Для осуществления легальной деятельности организации должны иметь оригинальные печати и штампы. Сегодня таких неотъемлемых атрибутов существует множество видов. И для каждого из них, есть особые правила использования.
Характеристики современных изделий
На территории Российской Федерации значение термина «печать» прописано в ГОСТе Р 51511-2001 - главным нормативным документе, регламентирующим также все действующие требования, предъявляемые к основным печатям (гербовым и коммерческим), а также вспомогательным (простым).
Клише рассматриваемой продукции изготавливается из разных материалов. Оно может быть стальным, резиновым, силиконовым, а также выполненным из цветных металлов. Форма получаемого оттиска тоже варьируется: от классической круглой, прямоугольной и треугольной до реже встречающейся фигурной.
Срок службы, удобство пользования и стоимость бывают разными. Эти параметры определяются, как правило, выбором материала и способа изготовления. К примеру, фотополимерный метод производства отличается низкой себестоимостью, но получаемые изделия не слишком удобны (если не проявить аккуратность, то опечаток может выйти довольно размытым). Качество оттисков также напрямую зависит от глубины рельефа клише, которая может быть в пределах от 0,5 до 4 мм.
Печати и штампы для бизнеса
Данные изделия производятся в ограниченном количестве и предназначены для применения только в служебных целях. Получаемые с их помощью оттиски ставятся на документах для подтверждения их подлинности и юридической силы.
В современных коммерческих организациях применяются, в основном, три вида штемпельной продукции:
Круглая (используются для заверения либо подтверждения документов);
Штампы (для внутреннего документооборота, а также для заверения менее значимых бумаг);
Факсимиле (оттиск, точно воспроизводящий личную подпись руководителя).
На практике список документов, на которые разрешено ставить официальную печать, составляется индивидуально под каждую организацию. Такой перечень обретает юридическую силу посредством соответствующего приказа от руководителя либо представляет собой приложение к инструкции, в которой прописаны все правила работы с документацией.
В печатной мастерской IN-FOLIO можно заказать оперативное изготовление любых печатей и штампов для различных целей..
При оформлении заказа на изготовление печати менеджер обязательно спросит вас, из какого материала сделать клише, какой вид оснастки нужен? От этих параметров напрямую зависит стоимость и качество готового изделия.
Из нашей статьи вы узнаете, из чего состоит печать для документов, что такое оснастка для печати и какие виды печатей и штампов самые удобные и долговечные.
Из чего состоит печать и штамп?
Основные элементы печати - это клише и оснастка. На клише находится объемное зеркальное изображение оттиска, с его помощью делают отпечаток. Оснастка для печати - это рукоять, без нее невозможно обмакнуть клише в штемпельную подушку и не испачкаться.
По умолчанию печати и штампы изготавливаются с ручной оснасткой из пластика, но это не самый удобный вариант. Поэтому к выбору материалов следует отнестись серьезно. Можно заказать только одно клише, если у вас уже есть готовая оснастка.
Еще один важный элемент - это штемпельная подушка, заправленная чернилами или краской. Они бывают встроенными, сменными, универсальными и сугубо под печать (если она многоцветная или имеет невидимые ультрафиолетовые элементы защиты). Обычно запаса чернил хватает на более чем 3000 оттисков.
Из чего состоит штамп? Из тех же частей, что и печать - клише и оснастки, поскольку технически это одно и то же. Разница между ними в назначении. Печать имеет юридическую силу и удостоверяет подлинность документа, подписи, полномочия сотрудника. Штамп используется только для воспроизведения информации, которую приходится постоянно повторять. Это может быть:
- название учреждения или отдела,
- назначение документа,
- реквизиты организации (адрес, банковский счет),
- так называемые «шапки» и другие служебные сведения - «Копия верна», «Согласовано», «В бухгалтерию», «На подпись» и тому подобные.
Штампы существенно облегчают делопроизводство. Некоторые различия есть и во внешнем виде. Печати, как правило, имеют только круглую или треугольную форму и стандартные размеры, так как штампы могут быть какими угодно.
Оснастка для штампа: что это?
Оснастка - важнейшая часть печати или штампа. Она представляет собой корпус, с прикрепленным к нему клише, которое обмакивают в краске или чернилах и переносят на бумагу. Оснастку изготавливают из дерева, пластика или металла. Самая прочная, конечно, металлическая. По своей конструкции она бывает автоматической и ручной. Какую лучше всего выбрать, зависит от того, где и как вы собираетесь ее использовать.
- Автоматическая оснастка - идеальный вариант для офиса, где постоянно нужно заверять разные документы. Благодаря специальному механизму и встроенной штемпельной подушке, клише за секунду пропитывается чернилами. Для того чтобы поставить четкий яркий отпечаток, не нужно прилагать значительных усилий, достаточно сделать одно нажатие.
- Ручная оснастка главным образом используется в качестве мобильного варианта для деловых поездок, командировок, конференций, переговоров. Вы всегда можете поработать с документами в дороге. По сути, это клише с деревянной, металлической и пластиковой ручкой. Штемпельную подушку нужно приобрести отдельно.
Существует также специальная карманная оснастка в виде плотно закрывающейся коробочки со встроенной штемпельной подушкой, клише и складывающейся ручкой. Ее удобно носить в пиджаке, кейсе, папке с бумагами, не опасаясь, что краска протечет. Она считается полуавтоматической, поскольку клише постоянно соприкасается со штемпельной подушкой и находится в состоянии полной рабочей готовности. Остается только отвинтить крышку и поставить оттиск.
Что такое клише печати и штампа?
Многие люди путают понятия, связанные с печатями. Наибольшее затруднение вызывает вопрос про клише, что это такое - печать или штамп, мало кто скажет с уверенностью, что это ни то, ни другое. Клише - это та часть печати или штампа с нанесенным зеркальным изображением, которая оставляет оттиск (отпечаток) на бумаге. Его изготавливают из разных материалов, и от этого напрямую зависит, сколько времени прослужит печать и насколько удобно будет ею пользоваться.
- Из фотополимера
- Из резины
- Флэш-технология
Это недорогой и самый быстрый по времени изготовления вариант. Если вы используете печать сравнительно редко, то есть ставите не более 20 оттисков в день, то фотополимерная печать прослужит около 2 лет. Для этого инструмента подходят только чернила на водной основе, оттиски можно поставить на бумагу. Кроме того, на полимере нельзя сделать некоторые элементы защиты - например, гильоширную сетку.
Такие изделия стоят недешево, и их изготовление требует больше времени, но зато они служат намного дольше. При интенсивности использования - от 50 оттисков в день и более, срок эксплуатации составляет около 15 лет. Эти печати оставляют четкий оттиск на любой поверхности, в том числе на металле, пластике, дереве и текстиле. К ним подходят краски и на водной, и на спиртовой основе. Из резины методом лазерной гравировки изготавливают клише разной сложности: гербовые, с защитной тончайшей сеткой, микрошрифтом, скрытыми элементами и т. д.
В данном случае основу выполняют из микропористой резины. Ее отличие от обычного резинового или фотополимерного клише в том, что она заправляется чернилами в процессе изготовления. Таким образом, вам не придется отдельно приобретать штемпельную подушку. Срок службы - от 5 лет и более, запаса чернил хватает примерно на 5 000 четких оттисков. Когда они закончатся, обратитесь в мастерскую, и ее заправят снова. Клише из микропористой резины предполагает одновременное использование нескольких цветов и всех видов защиты. Палитра намного шире, чем у обычных клише.
Существуют металлические клише, также их называют сухими печатями. Они не требуют чернил и применяются для получения рельефных отпечатков на бумаге или на воске, сургуче, пластилине. Где нужны такие оттиски? Прежде всего, для опечатывания сейфов, кабинетов, боксов, важной корреспонденции.
Теперь зная, из каких материалов изготавливают клише для штампа, что это такое, какую выбрать оснастку, вы сможете заказать именно тот вариант, который лучше всего подойдет для нужд вашей организации.
Пресс-релиз подготовлен Graver.ru.
Итак, ваша работа тесно связана с созданием и движением документов в нашей компании. В делопроизводстве без использования различных штемпелей не обойтись. Для того чтобы важная бумага с подписями руководства не была испорчена неправильным или несвоевременным использованием печатей, необходимо уяснить особенности работы с ними.
Начнем с главного
В крупной организации существует множество различных штемпелей и печатей, но прежде, чем приступить к работе с ними, следует вспомнить определение и назначение этого необходимого «орудия труда» офисного работника.
Термин «печать» закреплен в ГОСТ Р 51511–2001, регламентирующим требования к одному из самых распространенных, востребованных и важных в любой организации видов штемпельной продукции – гербовой печати.
Печать на документах ставится с помощью специального инструмента, состоящего из печатной формы, прикрепленной к оснастке. Печатная форма внешне выглядит как пластина, рельеф поверхности которой является зеркальным отражением наносимого на бумагу или другой носитель изображения. Клише может иметь круглую, прямоугольную треугольную или реже фигурную форму. Оно изготавливается из плотной резины, силикона, стали или цветных сплавов. В производстве печатей применяются вулканизация, фотополимерная и технология лазерной гравировки.
Срок службы и стоимость штемпельной продукции зависят от способа изготовления клише. Например, фотополимерный метод является самым бюджетным в себестоимости производства, однако работать с такими печатями нужно аккуратно, иначе отпечаток может получиться размытым. Качество получаемых оттисков, а также долговечность печати определяется глубиной рельефа клише, которая чаще всего варьирует в пределах 0,5-4 мм.
О разновидностях печатей
В бизнесе более всего востребованы:
- круглые печати, применяемые для заверения или подтверждения подлинности документов (в том числе гербовые, основные печати организаций, врачебные, адвокатские);
- штампы, предназначенные для создания оттиска с графической или текстовой информацией (могут содержать поля для ручного внесения дополнительных сведений);
- факсимиле, точно воспроизводящие личную подпись руководящего сотрудника.
Правильно выбираем печать при покупке
Для того чтобы при транспортировке и хранении внешняя поверхность печатной формы не повредилась, производители часто снабжают ее защитным колпачком. Если руководитель поручает вам выбор и приобретение классической печати, присмотритесь к изделиям с наворачивающейся крышкой. Такой способ крепления обеспечит уверенность в защищенности клише от случайных повреждений.
В классическом виде печатная форма закреплена на головке деревянной, металлической или пластиковой оснастки, противоположный конец которой служит рукояткой и имеет утолщение. В современном делопроизводстве более востребована автоматическая оснастка, ведь такие устройства требуют менее бережного отношения и позволяют:
- ускорить работу;
- повысить качество оттиска за счет особенностей устройства автоматики;
- упростить хранение и транспортировку.
Обязательный атрибут любого штампа или печати – штемпельная подушка, пропитанная красящим составом. Обычно она представляет собой прямоугольный кусочек поролона, помещенный в пластиковый бокс. При работе с автоматическими печатями отдельная штемпельная подушка не требуется, поскольку этот элемент заложен в корпус оснастки производителем. В нерабочем состоянии головка оснастки плотно прилегает к подушке за счет пружины. В рабочем положении головка с клише переворачивается и прижимается к носителю. В итоге на документе остается четкий и яркий оттиск. Печать с автоматической оснасткой занимает меньше места на рабочем столе, а отсутствие отдельной штемпельной подушки позволит снизить риск испачкать документы. Для больших объемов работы печать или штамп с автоматической оснасткой – оптимальное решение.
Что нужно знать офис-менеджеру о правовой стороне применения печатей и штампов?
Коммерческие и государственные организации используют разные типы печатей, важнейшая среди них – круглая печать. Согласно нормативным актам № 208-ФЗ, № 14-ФЗ и № 161-ФЗ закрытые или открытые акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, муниципальные и унитарные предприятия обязаны иметь собственную печать в форме окружности. По закону, в ней должны быть указано полное наименование юридического лица и его адрес. Также сюда нередко помещают информацию об ОГРН и ИНН, аббревиатуры или специальные отметки.
Для индивидуальных предпринимателей требования менее строги, но на практике большая часть ИП имеет свою печать. Наличие собственной печати необходимо в том случае, если бизнесмен планирует проводить финансовые операции наличного или безналичного расчета без использования кассового аппарата, заполнять трудовые книжки, путевые листы и некоторые другие документы. Эти требования регламентируются законом № 129-ФЗ.
Офисному сотруднику при работе с печатями следует иметь в виду, что согласно ст. 327 УК РФ подделка гербовых печатей является уголовно наказуемым правонарушением. В законе г. № 2-ФКЗ можно найти перечень компаний, имеющих право использования гербовой символики для круглой печати.
Как выбрать штемпельную краску?
Самый распространенный в офисах вид штемпельной краски изготовлен на водной основе. Она применяется для заправки штемпельных подушек любого типа, подходит для резиновых и фотополимерных клише, совместима с обычной бумагой для принтеров.
Если требуется печать на глянцевом носителе, то лучше воспользоваться составом на основе этилового спирта. Это объясняется высокой скоростью испарения растворителя, в результате чего краска остается на плохо впитывающей поверхности, а оттиск не смазывается. Помимо глянцевой бумаги, спиртовые чернила могут быть использованы для печатей на полиэтилен, стекло, металл и другие гладкие поверхности. Следует учесть, что эти составы не предназначены для работы с автоматическими печатями и клише из фотополимера.
Если вам доведется работать с флеш-печатями, то для них лучше выбирать краски на масляной основе. Эти составы оптимальны для пористых материалов, но главное их достоинство – высокая стойкость полученного оттиска к износу.
Заправляем печать: быстро и аккуратно
Случай использования классической печати с отдельной штемпельной подушкой самый простой в отношении заправки чернилами. Для этого нужно направить носик бутылочки с чернилами на поролоновую подушечку и несколько раз промокнуть в разных местах. Равномерное распределение эмульсии по поролону произойдет через несколько сделанных оттисков.
Для заправки штемпельной подушки в автоматической печати оснастку придется разобрать, а сам пористый диск вытащить. Следующий этап – выравнивание, так как на нем обычно остаются следы от клише. Для этого по поверхности нужно несколько раз провести отрезком проволоки или разогнутой канцелярской скрепкой. Пропитка чернилами не отличается от аналогичной операции в случае ручной печати.
При дозаправке флеш-печати, сначала отворачивают крепежное кольцо, а потому вынимают клише и амортизирующую подушку. Клише пропитывают краской из шприца минимум три раза и оставляют подсохнуть примерно в течение часа. Затем устройство собирают в обратном порядке и делают несколько оттисков для равномерного распределения краски.
Чиним печать своими руками
Наибольшую нагрузку при работе с печатью или штемпелем берет на себя клише, поэтому именно этот элемент инструмента требует аккуратного обращения. Не следует слишком сильно или резко надавливать на штамп или печать, это может привести к повреждению рельефа печатной формы или перекосу оснастки. В случае такой деформации оттиск будет расплываться, не каждая организация примет такой документ. Типичный признак проблемы с перекосом клише выглядит как не полностью пропечатанные элементы рисунка или текста на оттиске.
При многократном использовании пространство между выступами и углублениями на клише забивается бумажной пылью, незаметной для глаз. Результат – наличие клякс и пятен вместо букв или цифр на изображении. Устранить такой дефект поможет аккуратная чистка печатной формы старой зубной щеткой под проточной водой. Моющие средства, мыло или абразивы лучше не использовать.
В датерах и прочих печатях с автоматической оснасткой распространенной проблемой является утрата фиксатора. Внешне это проявляется в размытости получаемого изображения, чего допускать для большинства документов нельзя. Устранением таких проблем занимаются специальные организации, однако и в обычном канцелярском магазине есть наборы с новой основой для печати и клейкой лентой, служащей фиксатором.
Уничтожение печати
В практике бизнеса печать больше не может быть использована по причинам:
- ее выхода из строя в связи с износом или повреждением;
- в результате ликвидации или изменения данных юридического лица, владеющего ею.
В этих обстоятельствах, а также при физическом ее уничтожении (например, при пожаре) или утрате вследствие пропажи или кражи, потребуется пройти процедуру изготовления новой печати.
Однако прежде чем обращаться в специализирующуюся на производстве штемпельной продукции компанию, непригодную печать необходимо уничтожить. В случае проведения этой манипуляции силами компании, владеющей этой печатью, потребуется сбор комиссии и составление специального акта. В некоторых случаях, уничтожение печатей доверяют сторонним организациям, чаще штемпельным мастерским. Поэтому, если вы отвечаете за печать и обнаружили факт ее непригодности, то доложите о проблеме руководству как можно быстрее.
Работа с печатями накладывает на сотрудника офиса определенную ответственность. Но при некоторых навыках, которые неизбежно появятся со временем, штампы и печати смогут стать настоящими помощниками. Удачи!
В начале апреля 2015 года вышел Федеральный закон №82-ФЗ , согласно которому печать перестает быть обязательным атрибутом организаций .
Какой должна быть
Вне зависимости от организационной формы клише организации должно содержать полное ее наименование и адрес
. Допускается указание на иностранном языке. Нормативные акты не регламентируют ни размер клише, ни его цвет.
Более того, неизвестно, можно ли указывать сокращенное наименование компании, а также дополнять печать такими реквизитами, как надписи «для документов» или «для накладных». Можно сделать вывод, что проставление сокращенного наименования и надписей законодательство оставило на усмотрение предпринимателям.
Общепринятый размер равен 38-42 мм . Обычно штамп компании синего или фиолетового цвета. Если он утерян или износился, то компания должна изготовить новый экземпляр. То же самое касается и ситуаций, когда у организации изменились реквизиты, указанные на оттиске (например, адрес или наименование).
Федеральный закон №82-ФЗ допускает возможность того, что у организации может не быть печати, однако, законодательство обязывает применять печать на бланках строгой отчетности, в трудовых книжках, а также в кассовых ордерах. Из этого следует, что пока упоминание об обязательном проставлении на некоторой документации сохраняется в нормативных актах, компания обязана ее иметь.
Конечно, есть и некоторые исключения из вышеназванных правил. Так, заверять запись в трудовой книжке работника можно не только синим оттиском компании, но и штампом кадровой службы.
Применение печатей обязательно, если с каким-то определённым контрагентом компания не прописала в договоре пункт о возможном ее неиспользовании. Если такого пункта нет, то сделка может считаться недействительной.
Штамп ставится на документах, чтобы придать им юридическую силу. Однако далеко не вся документация нуждается в этом. На некоторых кадровых документах
можно упустить проставление этого реквизита.
Штампом заверяются некоторые бухгалтерские бумаги (например, сметы и поручения). Обязательны и к заверению вся учредительная документация, договора, дополнительные соглашения.
Оттиск ставится внизу текста рядом с подписью должностного лица. Штамп ни в коем случае не должен попадать на расшифровку подписи. Иногда в месте проставления печати ставится отметка «М. П.» или «Место печати» и оттиск должен ставиться именно на нее.
Первичные
Первичная документация в компании относится к так называемому первичному учету, который означает самый первый этап обобщения операций в организации
. Первичными считаются документы, которые могут подтвердить факт существования какой-либо хозяйственной операции. Все информация, которая содержится в «первичке», должна быть отражена в бухгалтерском учете.
Штамп ставится на тех первичных бумагах, которые выполнены по унифицированной форме. Пример унифицированного первичного документа — товарная накладная, выполненная по . Если компания сама утверждает форму какого-либо первичного документа, то проставление оттиска не является обязательным.
Приказы
Приказ является внутренним документом в организации, т.е. за ее пределы он не выходит. Таким образом, проставление оттиска на приказе не является обязательным, и в большинстве случаев это опускается. Если работник просит предоставить копию приказа, то копия заверяется по всем стандартам, с проставлением печати и прочих надлежащих реквизитов.
Штамп не ставится ни на какой внутренней документации в компании. Единственный обязательный реквизит, который должен присутствовать на приказе – это подпись руководителя.
Фирменные бланки организации
Штамп ставится на бланке организации в зависимости от того, каким способом изготовлен бланк. Так, если бланк компании принадлежит к бланкам строгой отчетности, то оттиск на такой бумаге обязателен. Если же бланк организации выпущен на разноцветной бумаге с логотипом компании, то оттиск не ставится.
Для заверения обычного информационного письма на бланке организации достаточно проставить подпись должностного лица. В некоторых случаях оттиск на бланке компании обязателен к проставлению. Печать ставится на гарантийных письмах, а также на доверенностях (например, на представление интересов компании в суде или на получение материальных ценностей).
Другое
Проставление штампа на том документе, на котором он не ставится, не приведет ни к каким разбирательствам. Однако, если вы не проставите этот реквизит на обязательных к заверению таким образом бумагах, то последствия могут быть неблагоприятными.
Незаверенный должным образом документ лишается юридической силы, и как доказательство при судебном разбирательстве его уже нельзя будет рассматривать.
Кроме вышеназванных документов, обязательны к заверению следующие виды бумаг :
При заполнении трудовой книжки следует учитывать следующие моменты. Штамп организации должен обязательно стоять на титульной стороне книжки. Если у работника изменились анкетные данные – на внутренней стороне обложки. При увольнении запись об увольнении всегда должна сопровождаться синей печатью организации.
Типичные оттиски
В зависимости от организационной формы предприятия оттиски печати могут различаться по внешнему виду . Так, оттиск ИП немного проще, чем у ООО или ЗАО, и содержит меньше обязательных элементов. Рассмотрим типичные оттиски штампов в зависимости от типа и формы компании.
- Простой . Содержит в середине наименование организации, а в окантовке находится форма организационной деятельности, а также ОРГН и КПП. Также в окантовку может быть пущен адрес компании.
- С микротекстом . В таких печатях, в отличие от предыдущих, более сложная окантовка, проходящая по краю в 2 слоя. Во внешнем слое находится более мелкий текст, которым прописывается, например, ее реестровый номер. Во внутреннем слое окантовки, также как и в простой печати, находится адрес, ОГРН и , а также организационная форма компании.
- С окантовкой в виде орнамента . Крупные компании предпочитают использовать в своей деятельности фантазийные оттиски, в которых между внутренним и внешним слоем окантовки идет узор.
- Для ИП . Содержит, как правило, ФИО предпринимателя в середине, по краю же пущены такие реквизиты, как , адрес, а также ИНН.
На каких документах ставится печать, можно узнать из данного видео.
Особенности проставления
Печать обязательна к проставлению на всех договорах, большинстве кадровых документах, а также на . Гарантийные письма и акты не имеют юридической силы, если на них не проставлен оттиск. Ничего страшного не случится, если на документе, на котором оттиск необязателен, его проставить. Однако следует всегда проставлять его там, где его присутствие может в дальнейшем понадобиться при судебном разбирательстве.
Некоторые фирмы разрабатывают специальное положение или инструкцию по применению печати. Как правило, утверждается она руководителем и содержит такие разделы, как перечень штампов, используемых в организации, место их хранения, а также порядок пользования.
Штамп ставится только рядом с подписью того должностного лица, которое имеет право подписания данного вида документации. Как правило, это либо руководитель компании, либо доверенное лицо.
Юридический смысл данного реквизита заключается в том, чтобы заверить подпись того должностного лица, который входит в руководящий круг людей, работающих в компании, наименование которой указано на печати.
Оттиск не может быть проставлен рядом с подписью обычного сотрудника компании. Желательно, чтобы печать не заходила на подпись должностного лица, была читабельной и давала возможность различить всю информацию на ней.
С огласно ГОСТу Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» печать - это «устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу» .
Как видно, определение довольно общее. Более информативен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который говорит, что реквизит 25 «Оттиск печати» «заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации» .
На вопрос, что именно должно быть изображено на печати юридического лица (будем называть ее ), отвечают п. 5 ст. 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, а также ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ. Данные статьи содержат практически идентичный текст, из которого следует, что на печатях ООО и АО должны присутствовать:
- полное фирменное наименование ООО или АО;
- место нахождения ООО или АО.
Кроме того, печати ООО или АО могут содержать фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.
Филиалы и представительства обществ должны помещать на печатях ту же информацию, плюс слова «Филиал» или «Представительство».
Это лишь минимальные требования. Юридическое лицо по своему желанию может разместить на печати собственный логотип, эмблему, банковские реквизиты, контактные данные и т.п.
Примеры печатей из ГОСТа Р 51511-2001:
Пример 1
Печати хозяйственных обществ
Свернуть Показать
В упомянутом ГОСТе можно найти и требования к порядку изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей, однако обязательными они являются лишь для организаций, использующих государственную символику. Технические требования к печатям организаций содержит Национальный стандарт РФ «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» (утвержден на основании Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании»). Здесь, например, перечислены размеры, которые должна иметь и сама печать, и изображения на ней.
Что касается штампа , то официального определения для него нет. Мы будем считать штампом клише с текстом, цель которого - воспроизвести этот текст, чтобы его не пришлось писать от руки .
Пример 2
Штампы для разных целей
Свернуть Показать
Виды печатей в организации
Любая организация, а также ИП имеют право изготовить для своих нужд дополнительные печати . Они разойдутся по структурным подразделениям и будут проставляться их работниками на строго определенных документах. Каких именно - следует прописать в соответствующем регламенте (см. пункты 5.2 и 5.3 в Примере 12).
Пример 3
Дополнительные печати
Свернуть Показать
К использованию дополнительных печатей следует относиться с известной осторожностью, так как их юридическая сила может быть поставлена под сомнение. На документах, предоставляемых в государственные и контролирующие органы, мы рекомендуем проставлять главную печать организации. Нет ничего страшного в использовании дополнительной печати, но чиновники на местах вполне могут отказаться принимать заверенные ими документы. Чтобы избежать ненужных проволочек, лучше сразу использовать основную печать.
Заслуживает внимания и печать «Для договоров». Можно ли ставить ее на договоры? Гражданский кодекс РФ вообще не содержит требования заверять подписи в договоре печатью. Однако в сам договор может быть включено условие о том, что подпись заверяется основной печатью организации. Если подобного условия нет, то можно поставить печать «Для договоров».
Самая главная печать организации хранится в сейфе службы ДОУ, помощника генерального или самого директора. Все остальные печати, а также штампы расходятся по структурным подразделениям. Чтобы контролировать их хранение и использование, рекомендуется назначить ответственных лиц. Самым логичным было бы поручить хранение печатей и штампов работникам, ответственным за делопроизводство в подразделениях. Для этого создается приказ по основной деятельности (его распорядительная часть показана в Примере 4).
Пример 4
Распорядительная часть приказа о назначении ответственных за хранение и использование печатей и штампов в структурных подразделениях
Свернуть Показать
Приказ проходит обычную процедуру согласования и подписания генеральным директором, после чего с ним нужно ознакомить под подпись всех назначенных ответственными за печати работников.
Учет печатей и штампов
Все печати и штампы организации подлежат учету. Информация о том, в каком отделе находится тот или иной штамп или печать, когда и кому они были выданы, сданы и уничтожены, содержится в специальном журнале. Поскольку в этом журнале проставляются оттиски печатей и штампов, а также собственноручные подписи ответственных за них работников, он является рукописным. Возможный состав граф и способ заполнения показаны в Примере 5.
Изредка печатям приходится покидать пределы организации и отправляться, например, на совещание к контрагенту, по результатам которого сразу же будет подписан протокол разногласий к договору. Руководитель, который едет на совещание, должен взять печать с собой. Этот факт, равно как и факт возврата им печати, фиксируются в специальном журнале - см. Пример 6.
Куда и как ставить печать?
Если форма документа предусматривает проставление печати, то место оттиска может быть обозначено буквами «М.П.» («Место печати»). В этом случае оттиск можно ставить прямо на эти буквы. См. Пример 7.
Иногда данная пометка ставится внутри специально предназначенного для печати и очерченного поля (как в Примере 8). Тогда нужно стараться уместить печать внутри, не выходя за рамки обозначенной границы. Например, такой вариант предусмотрен в Карточке с образцами подписей и оттиска печати, форма которой утверждена инструкцией Банка России от 14.09.2006 № 28-И (в просторечье она именуется банковкой карточкой).
Пример 7
Проставление оттиска печати при указании места для него - «М.П.»
Свернуть Показать
Пример 8
Проставление оттиска печати в специально отведенном поле
Свернуть Показать
Если же место для оттиска не обозначено, а печать требуется для заверения подписи должностного лица, то ставить ее нужно так, чтобы захватить небольшие фрагменты должности и заверяемой подписи (см. Пример 9). Это правило нигде не закреплено и является, скорее, обычаем делового оборота. С логической точки зрения данный обычай вполне оправдан: в самом деле, если печать проставляется после подписания документа, то человек, который ее ставит, может сделать это так, чтобы оттиск стоял в определенном месте - задевая фрагмент должности и подписи и при этом оставляя их читаемыми. Оттиск, полностью закрывающий подпись, затрудняет ее идентификацию, а стоящий где-то далеко от нее может вызвать сомнения в том, что проставлялся он после подписания документа.
Если форма документа такова, что проставить оттиск печати, задевая одновременно и подпись, и должность невозможно, то лучше «зацепить» подпись.
Пример 9
Проставление оттиска печати при заверении подписи должностного лица
Свернуть Показать
Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати, приведен в Приложении 8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003. Подобный перечень организация вправе составить для себя сама, закрепив обязательный характер его применения. Если организация применяет в работе не только основную, но и дополнительные печати, то для всех них нужно определить, на какие документы они будут проставляться.
Места проставления штампов, как правило, известны и зачастую даже зафиксированы в локальных нормативных актах. Так, в Инструкции по делопроизводству может быть указано, что штамп «Входящий №» ставится в нижнем правом углу документа, а штамп «В дело №» - в нижнем левом.
Уничтожение печатей и штампов
Грамотный учет печатей, штампов подразумевает и их грамотное уничтожение. Изношенную или сломанную печать нельзя выбросить в мусорную корзину , особенно не поставив в известность ответственную службу. В последнюю стекаются все ненужные или пришедшие в негодность печати, штампы для последующего уничтожения. Это фиксируется в Журнале учета печатей и штампов (см. в Примере 5 графы о возврате печати в административно-хозяйственную службу (АХС), они заполнены в строке 24).
Уничтожением печатей и штампов занимается специальная комиссия. Она создается по указанию руководителя организации. Она может быть постоянно действующей либо создаваться на год или разово по потребности.
Уничтожить печать - это привести в полную негодность ее клише. Чаще всего это делается простым разрезанием его ножницами на мелкие кусочки. Металлические печати придется дробить, отправлять в печь или производить опиловку. Конечно, сделать это в условиях обычного офиса довольно непросто, но металлические печати сегодня встречаются все реже. Зачастую используются обычные каучуковые клише. Факт уничтожения печати отражается в акте (образец см. в Примере 10), после чего регистрационные данные акта вносятся в Журнал учета (см. в Примере 5 последнюю графу «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)»).
Если вдруг выясняется, что печать потеряли , это отражается в особом акте - показан в Примере 11. В Журнале учета данный факт нужно отразить в последней графе «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)», тогда:
- вместо более привычной надписи «Уничтожена в связи с износом (акт от 17.07.2014 № 3)»
- там будет красоваться «Утрачена (акт от 07.07.2014 № 6)».
Возможные периоды действия комиссии и приказ о ее создании (на примере экспертной комиссии) показаны в статье «Экспертиза ценности научно-технической документации »
Рецепт составления различных актов дан в статье «Акты в канцелярии и в отделе кадров ». Здесь вы найдете: пореквизитный анализ (что обязательно, что факультативно, что нужно в определенных случаях); возможные варианты конструирования текста акта; три образца полностью оформленных разноплановых актов.
Образец регламента о печатях и штампах
В заключение приведем образец Положения об изготовлении, учете, использовании, хранении, уничтожении печатей и штампов в коммерческой организации . Каждая компания на его основе может составить собственный, см. Пример 12.
