Pour exercer des activités légales, les organisations doivent avoir des sceaux et des timbres originaux. Aujourd'hui, il existe de nombreux types d'attributs intégraux de ce type. Et pour chacun d'eux, il existe des règles d'utilisation particulières.
Caractéristiques des produits modernes
Sur le territoire de la Fédération de Russie, la signification du terme "sceau" est énoncée dans GOST R 51511-2001 - le principal document réglementaire qui réglemente également toutes les exigences actuelles pour les principaux sceaux (timbre et commercial), ainsi que les auxiliaires (simple).
Le cliché des produits en question est fabriqué à partir de différents matériaux. Il peut être en acier, en caoutchouc, en silicone et également en métaux non ferreux. La forme de l'impression obtenue varie également : du classique rond, rectangulaire et triangulaire au bouclé moins courant.
La durée de vie, la facilité d'utilisation et le coût varient. Ces paramètres sont déterminés, en règle générale, par le choix du matériau et de la méthode de fabrication. Par exemple, la méthode de production de photopolymères a un faible coût, mais les produits obtenus ne sont pas très pratiques (si vous ne faites pas attention, les fautes de frappe peuvent être assez floues). La qualité des impressions dépend aussi directement de la profondeur du relief du cliché, qui peut aller de 0,5 à 4 mm.
Sceaux et timbres pour les entreprises
Ces produits sont fabriqués en quantités limitées et sont destinés à un usage officiel uniquement. Les impressions obtenues avec leur aide sont placées sur des documents pour confirmer leur authenticité et leur force juridique.
Dans les organisations commerciales modernes, trois types de produits de timbres sont principalement utilisés :
Round (utilisé pour certifier ou confirmer des documents);
Timbres (pour le flux de documents interne, ainsi que pour la certification des papiers moins importants) ;
Fac-similé (impression reproduisant fidèlement la signature personnelle du responsable).
En pratique, la liste des documents autorisés à être officiellement tamponnés est établie individuellement pour chaque organisation. Une telle liste acquiert force juridique par un ordre approprié du chef ou est une annexe aux instructions, qui énonce toutes les règles de travail avec la documentation.
Dans l'atelier d'impression IN-FOLIO, vous pouvez commander la production rapide de tous les sceaux et timbres à des fins diverses.
Lors de la commande d'impression, le responsable vous demandera certainement à partir de quel matériau faire un cliché, quel type d'équipement est nécessaire ? Ces paramètres affectent directement le coût et la qualité du produit fini.
Dans notre article, vous apprendrez en quoi consiste le sceau pour documents, quel est l'équipement d'impression et quels types de sceaux et de timbres sont les plus pratiques et les plus durables.
De quoi sont faits un sceau et un timbre?
Les principaux éléments de l'impression sont les clichés et le gréement. Il y a une image miroir tridimensionnelle de l'impression sur le cliché, elle est utilisée pour faire une empreinte. Le matériel d'impression est une poignée, sans elle il est impossible de tremper le cliché dans le tampon encreur et de ne pas se salir.
Par défaut, les sceaux et les tampons sont fabriqués avec des outils manuels en plastique, mais ce n'est pas l'option la plus pratique. Par conséquent, le choix des matériaux doit être pris au sérieux. Vous ne pouvez commander qu'un seul cliché si vous disposez déjà d'un équipement prêt à l'emploi.
Un autre élément important est un tampon encreur rempli d'encre ou de peinture. Ils sont intégrés, remplaçables, universels et uniquement destinés à l'impression (s'ils sont multicolores ou s'ils comportent des éléments de protection UV invisibles). En règle générale, l'alimentation en encre est suffisante pour plus de 3 000 impressions.
De quoi est composé un tampon ? À partir des mêmes pièces que l'impression - clichés et outillage, car techniquement, ils ne font qu'un. La différence entre eux est dans le but. Le sceau a force de loi et certifie l'authenticité du document, la signature, l'autorité de l'employé. Le tampon sert uniquement à reproduire des informations qui doivent être constamment répétées. Il pourrait être:
- nom de l'établissement ou du département,
- but du document
- coordonnées de l'entreprise (adresse, compte bancaire),
- les soi-disant "majuscules" et autres informations officielles - "La copie est correcte", "D'accord", "Au service comptable", "Pour signature" et autres.
Les timbres facilitent grandement le travail de bureau. Il y a quelques différences d'apparence. Les sceaux sont généralement de forme ronde ou triangulaire et de tailles standard, car les timbres peuvent être n'importe quoi.
Outillage pour un tampon : qu'est-ce que c'est ?
L'outillage est la partie la plus importante d'un sceau ou d'un tampon. C'est un corps auquel est attaché un cliché, qui est trempé dans de la peinture ou de l'encre et transféré sur du papier. L'outillage est en bois, en plastique ou en métal. Le plus fort, bien sûr, le métal. De par sa conception, il est automatique et manuel. Le meilleur choix dépend de l'endroit et de la manière dont vous comptez l'utiliser.
- L'équipement automatique est idéal pour un bureau où vous devez constamment certifier divers documents. Grâce à un mécanisme spécial et à un tampon encreur intégré, le cliché est saturé d'encre en une seconde. Pour mettre une impression claire et lumineuse, vous n'avez pas besoin de faire d'efforts importants, il suffit de faire un clic.
- L'outil à main est principalement utilisé comme option mobile pour les voyages d'affaires, les voyages d'affaires, les conférences, les négociations. Vous pouvez toujours travailler avec des documents sur la route. En fait, il s'agit d'un cliché avec un manche en bois, métal et plastique. Le tampon encreur doit être acheté séparément.
Il existe également un équipement de poche spécial sous la forme d'une boîte hermétique avec un tampon encreur intégré, un cliché et une poignée pliante. Il est pratique de le porter dans une veste, un étui, un dossier avec des papiers, sans craindre que la peinture ne fuie. Il est considéré comme semi-automatique, car le cliché est constamment en contact avec le tampon encreur et est en parfait état de fonctionnement. Il ne reste plus qu'à dévisser le couvercle et mettre une empreinte.
Qu'est-ce qu'un cliché d'impression et de tampon ?
Beaucoup de gens confondent les concepts associés aux phoques. La plus grande difficulté est la question d'un cliché, qu'est-ce que c'est - un sceau ou un timbre, peu de gens diront avec certitude que ce n'est ni l'un ni l'autre. Un cliché est la partie d'une impression ou d'un tampon avec une image miroir appliquée qui laisse une impression (empreinte) sur le papier. Il est fabriqué à partir de différents matériaux, et cela dépend directement de la durée de l'impression et de la commodité de son utilisation.
- Du photopolymère
- Fabriqué en caoutchouc
- Technologie Flash
Il s'agit d'une option peu coûteuse et plus rapide en termes de temps de production. Si vous utilisez l'impression relativement rarement, c'est-à-dire que vous ne mettez pas plus de 20 impressions par jour, l'impression photopolymère durera environ 2 ans. Seule l'encre à base d'eau convient à cet outil, les impressions peuvent être mises sur papier. De plus, certains éléments de sécurité ne peuvent pas être réalisés sur un polymère - par exemple une grille guillochée.
Ces produits ne sont pas bon marché et leur production prend plus de temps, mais ils durent beaucoup plus longtemps. Avec l'intensité d'utilisation - à partir de 50 impressions par jour ou plus, la durée de vie est d'environ 15 ans. Ces impressions laissent une impression claire sur n'importe quelle surface, y compris le métal, le plastique, le bois et les textiles. Ils conviennent aussi bien aux peintures à base d'eau qu'à base d'alcool. Des clichés plus ou moins complexes sont réalisés à partir de caoutchouc par gravure laser : plaques de tampon, avec une maille de protection plus fine, micro-impression, éléments cachés, etc.
Dans ce cas, la base est en caoutchouc microporeux. Sa différence avec la plaque en caoutchouc ou photopolymère habituelle est qu'elle est remplie d'encre pendant le processus de fabrication. Ainsi, vous n'avez pas besoin d'acheter un tampon encreur séparé. Durée de vie - à partir de 5 ans et plus, le stock d'encre est suffisant pour environ 5 000 impressions claires. Lorsqu'ils sont épuisés, contactez l'atelier et il sera à nouveau ravitaillé. Cliche en caoutchouc microporeux implique l'utilisation simultanée de plusieurs couleurs et de tous les types de protection. La palette est beaucoup plus large que les clichés classiques.
Il existe des clichés métalliques, on les appelle aussi sceaux secs. Ils ne nécessitent pas d'encre et permettent d'obtenir des impressions en relief sur papier ou sur cire, cire à cacheter, pâte à modeler. Où ces impressions sont-elles nécessaires ? Tout d'abord, pour sceller les coffres-forts, les armoires, les boîtes, la correspondance importante.
Maintenant, sachant de quels matériaux est fait le cliché du tampon, de quoi il s'agit, quel équipement choisir, vous pouvez commander exactement l'option la mieux adaptée aux besoins de votre organisation.
Communiqué de presse préparé par Graver.ru.
Ainsi, votre travail est étroitement lié à la création et à la circulation des documents dans notre entreprise. Dans le travail de bureau, l'utilisation de divers tampons est indispensable. Pour que le papier important portant les signatures du manuel ne soit pas endommagé par une utilisation incorrecte ou intempestive des sceaux, il est nécessaire de comprendre les caractéristiques de leur utilisation.
Commençons par le principal
Dans une grande organisation, il existe de nombreux tampons et sceaux différents, mais avant de commencer à travailler avec eux, vous devez vous rappeler la définition et le but de cet « outil de travail » nécessaire pour un employé de bureau.
Terme "joint" inscrit dans GOST R 51511–2001, qui réglemente les exigences pour l'un des types de produits de timbres les plus courants, les plus populaires et les plus importants dans toute organisation - le sceau officiel.
Les documents sont imprimés à l'aide d'un outil spécial constitué d'une plaque d'impression fixée sur un outillage. La forme d'impression ressemble extérieurement à une plaque dont le relief de surface est un reflet miroir de l'image appliquée sur du papier ou d'autres supports. Un cliché peut être rond, rectangulaire, triangulaire ou moins communément figuré. Il est fait de caoutchouc dense, de silicone, d'acier ou d'alliages non ferreux. Dans la production de joints, des technologies de vulcanisation, de photopolymère et de gravure au laser sont utilisées.
La durée de vie et le coût des produits de tampon dépendent de la méthode de fabrication du cliché. Par exemple, la méthode photopolymère est la plus budgétaire en termes de coûts de production, mais vous devez travailler avec de telles impressions avec soin, sinon l'impression peut s'avérer floue. La qualité des impressions obtenues, ainsi que la durabilité de l'impression, sont déterminées par la profondeur du relief du cliché, qui varie le plus souvent entre 0,5 et 4 mm.
À propos des types de joints
Les plus demandés en entreprise :
- sceaux ronds utilisés pour certifier ou confirmer l'authenticité des documents (y compris les timbres, sceaux de base des organisations, médecins, avocats);
- timbres conçus pour créer une empreinte avec des informations graphiques ou textuelles (peuvent contenir des champs pour saisir manuellement des informations supplémentaires);
- fac-similé reproduisant fidèlement la signature personnelle d'un cadre supérieur.
Choisir la bonne impression lors de l'achat
Afin d'éviter d'endommager la surface extérieure de la plaque d'impression pendant le transport et le stockage, les fabricants la munissent souvent d'un capuchon de protection. Si le responsable vous confie le choix et l'achat d'un sceau classique, regardez de plus près les produits avec un bouchon à vis. Cette méthode de fixation donnera confiance dans la protection du cliché contre les dommages accidentels.
Dans la forme classique, la plaque d'impression est fixée sur la tête d'un outillage en bois, métal ou plastique dont l'extrémité opposée sert de manche et présente une surépaisseur. Dans le travail de bureau moderne, les équipements automatiques sont plus demandés, car de tels appareils nécessitent une attitude moins prudente et permettent:
- accélérer le travail;
- améliorer la qualité de l'impression grâce aux caractéristiques du dispositif d'automatisation ;
- simplifier le stockage et le transport.
Un attribut obligatoire de tout timbre ou sceau est un tampon encreur imprégné d'une composition colorante. Il s'agit généralement d'un morceau de mousse rectangulaire placé dans une boîte en plastique. Lorsque vous travaillez avec des tampons automatiques, un tampon encreur séparé n'est pas nécessaire, car cet élément est inclus dans le corps de l'outillage par le fabricant. À l'état non fonctionnel, la tête à pression s'adapte parfaitement à l'oreiller grâce au ressort. En position de travail, la tête avec un cliché est retournée et appuyée contre le support. En conséquence, une impression claire et lumineuse reste sur le document. L'impression avec accrochage automatique prend moins de place sur votre bureau et l'absence d'un tampon encreur séparé réduira le risque de taches sur les documents. Pour les gros volumes de travail, l'impression ou l'estampage avec un équipement automatique est la meilleure solution.
Qu'est-ce qu'un chef de bureau doit savoir sur l'aspect juridique de l'utilisation de sceaux et de timbres ?
Les organisations commerciales et gouvernementales utilisent différents types de sceaux, le plus important d'entre eux étant le sceau rond. Selon les règlements n° 208-FZ, n° 14-FZ et n° 161-FZ, les sociétés par actions fermées ou ouvertes, les sociétés à responsabilité limitée, les entreprises municipales et unitaires sont tenues d'avoir leur propre sceau sous la forme d'un cercle . Selon la loi, il doit contenir le nom complet de la personne morale et son adresse. En outre, des informations sur le PSRN et le TIN, des abréviations ou des marques spéciales sont souvent placées ici.
Pour les entrepreneurs individuels, les exigences sont moins strictes, mais dans la pratique, la plupart des entrepreneurs individuels ont leur propre sceau. Avoir votre propre sceau est nécessaire si un homme d'affaires envisage d'effectuer des transactions financières en espèces ou sans numéraire sans utiliser de caisse enregistreuse, de remplir des cahiers de travail, des lettres de voiture et d'autres documents. Ces exigences sont régies par la loi n° 129-FZ.
Lorsqu'il travaille avec des scellés, un employé de bureau doit garder à l'esprit que, conformément à l'art. 327 du Code pénal de la Fédération de Russie, la contrefaçon de sceaux officiels est une infraction pénale. Dans la loi de la ville n ° 2-FKZ, vous pouvez trouver une liste des entreprises qui ont le droit d'utiliser des symboles officiels pour les sceaux ronds.
Comment choisir la peinture pour tampon ?
Le type d'encre de tampon le plus couramment utilisé dans les bureaux est à base d'eau. Il est utilisé pour recharger tout type de tampons encreurs, adaptés aux clichés en caoutchouc et photopolymère, compatibles avec le papier ordinaire pour imprimantes.
Si vous souhaitez imprimer sur un support brillant, il est préférable d'utiliser un composé à base d'alcool éthylique. Cela est dû au taux d'évaporation élevé du solvant, à la suite de quoi l'encre reste sur une surface peu absorbante et l'impression n'est pas maculée. En plus du papier glacé, l'encre à l'alcool peut être utilisée pour l'impression sur du polyéthylène, du verre, du métal et d'autres surfaces lisses. Veuillez noter que ces compositions ne sont pas conçues pour fonctionner avec des joints automatiques et des clichés photopolymères.
S'il vous arrive de travailler avec des impressions flash, il est préférable de choisir des peintures à base d'huile pour celles-ci. Ces compositions sont optimales pour les matériaux poreux, mais leur principal avantage est la grande résistance à l'usure de l'impression obtenue.
Nous remplissons le scellé : rapidement et avec précision
Le cas d'utilisation d'une impression classique avec un tampon encreur séparé est le plus simple en terme de remplissage d'encre. Pour ce faire, vous devez diriger le bec de la bouteille d'encre vers le tampon en mousse et vous mouiller plusieurs fois à différents endroits. La distribution uniforme de l'émulsion sur le caoutchouc mousse se produira après plusieurs impressions.
Pour recharger le tampon encreur en impression automatique, l'outillage devra être démonté et le disque poreux lui-même retiré. L'étape suivante est l'alignement, car il laisse généralement des traces de clichés. Pour ce faire, vous devez dessiner plusieurs fois un morceau de fil ou un trombone déplié sur la surface. L'imprégnation d'encre n'est pas différente de la même opération dans le cas d'une impression manuelle.
Lors du ravitaillement en impression flash, dévissez d'abord la bague de montage, et sortez donc le cliché et le tampon amortisseur. Le cliché est imbibé de peinture d'une seringue au moins trois fois et laissé sécher pendant environ une heure. Ensuite, l'appareil est assemblé dans l'ordre inverse et plusieurs impressions sont réalisées pour répartir uniformément l'encre.
Impression à faire soi-même
Lorsque vous travaillez avec un sceau ou un tampon, le cliché est le plus lourd, donc cet élément particulier de l'outil nécessite une manipulation prudente. N'appuyez pas trop fort ou brusquement sur le tampon ou le sceau, car cela pourrait endommager le relief de la plaque d'impression ou biaiser l'outillage. Dans le cas d'une telle déformation, l'impression sera floue, toutes les organisations n'accepteront pas un tel document. Un symptôme typique d'un problème d'inclinaison de plaque est l'apparition d'éléments incomplètement imprimés d'une image ou d'un texte sur l'impression.
Avec une utilisation répétée, l'espace entre les saillies et les évidements sur le cliché se bouche avec de la poussière de papier, invisible à l'œil. Le résultat est la présence de taches et de taches au lieu de lettres ou de chiffres dans l'image. Un nettoyage soigneux de la plaque d'impression avec une vieille brosse à dents sous l'eau courante aidera à éliminer un tel défaut. Les détergents, savons ou abrasifs ne doivent pas être utilisés.
Dans les dateurs et autres scellés à outillage automatique, un problème courant est la perte du dispositif de retenue. Extérieurement, cela se manifeste par le flou de l'image résultante, ce qui ne peut être autorisé pour la plupart des documents. Des organisations spéciales sont impliquées dans l'élimination de ces problèmes, cependant, même dans une papeterie ordinaire, il existe des kits avec une nouvelle base pour l'impression et du ruban adhésif qui sert de fixateur.
Destruction des scellés
Dans la pratique commerciale, l'impression ne peut plus être utilisée pour des raisons :
- sa défaillance due à l'usure ou aux dommages ;
- à la suite de la liquidation ou de la modification des données de l'entité juridique qui en est propriétaire.
Dans ces circonstances, ainsi qu'en cas de destruction physique (par exemple, lors d'un incendie) ou de perte suite à une perte ou un vol, vous devrez suivre la procédure de fabrication d'un nouveau scellé.
Cependant, avant de contacter une entreprise spécialisée dans la production de produits de timbres, le sceau inutilisable doit être détruit. Dans le cas où cette manipulation serait effectuée par les forces de l'entreprise propriétaire de ce sceau, il faudra percevoir une commission et rédiger un acte spécial. Dans certains cas, la destruction des scellés est confiée à des organismes tiers, le plus souvent des boutiques de timbres. Par conséquent, si vous êtes en charge d'une impression et que vous constatez qu'elle n'est pas utilisable, signalez le problème à la direction dans les plus brefs délais.
Travailler avec des scellés impose une certaine responsabilité à l'employé de bureau. Mais avec certaines compétences qui apparaîtront inévitablement au fil du temps, les tampons et les sceaux peuvent devenir de véritables aides. Bonne chance!
Début avril 2015, la loi fédérale n° 82-FZ a été promulguée, selon laquelle l'impression n'est plus un attribut obligatoire des organisations.
Quel devrait être
Quelle que soit la forme organisationnelle, le cliché de l'organisation doit contenir nom complet et adresse. Une indication dans une langue étrangère est autorisée. Les actes normatifs ne réglementent ni la taille du cliché ni sa couleur.
De plus, on ne sait pas s'il est possible d'indiquer le nom abrégé de la société, ainsi que de compléter le sceau avec des détails tels que les inscriptions «pour documents» ou «pour factures». On peut conclure que la législation a laissé le nom abrégé et les inscriptions à la discrétion des entrepreneurs.
La taille commune est 38-42mm. Habituellement, le cachet de l'entreprise est bleu ou violet. S'il est perdu ou usé, l'entreprise doit en faire une nouvelle copie. Il en va de même pour les situations où l'organisation a modifié les détails indiqués sur l'empreinte (par exemple, l'adresse ou le nom).
La loi fédérale n ° 82-FZ prévoit la possibilité qu'une organisation n'ait pas de sceau, cependant, la loi oblige à utiliser un sceau sur les formulaires de déclaration stricts, dans les cahiers de travail et également dans les bons de commande. Il s'ensuit que tant que la mention d'apposition obligatoire sur certains documents est conservée dans la réglementation, l'entreprise est obligée de l'avoir.
Bien sûr, il existe quelques exceptions aux règles ci-dessus. Ainsi, vous pouvez certifier une entrée dans le livre de travail d'un employé non seulement avec une empreinte bleue de l'entreprise, mais également avec un cachet du service du personnel.
L'utilisation de scellés est obligatoire si l'entreprise n'a pas écrit de clause dans le contrat avec une contrepartie spécifique concernant son éventuelle non-utilisation. S'il n'y a pas une telle clause, la transaction peut être considérée comme invalide.
Un cachet est apposé sur les documents pour leur donner force de loi. Cependant, tous les documents n'en ont pas besoin. Sur quelques documents personnels vous pouvez ignorer cet attribut.
Certains sont estampillés papiers comptables(par exemple, estimations et instructions). Tous les documents constitutifs, contrats, accords complémentaires sont obligatoires et à certifier.
L'empreinte est placée au bas du texte à côté de la signature du fonctionnaire. En aucun cas le cachet ne doit tomber sur le décodage de la signature. Parfois une marque « M. P." ou "Lieu d'impression" et l'impression doit être placée dessus.
Primaire
La documentation primaire dans l'entreprise fait référence à la comptabilité dite primaire, ce qui signifie la toute première étape de la synthèse des opérations dans une organisation. Les documents qui peuvent confirmer l'existence de toute transaction commerciale sont considérés comme primaires. Toutes les informations contenues dans le "primaire" doivent être reflétées dans la comptabilité. 
Le timbre est placé sur les papiers primaires qui sont fabriqués sous une forme unifiée. Un exemple de document primaire unifié est une lettre de voiture établie selon . Si l'entreprise elle-même approuve la forme d'un document primaire, l'estampillage n'est pas obligatoire.
Ordres
La commande est un document interne à l'organisation, c'est-à-dire il ne va pas au-delà. Ainsi, l'estampillage de la commande n'est pas obligatoire et, dans la plupart des cas, il est omis. Si l'employé demande une copie de la commande, la copie est certifiée conforme à toutes les normes, avec un sceau et d'autres détails appropriés.
Le cachet n'est apposé sur aucune documentation interne à l'entreprise. La seule exigence obligatoire qui doit être présente sur la commande est la signature du responsable.
En-tête de l'organisation
Le timbre est placé sur le papier à en-tête de l'organisation, selon la façon dont le papier à en-tête est fabriqué. Ainsi, si l'en-tête de l'entreprise appartient aux formulaires de déclaration stricte, une empreinte sur ce papier est requise. Si le papier à en-tête de l'organisation est émis sur du papier multicolore avec le logo de l'entreprise, l'empreinte n'est pas mise.
Pour certifier une lettre d'information régulière sur papier à en-tête de l'organisation, il suffit d'apposer la signature d'un responsable. Dans certains cas, une empreinte sur le papier à en-tête de l'entreprise doit être apposée. Le sceau est apposé sur les lettres de garantie, ainsi que sur les procurations (par exemple, pour représenter les intérêts de l'entreprise en justice ou pour recevoir des valeurs matérielles).
Autre
L'apposition d'un cachet sur un document sur lequel il n'est pas apposé n'entraînera aucune poursuite. Cependant, si vous ne posez pas cette condition sur les documents qui doivent être certifiés de cette manière, les conséquences peuvent être néfastes.
Un document qui n'est pas dûment certifié perd sa valeur juridique et ne peut plus être considéré comme une preuve dans un procès.
En plus des documents ci-dessus, ils doivent être certifiés les types de papier suivants:
Lorsque vous remplissez un cahier de travail, les points suivants doivent être pris en compte. Le cachet de l'organisation doit figurer sur le côté titre du livre. Si les données personnelles de l'employé ont changé - à l'intérieur de la couverture. En cas de licenciement, le procès-verbal de licenciement doit toujours être accompagné d'un sceau bleu de l'organisation.
Impressions typiques
Selon la forme organisationnelle de l'entreprise les impressions d'impression peuvent varier en apparence. Ainsi, l'empreinte d'une IP est un peu plus simple que celle d'une LLC ou d'une CJSC, et contient moins d'éléments obligatoires. Considérez les empreintes de timbres typiques en fonction du type et de la forme de l'entreprise.
- Simple. Il contient le nom de l'organisation au milieu, et à la frontière il y a une forme d'activité organisationnelle, ainsi que l'ORGN et le CPT. En outre, l'adresse de l'entreprise peut être insérée dans la bordure.
- Avec microtexte. Dans de tels joints, contrairement aux précédents, il existe une bordure plus complexe, longeant le bord en 2 couches. Dans la couche externe, il y a un texte plus petit, qui est écrit, par exemple, son numéro de registre. Dans la couche interne de la bordure, ainsi que dans un simple sceau, il y a une adresse, PSRN et, ainsi que la forme organisationnelle de l'entreprise.
- Avec bordure en forme d'ornement. Les grandes entreprises préfèrent utiliser des imprimés fantaisie dans leurs activités, dans lesquelles il existe un motif entre les couches intérieure et extérieure de la bordure.
- Pour IP. Il contient, en règle générale, le nom complet de l'entrepreneur au milieu, le long du bord, des détails tels que l'adresse, ainsi que le TIN sont démarrés.
Sur quels documents sont imprimés, vous pouvez le découvrir dans cette vidéo.
Caractéristiques de la fixation
Le sceau doit être apposé sur tous les contrats, la plupart des documents du personnel, ainsi que sur. Les lettres de garantie et les actes n'ont aucune valeur juridique s'ils ne sont pas imprimés. Rien de terrible ne se passera si vous le mettez sur un document sur lequel une empreinte est facultative. Cependant, vous devez toujours le déposer là où sa présence peut être nécessaire à l'avenir pendant l'essai.
Certaines entreprises élaborent une disposition spéciale ou des instructions pour l'utilisation de l'impression. En règle générale, il est approuvé par le responsable et contient des sections telles qu'une liste des tampons utilisés dans l'organisation, leur emplacement de stockage et la procédure d'utilisation.
Le cachet est placé uniquement à côté de la signature du fonctionnaire qui a le droit de signer ce type de document. En règle générale, il s'agit soit du chef d'entreprise, soit d'un fiduciaire.
La signification juridique de cette exigence est de certifier la signature du fonctionnaire faisant partie du cercle de direction des personnes travaillant dans l'entreprise dont le nom est indiqué sur le sceau.
L'empreinte ne peut être apposée à côté de la signature d'un employé ordinaire de l'entreprise. Il est souhaitable que le sceau ne porte pas la signature du fonctionnaire, soit lisible et permette de distinguer toutes les informations qu'il contient.
Selon GOST R 51511-2001 « Sceaux avec reproduction de l'emblème d'État de la Fédération de Russie. Forme, dimensions et exigences techniques» joint - il s'agit d'un "dispositif contenant un cliché d'impression pour l'impression sur papier".
Comme vous pouvez le voir, la définition est assez générale. Plus informatif est GOST R 6.30-2003 «Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences relatives à la paperasserie », qui dit que la prop 25 « Seal Imprint » « certifie l'authenticité de la signature d'un fonctionnaire sur les documents constatant les droits des personnes, fixant des faits relatifs aux ressources financières, ainsi que sur d'autres documents prévoyant la certification d'une signature authentique. Les documents sont certifiés par le sceau de l'organisation ".
À la question ce qui doit être représenté exactement sur le sceau d'une personne morale(nous l'appellerons), respecter le paragraphe 5 de l'art. 2 de la loi fédérale "sur les sociétés à responsabilité limitée" du 8 février 1998 n° 14-FZ, ainsi que l'art. 2 de la loi fédérale "sur les sociétés par actions" du 26 décembre 1995 n° 208-FZ. Ces articles contiennent un texte presque identique, d'où il résulte que les sceaux de LLC et JSC doivent contenir :
- nom complet de la société LLC ou JSC ;
- l'emplacement de la LLC ou de la JSC.
En outre, les sceaux d'une LLC ou d'une JSC peuvent contenir le nom commercial de la société dans n'importe quelle langue des peuples de la Fédération de Russie et (ou) une langue étrangère.
Les succursales et les bureaux de représentation des entreprises doivent apposer les mêmes informations sur les scellés, plus les mots « succursale » ou « bureau de représentation ».
Ce ne sont que les exigences minimales. Une personne morale, à sa discrétion, peut apposer son propre logo, emblème, coordonnées bancaires, coordonnées, etc. sur le sceau.
Exemples de joints de GOST R 51511-2001 :
Exemple 1
Sceaux des sociétés commerciales
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Dans le GOST mentionné, on peut également trouver des exigences pour la procédure de fabrication, d'utilisation, de comptabilité, de stockage et de destruction des scellés, cependant, elles ne sont obligatoires que pour les organisations utilisant des symboles d'État. Les exigences techniques pour les sceaux des organisations sont contenues dans la norme nationale de la Fédération de Russie «Certification des sceaux en mastic. Forme, dimensions et exigences techniques » (approuvé sur la base de la loi fédérale du 27 décembre 2002 n° 184-FZ « sur la réglementation technique »). Ici, par exemple, les dimensions que l'impression elle-même et les images qu'elle contient doivent avoir sont répertoriées.
Concernant timbre, il n'y a pas de définition officielle pour cela. Nous considérerons le timbre cliché avec texte dont le but est de reproduire ce texte afin qu'il n'ait pas à être écrit à la main.
Exemple 2
Timbres à des fins différentes
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Types de sceaux dans l'organisation
Toute organisation, ainsi que les entrepreneurs individuels, ont le droit de fabriquer pour leurs besoins timbres supplémentaires. Elles seront dispersées entre les divisions structurelles et seront apposées par leurs collaborateurs sur des documents strictement définis. Lesquels - devraient être prescrits dans la réglementation pertinente (voir les clauses 5.2 et 5.3 de l'exemple 12).
Exemple 3
Joints supplémentaires
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L'utilisation de sceaux supplémentaires doit être traitée avec une certaine prudence, car leur validité juridique peut être remise en question. Sur les documents soumis aux autorités étatiques et réglementaires, nous vous recommandons d'apposer le sceau principal de l'organisation. Il n'y a rien de mal à utiliser un sceau supplémentaire, mais les autorités locales peuvent très bien refuser d'accepter des documents certifiés par elles. Pour éviter des retards inutiles, il est préférable d'utiliser l'impression principale tout de suite.
Il convient de noter le sceau "Pour les contrats". Est-il possible de le mettre sur des contrats? Le Code civil de la Fédération de Russie ne contient aucune obligation de certifier les signatures dans un contrat avec un sceau. Cependant, l'accord lui-même peut inclure une condition selon laquelle la signature est certifiée par le sceau principal de l'organisation. S'il n'y a pas une telle condition, vous pouvez apposer le sceau «Pour les contrats».
Le sceau le plus important de l'organisation est conservé dans le coffre-fort du service DOW, l'assistant du directeur général ou le directeur lui-même. Tous les autres sceaux, ainsi que les timbres, sont distribués par divisions structurelles. Pour contrôler leur stockage et leur utilisation, il est recommandé de désigner des personnes responsables. Le plus logique serait de confier le stockage des sceaux et des timbres aux employés chargés du travail de bureau dans les services. Pour cela, une commande est créée pour l'activité principale (sa partie administrative est présentée dans l'exemple 4).
Exemple 4
La partie administrative de l'arrêté portant nomination des responsables du stockage et de l'utilisation des sceaux et cachets dans les divisions structurelles
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La commande suit la procédure habituelle d'approbation et de signature par le directeur général, après quoi elle doit être prise en compte sous la signature de tous les employés désignés responsables du sceau.
Comptabilisation des sceaux et timbres
Tous les sceaux et timbres de l'organisation sont soumis à la comptabilité. Les informations sur le département dans lequel se trouve tel ou tel timbre ou sceau, quand et à qui ils ont été délivrés, remis et détruits, sont contenues dans un journal spécial. Étant donné que ce journal contient des sceaux et des timbres, ainsi que les signatures manuscrites des employés qui en sont responsables, il est manuscrit. La composition possible des colonnes et le mode de remplissage sont présentés dans l'exemple 5.
Parfois, les phoques doivent quitter l'organisation et se rendre, par exemple, à une réunion avec une contrepartie, à la suite de laquelle un protocole de désaccord avec le contrat sera signé immédiatement. Le gérant qui se rend à la réunion doit emporter le sceau avec lui. Ce fait, ainsi que le fait qu'ils aient rendu le sceau, sont consignés dans un journal spécial - voir l'exemple 6.
Où et comment imprimer ?
Si la forme du document prévoit l'apposition d'un sceau, le lieu de l'impression peut être indiqué par les lettres "M.P." ("Lieu du sceau"). Dans ce cas, l'empreinte peut être placée directement sur ces lettres. Voir l'exemple 7.
Parfois, cette marque est placée à l'intérieur d'un champ spécialement conçu pour l'impression et délimité (comme dans l'exemple 8). Ensuite, vous devez essayer de placer le sceau à l'intérieur, sans dépasser la frontière désignée. Par exemple, une telle option est fournie dans la carte avec des échantillons de signatures et d'empreintes de sceaux, dont la forme a été approuvée par l'instruction de la Banque de Russie du 14 septembre 2006 n ° 28-I (familièrement appelée banque carte).
Exemple 7
Apposition d'une empreinte du sceau lors de l'indication de son emplacement - "M.P."
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Exemple 8
Mettre un tampon dans un champ spécialement désigné
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Si l'emplacement de l'empreinte n'est pas indiqué et que le sceau est requis pour certifier la signature d'un fonctionnaire, il doit être placé de manière à capturer de petits fragments de la position et de la signature à certifier (voir exemple 9) . Cette règle n'est fixée nulle part et est plutôt une coutume commerciale. D'un point de vue logique, cette coutume est tout à fait justifiée: en effet, si un sceau est apposé après la signature d'un document, la personne qui le met peut faire en sorte que l'empreinte se trouve à un certain endroit - toucher un fragment du position et signature tout en les laissant lisibles . Une empreinte qui recouvre complètement la signature rend difficile son identification, et une empreinte éloignée peut faire douter qu'elle ait été apposée après la signature du document.
Si la forme du document est telle qu'il est impossible d'apposer le sceau en touchant à la fois la signature et la position, il est préférable d'"accrocher" la signature.
Exemple 9
Apposition d'un sceau lors de la certification de la signature d'un fonctionnaire
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Une liste approximative des documents sur lesquels une empreinte du sceau officiel est apposée est donnée à l'annexe 8 des directives pour la mise en œuvre de GOST R 6.30-2003. L'organisation a le droit de dresser une telle liste pour elle-même, en fixant le caractère obligatoire de son application. Si une organisation utilise dans son travail non seulement les sceaux principaux, mais également les sceaux supplémentaires, alors pour chacun d'eux, il est nécessaire de déterminer sur quels documents ils seront apposés.
En règle générale, les lieux d'apposition des timbres sont connus et souvent même fixés dans les réglementations locales. Ainsi, dans les instructions pour le travail de bureau, il peut être indiqué que le cachet "Incoming No." est placé dans le coin inférieur droit du document et que le cachet "In Case No." est placé en bas à gauche.
Destruction des sceaux et cachets
Une comptabilité appropriée des sceaux et des timbres implique également leur destruction compétente. Un sceau usé ou brisé ne peut pas être jeté à la poubelle, surtout sans en informer le service responsable. Tous les sceaux et timbres inutiles ou usés sont recueillis dans ce dernier pour destruction ultérieure. Celui-ci est consigné au Registre des sceaux et cachets (voir dans l'exemple 5 les colonnes sur le retour du sceau au service administratif (AHS), elles sont remplies en ligne 24).
Une commission spéciale est engagée dans la destruction des sceaux et des timbres. Il est créé sous la direction du chef de l'organisation. Il peut être permanent ou créé pour un an ou ponctuel selon les besoins.
Détruire un sceau, c'est rendre son cliché totalement inutilisable. Le plus souvent, cela se fait simplement en le coupant en petits morceaux avec des ciseaux. Les scellés métalliques devront être broyés, envoyés au four ou limés. Bien sûr, il est assez difficile de le faire dans un bureau ordinaire, mais les scellés métalliques sont de moins en moins courants aujourd'hui. Des clichés en caoutchouc courants sont souvent utilisés. Le fait de la destruction du sceau est reflété dans l'acte (voir exemple dans l'exemple 10), après quoi les données d'enregistrement de l'acte sont inscrites au registre (voir dans l'exemple 5 la dernière colonne "Notes / marque sur la destruction (date et numéro de l'acte) »).
S'il s'avère soudain que sceau perdu, cela se traduit par un acte spécial - illustré à l'exemple 11. Dans le Journal des comptes, ce fait doit être reflété dans la dernière colonne "Notes / note sur la destruction (date et numéro d'acte)", puis :
- au lieu de l'inscription plus familière « Détruit pour cause d'usure (acte du 17 juillet 2014 n° 3) »
- « Perdu (acte du 07.07.2014 n° 6) » y sera affiché.
Les périodes possibles de la commission et l'ordre de la créer (sur l'exemple d'une commission d'experts) sont indiqués dans l'article "Examen de la valeur de la documentation scientifique et technique"
La recette pour rédiger divers actes est donnée dans l'article " Actes au bureau et au service du personnel". Vous y trouverez : l'analyse des prérequis (ce qui est obligatoire, ce qui est facultatif, ce qui est nécessaire dans certains cas) ; les options possibles pour construire le texte de l'acte ; trois échantillons d'actes divers pleinement exécutés.
Modèle de règlement sur les sceaux et timbres
Enfin, voici un exemple Règlement sur la production, la comptabilité, l'utilisation, le stockage, la destruction des sceaux et des timbres dans une organisation commerciale. Chaque entreprise peut créer la sienne en fonction de celle-ci, voir Exemple 12.
