznamenána ve zvláštním deníku - viz příklad 6.
Kam a jak dát razítko?
Pokud forma dokumentu vyžaduje připojení pečeti, může být místo otisku označeno písmeny „MP“. („Místo tisku“) V tomto případě lze otisk umístit přímo na tato písmena. Viz příklad 7.
Někdy je tato značka umístěna uvnitř speciálně navrženého a vyznačeného pole pro tisk (jako v příkladu 8). Poté se musíte pokusit nasadit těsnění dovnitř, aniž byste překročili určenou hranici. Tuto možnost poskytuje například Karta se vzorky podpisů a otisků pečetí, jejichž podoba je schválena pokynem Bank of Russia č. 28-I ze dne 14. září 2006 (v běžné řeči se nazývá bankovní karta) .
Příklad 7
Umístění otisku pečeti při označení místa pro něj - „M.P.“
Sbalit show
Příklad 8
Umístění otisku pečeti do speciálně určeného pole
Sbalit show
Není-li místo pro otisk určeno a pečeť je vyžadována k ověření podpisu úředníka, musí být umístěna tak, aby zachycovala malé úlomky pozice a ověřovaného podpisu (viz příklad 9). Toto pravidlo není nikde pevně dané a je spíše obchodním zvykem. Z logického hlediska je tento zvyk zcela opodstatněný: pokud se totiž razítko nalepí po podpisu dokumentu, pak ten, kdo ho vkládá, to může udělat tak, že razítko stojí na určitém místě – dotknout se fragmentu pozici a podpis a zároveň je ponechat čitelné . Otisk, který zcela zakrývá podpis, znesnadňuje identifikaci, a pokud se nachází někde daleko od něj, může vzbudit pochybnosti, že byl nalepen až po podpisu dokumentu.
Pokud je forma dokumentu taková, že není možné připevnit otisk pečeti ovlivňující současně podpis i pozici, pak je lepší podpis „zaháknout“.
Příklad 9
Umístění otisku pečeti při ověřování podpisu úředníka
Sbalit show
Přibližný seznam dokumentů, na kterých je připevněna úřední pečeť, je uveden v příloze 8 Metodických doporučení pro implementaci GOST R 6.30-2003. Organizace má právo sestavit takový seznam pro sebe, přičemž stanoví závaznou povahu její žádosti. Pokud organizace při své práci používá nejen hlavní, ale i doplňkové pečetě, pak pro všechny je nutné určit, ke kterým dokumentům budou připojeny.
Místa nalepení známek jsou zpravidla známá a často i zaznamenaná v místních předpisech. V pokynech pro kancelářskou práci tedy může být uvedeno, že razítko „Příchozí číslo.“ je umístěno v pravém dolním rohu dokumentu a razítko „In Case No.“ je umístěno v levém dolním rohu.
Zničení pečetí a razítek
Řádné zaúčtování pečetí a známek také znamená jejich řádné zničení. Opotřebované nebo rozbité těsnění by nemělo být vyhazováno do koše., zejména bez informování odpovědné služby. Všechny nepotřebné nebo nepoužitelné pečeti a razítka jsou shromažďovány do posledně jmenovaného pro následné zničení. To se zaznamená do Věstníku pečetí a razítek (viz v příkladu 5 sloupce o vrácení pečeti správní a hospodářské službě (AHS), vyplňují se do řádku 24).
Za zničení pečetí a razítek odpovídá zvláštní komise. Vzniká na pokyn vedoucího organizace. Může být trvalý nebo vytvořený na rok nebo jednorázově podle potřeby.
Zničit těsnění znamená učinit jeho klišé zcela nepoužitelnými. Nejčastěji se to dělá tak, že jej jednoduše rozstříháte na malé kousky nůžkami. Kovové těsnění bude nutné rozdrtit, poslat do pece nebo zapilovat. Dělat to v běžném kancelářském prostředí je samozřejmě docela obtížné, ale kovová razítka jsou dnes stále vzácnější. Často se používají běžná gumová klišé. Skutečnost zničení plomby se promítne do úkonu (vzor viz příklad 10), načež jsou registrační údaje úkonu zapsány do knihy jízd (viz příklad 5, poslední sloupec „Poznámky / značka zničení (datum a číslo úkonu)“).
Pokud se to najednou ukáže ztratil pečeť, to se promítne do zvláštního úkonu - znázorněného v příkladu 11. V knize jízd musí být tato skutečnost zohledněna v posledním sloupci „Poznámky / značka zničení (datum a číslo úkonu)“, dále:
- místo obvyklejšího nápisu „Zničeno opotřebením (zákon ze dne 17. července 2014 č. 3)“
- Zobrazí se „Lost (zákon ze dne 7. 7. 2014 č. 6)“.
Možná období působení komise a příkaz k jejímu vytvoření (na příkladu odborné komise) jsou uvedeny v článku „Zkoumání hodnoty vědeckotechnické dokumentace“
Recept na vypracování různých aktů je uveden v článku „Úkony v kanceláři a na personálním oddělení“. Zde najdete: požadovanou analýzu (co je povinné, co je volitelné, co je v určitých případech potřeba); možné varianty konstrukce textu zákona; tři ukázky plně provedených různorodých aktů.
Vzorové předpisy o pečetích a razítkách
Na závěr uvádíme příklad Předpisy o výrobě, účtování, používání, skladování, ničení pečetí a razítek v obchodní organizaci. Každá firma si na jeho základě může vytvořit svůj vlastní, viz příklad 12.
